5 étapes pour atteindre vos objectifs en 2019

Pour être un gestionnaire efficace, vous devez d’abord vous gérer vous-même.

Pour gérer un produit, une équipe ou une organisation, vous devez d’abord savoir comment vous gérer vous-même, ce qui n’est pas facile à faire. Même si vos objectifs sont clairs (un si grand), il se sent souvent comme si vous êtes dans un gif, un tweet présidentiel, ou une réunion inutile d'être aspirés dans le vortex de procrastination. Et ensuite, ce grand projet que vous alliez entreprendre…?

"Cela peut attendre jusqu'à demain."

Cette année, que faudrait-il pour se sentir moins réactif et plus proactif? Plus en contrôle, plus délibéré, plus efficace? Que faudrait-il pour éviter les distractions et aborder votre travail avec la curiosité et la créativité qu’il mérite? Votre carrière est composée d'un nombre de jours discret. Cette année, comment allez-vous faire en sorte que chaque jour compte?

Vous trouverez ci-dessous cinq étapes à suivre pour améliorer les résultats de votre produit, de vos clients, de votre entreprise et de votre carrière.

Nous commencerons par explorer comment définir vos objectifs et hiérarchiser vos efforts quotidiens autour d’eux. Ensuite, nous discuterons de la façon dont vous pouvez traiter les petites tâches de manière plus efficace, travailler plus intelligemment en appliquant les principes de base des méthodologies d’innovation populaires à votre propre travail, puis créer les bonnes habitudes pour prendre en charge tout ce qui précède.

Lorsque nous aurons terminé, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour faire de 2019 votre meilleure année à ce jour.

Étape 1: Définissez vos objectifs

En ce début d’année, il est facile de se lancer directement dans de nouveaux projets passionnants ou de rattraper son retard sur les anciennes tâches du T4. Plonger dans un travail défini au préalable est un atout, car c’est la voie la plus claire vers des gains rapides et la gratification. Mais est-ce vraiment le meilleur moyen de soutenir vos clients, de faire progresser votre organisation ou de faire avancer votre carrière? Votre temps est précieux, alors investissez dans votre réussite et définissez des objectifs clairs.

"Si vous ne travaillez pas correctement, aucune productivité ne peut vous rendre efficace."
- Hubert Palan, PDG @productboard

C’est vrai que les objectifs peuvent être effrayants. Ils introduisent le risque d'échec et maintiennent vos pieds au feu, là où vous auriez pu autrement être contournés. Mais cette responsabilité et cette orientation supplémentaires fourniront l’attention nécessaire pour réaliser des choses miraculeuses.

Votre quotidien sera aussi plus enrichissant. Dans une étude de deux ans sur l'engagement des employés, citée dans Measure What Matters, Deloitte a révélé qu'aucun facteur n'avait plus d'impact sur l'engagement des employés que «des objectifs clairement définis, écrits et partagés librement». Les objectifs créent l'alignement, la clarté et la satisfaction professionnelle. .

Alors, comment commencez-vous?

Définir vos objectifs

  • Alignez la plupart de vos objectifs sur ceux de votre entreprise.
  • Rendez vos objectifs excitants! Définissez-les en termes de résultats (plutôt que du travail que vous ferez pour y parvenir) afin de clarifier leur valeur.
  • Pour chaque objectif, énumérez les conditions ou les résultats mesurables à atteindre pour que l’objectif soit déclaré complet.
  • Définir au moins un objectif de développement personnel / professionnel.
  • Réfléchissez / décrivez les projets que vous pourriez poursuivre pour atteindre vos objectifs. Cela rendra vos objectifs plus concrets, ce qui vous aidera à les affiner.
  • Partagez vos objectifs avec votre responsable, vos collègues et même le reste de votre organisation en matière de transparence, d'alignement et de responsabilité.
Gestionnaires de produits: vous voudrez également définir des objectifs pour votre produit!

Étape 2: Priorisez vos gros rochers

Rien n’est plus tragique que de rentrer au bureau armé d’objectifs clairs et de nouvelles résolutions, pour être ensuite entraîné de nouveau dans le cycle de la réactivité, une notification Slack à la fois. Ce sont les tâches urgentes mais sans importance qui inondent constamment nos boîtes de réception, flux et listes de tâches.

Comment rester concentrés sur nos objectifs principaux et éviter le cycle sans fin de réactivité?

Stephen Covey explique que si vous remplissez un bocal de sable, de cailloux et enfin de cailloux, les plus gros cailloux ne conviendront pas. Mais si vous ajoutez d'abord les grosses roches, le sable et les cailloux peuvent combler les lacunes et tout conviendra.

Prioriser vos gros rochers.

Au quotidien, cela signifie choisir une grande chose qui, si vous le faisiez, ferait avancer une de vos priorités et ferait de votre journée un succès. Les auteurs du nouveau livre sur la productivité personnelle Make Time appellent cela votre point culminant quotidien. Ils offrent de très bons conseils sur la manière dont cela fonctionne dans la pratique.

Atteignez votre point culminant quotidien

  • Prenez environ 60 à 90 minutes de temps ininterrompu pour affronter vos gros rochers tous les jours, idéalement à la même heure. Pour beaucoup, ce sera la première chose à faire le matin avant de vérifier Slack / email, et avant que l’énergie et la volonté déclinent.
  • Soyez conscient des sources de distraction qui interrompent votre travail en profondeur. Gérez / désinstallez des applications addictives, échappez aux paramètres gênants, désactivez les notifications et placez vos appareils sur ne pas déranger. Si quelque chose qui vous est étranger vous vient à l’esprit, saisissez-le sur un post-it pour vous en libérer sans interrompre votre flux.
  • Rejetez toute tentative de réserver du temps au-dessus de votre temps fort: "Désolé, mais je suis déjà engagé à ce moment-là."

Ce dernier point est si important qu’il vaut la peine d’explorer plus avant…

Défendre vos priorités

J'ai eu une fois un collègue qui était en forte demande. En tant qu’unique analyste commercial de la société, il était une ressource partagée par un certain nombre d’équipes et disposait de beaucoup plus de ressources que toute autre personne. Pourtant, malgré toute la pression exercée sur lui, il était remarquablement cool. Chaque fois que quelqu'un lui demandait son aide pour quelque chose - qu'il s'agisse d'un collègue, d'un vice-président ou du directeur général - il disait…

"Pour que vous sachiez bien, ma plus grande priorité pour le moment est de finaliser le tableau de bord et le tableau de bord d'analyse des ventes, mais je devrais être libre de travailler là-dessus vers la fin de la semaine prochaine."

Il faut du courage pour apprendre à dire «non» aux demandes des autres pour gagner du temps, même avec compassion. Mais cela devient plus facile. Lorsque d’autres constatent que vous définissez, planifiez, exécutez (et défendez) systématiquement vos priorités, ils vous font confiance et vous respectent d’une toute nouvelle manière.

Utilisez la formule ci-dessous comme point de départ:

“On dirait que c'est pour vous et la date limite est W.
Mes priorités actuelles sont X, Y et Z, mais j’espère recevoir votre requête dans . | Mes priorités actuelles sont X, Y et Z et je n’ai pas assez de bande passante pour le faire pour le moment.
Si cela vous pose problème, signalez-le et je peux travailler avec pour réévaluer la priorité de mes projets. "

Ou si le demandeur est votre manager…

"Si cela doit être traité immédiatement, laquelle de mes priorités actuelles devrait être poussée à faire de la place pour ce nouveau?"

Il serait peut-être plus facile de définir vos propres priorités lorsque vous avez la stature de Warren Buffet, mais il y a au moins un noyau de vérité dans son énoncé: «La différence entre les personnes qui réussissent et les personnes qui réussissent, c’est que des personnes très performantes disent« non ». presque tout."

Étape 3: Traitez efficacement vos petites tâches

Si votre contribution quotidienne à vos objectifs les plus ambitieux nécessite un effort ininterrompu de 60 à 90 minutes, que ferez-vous avec le temps qu'il vous reste?

Idéalement, vous aurez encore plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus. Mais à un moment donné, vous devrez répondre au courrier électronique de ce client, soutenir le travail de vos collègues et effectuer les tâches déléguées. Pour ces efforts plus modestes, vous pouvez les gérer plus efficacement en suivant plusieurs règles empiriques.

Libérez votre esprit

En psychologie, l'effet Zeigarnik stipule que nous nous souvenons mieux de tâches incomplètes ou interrompues que de tâches terminées. Cela explique pourquoi nous sommes souvent distraits par l’idée de finir la lessive au moment même où nous nous asseyons pour nous occuper de notre moment fort quotidien.

En fin de compte, ceci est une fonctionnalité (pas un bug). Mais l’évolution a pris du retard dans la gestion des demandes du monde moderne qui nous intéressent. Heureusement, certaines tactiques peuvent aider.

Selon le classique de la productivité de David Allen, Getting Things Done, le seul moyen de se libérer du remorqueur accrocheur du futur reste à faire est de capturer 100% de ces «boucles ouvertes» dans un endroit très visible et facilement accessible. .

Conseils supplémentaires pour capturer les petites choses:

  • Définissez les tâches comme des actions concrètes (commencez par un verbe) afin de bien définir ce qui doit être fait et ce qui est nécessaire pour que la tâche soit terminée.
  • Pour chaque tâche, documentez la toute prochaine étape requise pour la faire avancer. Cela réduit les frictions pour commencer.
  • Utilisez des blocs de travail de calendrier ininterrompus pour libérer votre temps, mais évitez de planifier des tâches non basées sur le temps ou d'attribuer de faux délais. Cela rend difficile de les distinguer de vos vrais engagements.
  • Attribuez à chaque tâche un propriétaire pour indiquer clairement qui est responsable.

Limitez votre travail en cours

Si la productivité peut être ralentie par des tâches sur lesquelles nous ne travaillons pas actuellement, elle peut également baisser si nous essayons d’en faire trop à la fois.

En d'autres termes, le multitâche est un mythe.

Plutôt que de concentrer votre attention sur plusieurs choses à la fois, faites-la briller comme un feu de point sur une chose à la fois. Non seulement vous serez plus productif, mais une concentration profonde permettra un travail plus créatif et inspiré.

Il n’est donc pas surprenant que ce principe fondamental des méthodologies Agiles telles que Scrum et Kanban s’applique également à la gestion des tâches personnelles. Davantage à venir!

Minimiser le changement de contexte

Avez-vous déjà comparé votre niveau d'énergie à 15 heures? un jour où vous vous êtes concentré sur une tâche intensive en vous attaquant à 20 petites tâches, entrecoupées de pauses fréquentes pour vérifier les notifications, les médias sociaux, les cours boursiers et les titres d'actualité?

Comme un processeur qui charge des données dans la RAM, votre cerveau dépense de l'énergie chaque fois qu'il recentre son attention sur une nouvelle tâche ou un nouveau sujet. Cela signifie moins d'énergie pour accomplir votre travail le plus important, ainsi qu'une volonté épuisée d'éviter la procrastination.

Conseils pour éviter les activités qui sollicitent le cerveau:

  • Vérifiez vos paramètres de notification.
  • Définissez les périphériques pour ne pas déranger.
  • Convenez des indications avec vos collègues pour vous signaler que vous êtes concentré sur votre travail et qu’il n’est pas disponible pour une discussion en ligne (les gros écouteurs ont tendance à fonctionner).
  • Supprimez les applications qui créent une dépendance de l’écran d’accueil de votre téléphone ou supprimez-les complètement. (Vous pouvez toujours les télécharger à nouveau en quelques secondes!)

Traiter efficacement les tâches entrantes

Il est tentant de trier les tâches / messages / e-mails entrants que vous recevez avant de revenir pour prendre des mesures, mais tout lire à deux reprises double le travail. Conservez plutôt votre énergie pour les gros rochers en agissant avec rapidité et détermination lors de la manipulation de petites tâches. Certains appellent cela la règle OHIO: Manipulez-le une seule fois.

  • Pour chaque tâche / message / email: Décidez s'il faut agir immédiatement, le déléguer à quelqu'un d'autre ou l'ajouter à votre backlog de tâches pour qu'il soit hiérarchisé et traité ultérieurement.

Étape 4: Travailler plus intelligemment

Design Sprints… Le Design Thinking d’IDEO… Une conception centrée sur l’être humain… La startup Lean… Agile et Scrum…

Qu'est-ce que toutes les méthodologies les plus populaires de ces dernières années ont en commun?

Ils répondent tous à nos tendances les plus contre-productives:

  • Erreur de génie solitaire - La pression que nous ressentons pour être l'expert et notre fierté d'avoir toutes les bonnes réponses. Cela nous conduit à éviter de solliciter les contributions critiques des autres ou à nous laisser coincés.
  • Perfectionnisme - L’attrait d’optimiser ce que nous avons déjà fait, plutôt que d’obtenir un retour d’information pour vérifier que nous travaillons même sur la bonne chose.
  • Pensée Spotlight - La tendance à se focaliser sur la poursuite d'une idée unique plutôt que de faire un zoom avant pour atterrir sur une idée bien meilleure.
  • La peur de l'inconnu - La lutte pour trouver par où commencer lorsque se lance dans un nouveau projet. Une cause majeure de la procrastination.
  • Paralysie de l'analyse - La tendance à rester bloquée lorsqu'elle est confrontée à trop d'options ou à trop de données. C’est souvent pourquoi les projets stagnent.

Même dans nos projets personnels, des thèmes communs issus de méthodologies populaires peuvent aider à guider le chemin.

Vous n'avez pas toutes les réponses

Et vous n’avez pas besoin de le faire! N’est-ce pas libérateur?

Dans ses écrits qui ont inspiré le mouvement Lean Startup, Steve Blank dénonce les milliards de dollars perdus (par les startups!) Au cours de la bulle Internet. Il repose sur de mauvaises hypothèses concernant les besoins des clients, formulées par des personnes intelligentes qui pensaient avoir - et devaient avoir - toutes les réponses.

Vous pouvez éviter la même erreur dans votre propre travail en faisant ce que font les meilleurs entrepreneurs et chefs de produit: Sortez du bâtiment.

  • Validez vos idées avec les parties prenantes, recueillez les premiers commentaires et assurez-vous que vous avez défini les bons objectifs et que vous les abordez de la meilleure façon.
  • Sollicitez les commentaires de vos collègues, de vos mentors ou de vos pairs dans les communautés professionnelles Slack. Adoptez l’approche réseau pour résoudre les problèmes.
"Lorsque vous êtes pris avec une décision difficile ou un problème que vous ne comprenez pas, parlez à toutes les personnes intelligentes que vous connaissez."
- Tom Kelley, IDEO

Plus d'idées pour solliciter les commentaires tôt et souvent:

  • Êtes-vous responsable de défendre la voix du client dans votre organisation? Configurez des enregistrements avec au moins un client par semaine et utilisez une partie du temps pour obtenir des commentaires sur des tâches sur lesquelles vous travaillez.
  • Avez-vous une présentation de travail à venir? Exécutez une première version par un membre de votre auditoire.
  • Travailler sur une mission difficile? Sollicitez les commentaires d'un collègue avec une perspective différente ou d'un domaine différent. Ils seront flattés, vous avez demandé!

Lean, Agile et Design Thinking mettent l’accent sur la recherche de réponses, la constitution d’équipes transversales chargées de résoudre des problèmes redoutables (qui ne relèvent pas de la compétence d’un domaine particulier) et les réunions de standup quotidiennes où les défis peuvent être relevés et discutés. N’oubliez pas d’exploiter les forces de votre entourage. Et respirez, car vous n'êtes pas seul.

Obtenez des idées de votre tête

Nous avons déjà discuté de la libération de votre esprit. La même chose s'applique aux idées. C’est pourquoi les agences de création telles que IDEO lancent de nouveaux projets avec des exercices de brainstorming qui collent les murs avec des post-it. Visualiser des idées à l'air libre est essentiel pour identifier des modèles et synthétiser des informations.

Les tableaux blancs peuvent aussi faire des merveilles!

«Nous avons constaté que la magie se produit lorsque nous utilisons de grands tableaux blancs pour résoudre des problèmes… En tant qu’êtres humains, notre mémoire à court terme n’est pas très bonne, mais notre mémoire spatiale est géniale. Une salle de sprint, avec des notes, des diagrammes, des impressions, etc., tire parti de cette mémoire spatiale. La salle elle-même devient une sorte de cerveau partagé pour l'équipe… Les tableaux blancs vous rendent plus intelligent. ”
from Sprint: Comment résoudre de gros problèmes et tester de nouvelles idées en seulement cinq jours

Pensez donc à capturer les idées de manière visuelle et divisez-les pour prendre en compte davantage d’idées avant de converger vers la meilleure.

Juste pour commencer

Des séances de brainstorming, des entretiens avec les parties prenantes et des recherches en arrière-plan peuvent aider à définir le territoire lors du démarrage d'un nouveau projet. Toutefois, la recherche du statu quo peut être un frein lorsque vous vous proposez de faire quelque chose de nouveau, et il est bien admis que les approches traditionnelles en matière de gestion accordent une importance excessive à la planification initiale.

Étant donné que la planification dans l’incertitude peut être décourageante, voire trompeuse (si vous vous engagez dans un plan qui ne peut que changer), qu’en est-il si vous plongez au plus profond?

Conseils pour adopter un parti pris en faveur de l'action:

  • Recherche et planification initiales de Timebox. Créez un sentiment d'urgence pour les tâches suivantes en travaillant dans des «sprints» limités dans le temps, aussi courts que des blocs de 10, 30 ou 90 minutes, en fonction de l'activité. (Une minuterie très visuelle peut aider ici.)
  • Acceptez les contraintes ou introduisez-les en définissant des règles pour concentrer vos efforts (par exemple, interroger 20 clients pourrait me procurer davantage de données, mais je me limiterai à cinq.)
  • Apprenez par la pratique et échouez rapidement en créant des produits viables minimums (MVP) pour tout projet nouveau ou à risque. Que vous écriviez un article de blog ou une spécification de produit, conceviez une formation interne ou développiez un nouveau produit, commencez par compléter le document livrable le plus simple possible, que vous pouvez partager avec d'autres personnes pour valider que vous êtes sur la bonne voie, puis effectuer une itération et une répétition. . Cela peut prendre la forme d’un schéma, d’un brouillon, d’une maquette, d’un scénarimage, d’un prototype en papier, voire d’un exercice de simulation ou d’un sketch (si vous travaillez à la conception d’un service ou à une expérience).

L'adoption d'un parti pris pour l'action accélère l'apprentissage, réduit les efforts inutiles, dissipe la peur de l'inconnu et crée un élan qui donne lieu à une prise de décision décisive. Il suffit de choisir une direction et aller! On s’attend à ce que le parcours soit correct en cours de route.

La méthodologie Lean en quelques mots: Construire, Mesurer, Apprendre

Construire-Mesurer-Apprendre. C’est un cycle d’amélioration continue!

Et cela nous mène à notre dernière étape…

Étape 5: Prenez l'habitude

Demandez à quelqu'un de lister ses dix meilleurs conseils pour être efficace sur le lieu de travail. Suivez-les ensuite pendant une semaine. Combien pensez-vous qu’ils utiliseraient réellement?

Si le décalage est important, c’est parce que pour rester efficace, il faut un entretien régulier. Vous devrez effectuer certaines méta-tâches ou le système tout entier s'effondrera.

Sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle:

  • Evaluez dans quelle mesure vous avez atteint les objectifs précédents et définissez-en de nouveaux pour le prochain cycle. (Comme un nageur en eau libre, vous penchez la tête pour voir à quel point vous êtes loin tout en vous assurant que vous vous dirigez toujours dans la bonne direction.)
  • Réfléchissez à la façon dont vous passez votre temps. (Si vous avez passé beaucoup de temps sur des tâches non liées aux objectifs déclarés, est-ce parce qu'un objectif important n'était pas défini? Ou avez-vous besoin de mieux déléguer vos tâches ou de défendre vos priorités? Ou votre productivité quotidienne a-t-elle été affectée par des distractions?)
  • Supprimez les projets / tâches terminés, redondants ou obsolètes pour que votre arriéré personnel reste gérable et organisé. (C’est la seule façon pour vous de rester votre seule source de vérité, vous ne devez donc pas recommencer à jongler avec les choses à faire dans la tête.)

Bien que votre session quotidienne de réflexion, de planification et de maintenance puisse paraître un peu différente de votre session annuelle, il s’agit toujours fondamentalement des mêmes activités.

Planifiez et réfléchissez à intervalles réguliers

Réaliser régulièrement des sessions de planification personnelle et des rétrospectives nécessite un investissement certain, mais avec l'aide de certaines applications que vous utilisez probablement déjà, vous pouvez réduire les frais généraux.

  • Cuisez ces sessions directement dans votre emploi du temps en ajoutant des événements récurrents aux applications d'agenda.
  • Si votre emploi du temps est chargé et imprévisible, utilisez des tâches / rappels récurrents pour vous inviter à effectuer des activités de maintenance régulières.
  • Ajoutez des habitudes à une application de suivi des habitudes comme Habitify pour rappeler les rituels que vous souhaitez effectuer à certaines heures de la journée. (Voir aussi: Momentum and Done)

Même les applications iOS / OSX standard telles que Calendrier et Rappels prennent en charge des intervalles personnalisés pour les événements / rappels récurrents: par exemple. dernier jour de la semaine de chaque mois.)

Définissez les notifications pour tout ce qui précède à votre convenance.

Voir grand. Commencer petit.

Voici un dernier conseil. Selon la règle des 80/20, la majorité des résultats résultent d'un petit nombre d'intrants ayant un impact disproportionné…

  • Qu'est-ce qui pourrait faire une différence pour vous cette année?
  • Quelle est la prochaine étape que vous devrez suivre pour commencer?

Comment comptez-vous 2019?

Partagez votre objectif n ° 1 dans les commentaires et dites-nous en quoi vous vivez!

Winston construit la solution des rêves des équipes produit au niveau du produit

Plus de lecture

Les livres ci-dessous sont ceux que vous voudrez lire et relire au cours des années à venir. Le premier dans chaque section est particulièrement recommandé.

Définir vos objectifs

  • Mesurez ce qui compte: Comment Google, Bono et la Gates Foundation basculent le monde avec OKR (John Doerr)
  • Radical Focus: atteindre vos objectifs les plus importants avec OKR: (Christina Wodtke)
  • De bonnes à grandes: pourquoi certaines entreprises font le saut et d’autres pas (Jim Collins)

Prioriser vos gros rochers

  • Les 7 habitudes des personnes très efficaces: des leçons puissantes en matière de changement personnel (Stephen Covey)
  • Prenez le temps: comment vous concentrer sur ce qui compte chaque jour (Jake Knapp, John Zeratsky)
  • Une chose: la vérité étonnamment simple derrière des résultats extraordinaires (Gary Keller)
  • L'instinct de volonté: comment fonctionne la maîtrise de soi, pourquoi est-ce important et que vous pouvez faire pour en tirer davantage (Kelly McGonigal)

Traitez efficacement vos petites tâches

  • Faire avancer les choses: L'art de la productivité sans stress (David Allen)
  • L'essentialisme: la poursuite disciplinée du moins (Greg McKeown)
  • Scrum: L'art de faire deux fois le travail en deux fois moins de temps (Jeff Sutherland, JJ Sutherland)
  • Règles du cerveau: 12 principes pour survivre et s'épanouir au travail, à la maison et à l'école (John Medina)

Travailler plus intelligemment

  • Le démarrage maigre (Eric Ries)
  • Gérez votre quotidien: établissez votre routine, trouvez votre objectif et améliorez votre esprit (Jocelyn K. Glei, 99u)
  • Sprint: Comment résoudre de gros problèmes et tester une nouvelle idée en cinq jours seulement (Jake Knapp, John Zeratsky et Braden Kowitz)
  • Scrum: L'art de faire deux fois le travail dans la moitié du temps (Jeff Sutherland, co-fondateur de Scrum)

Construire les bonnes habitudes

  • Le pouvoir de l'habitude: pourquoi nous faisons ce que nous faisons dans la vie et dans les affaires (Charles Duhigg)
  • Hooked: Comment créer des produits créant des habitudes (Nir Eyal)
  • Mini-habitudes: petites habitudes, plus résultats (Stephen Guise)