Congrégation: Comment

8 modèles de conception pour un événement transformateur

Je viens juste de participer à la Retraite Enspiral 2019, le grand rassemblement annuel de notre communauté. La retraite de cette année a été principalement organisée par The Hum (moi et Nati), avec le soutien de super co-hôtes d'Enspiral.

En termes de microsolidarité, Enspiral est ma «congrégation»: une communauté d'entraide qui est assez petite pour que tout le monde connaisse tout le monde, et assez grande pour cultiver le courage, la résilience et l'impact. Ce rassemblement annuel est un pilier fondateur de notre congrégation.

Notre communauté se réunit comme ça depuis 8 ans, nous avons donc développé une réelle sophistication dans la façon dont nous le faisons.

Il y a un nombre croissant de personnes qui veulent se réunir de cette façon, donc je vais documenter certains des éléments clés de la conception de l'événement. J'écris en tant qu'hôte, pour d'autres hôtes d'événements. Il s'agit d'une liste très subjective, mais pour moi, cela ressemble à certains des ingrédients les plus importants pour créer une atmosphère de confiance et de plaisir et de développement personnel dans la société des autres.

Je commencerai par un aperçu objectif de ce qui s'est passé, puis je retirerai certains des modèles de conception.

Qu'est-il arrivé

Voici un bref aperçu de l'événement:

  • Vendredi matin, 65 personnes se sont réunies.
  • Nous restons à Aroha Valley Farms, un nouveau lieu de retraite à une heure de la ville de Wellington, géré par nos amis de l'EHF.
  • La plupart des gens restent sur place dans des tentes le vendredi et le samedi soir.
  • Nous mangeons de délicieux plats végétariens, principalement bio et locaux, préparés avec amour et soin par l'incroyable équipe de restauration d'Enspiral Home Cooking Plus.
  • Le premier jour s'ouvre sur un accueil, un contexte et confirmant notre intention commune pour le temps ensemble.
  • Les participants se répartissent en «Retreat Crews»: un petit groupe de 5 ou 6 personnes qui se réunissent périodiquement pendant l'événement.
  • La majeure partie de notre programme est co-créée par les participants à l'aide d'une méthode appelée technologie de l'espace ouvert.
  • Nous avons une séance structurée après le dîner pour que les gens partagent et apprennent à se connaître, et du temps non structuré pour que les gens prennent un verre de vin et se fassent de nouveaux amis.
  • Le Jour 2 est plein de sessions Open Space, et les Retreat Crews se réunissent à nouveau une fois avant le dîner.
  • Après le dîner, nous avons une autre session de partage structurée, suivie d'un temps de détente non structuré.
  • Après le petit déjeuner du dimanche, nous aurons le dernier enregistrement de l'équipage de retraite et nous terminerons par une cérémonie de clôture.

Cette année, nous avons également eu un rassemblement de membres de l'Enspiral dans les 2 jours précédant immédiatement la retraite principale. Dans le jargon Enspiral, les «membres» sont les actionnaires dirigeants de la Fondation Enspiral. Par rapport à votre participant communautaire moyen, nous avons un engagement plus profond envers le projet collectif et une confiance plus partagée. Le rassemblement des membres a réuni 24 d'entre nous pour se reconnecter, tenir des conversations sur la gouvernance et se préparer à recevoir la communauté plus large lors de la grande retraite.

Voilà donc l'aperçu des «grands traits». Pour comprendre ce qui rend cet événement vraiment spécial, nous devons examiner de manière plus subtile certains éléments de conception.

1. Agenda créé par les participants

La majorité de notre temps ensemble est remplie de conversations, d'ateliers et d'activités que les gens souhaitent organiser. Pour produire ce programme co-créé, nous utilisons une technique appelée Open Space Technology, une méthode simple pilotée par post-it. La prochaine fois, nous utiliserons peut-être Autopia, une nouvelle application pour les rassemblements co-créés, développée par Stephen Reid d'Enspiral.

La méthode est simple: avec 5 plages horaires et 6 espaces de réunion, nous avions de la place pour 30 séances. Ainsi, environ la moitié des 65 participants peuvent organiser une session sur un sujet qui les intéresse, et chaque session est suivie par les participants qui y sont attirés.

Négociations finales pour confirmer l'agenda de l'Open Space

Bien que la méthode soit simple, elle produit de manière fiable une profonde expérience vécue de l'intelligence collective émergeant sans autorité centralisée. En tant qu'hôte de retraite, mon travail n'est pas de dresser une liste de «conférenciers inspirants» qui donnent des conférences sur un thème prédéterminé. Au lieu de cela, j'ouvre un espace à tout ce qui émerge des désirs et de la curiosité des participants.

En plus des sessions formelles «Open Space», nous avons l'espace ouvert informel qui découle d'un agenda spacieux. Nous prévoyons de longs repas, de nombreuses pauses et un minimum de temps passé dans des sessions où tout le monde devrait faire attention à une chose. Ces temps déstructurés créent un «espace de choc» pour rencontrer de nouvelles personnes, faire des siestes et faire des rencontres fortuites. La liberté met l'accent sur l'agence de chaque participant: choisissez votre propre aventure.

2. Hébergement concentrique

Bien que certains rôles d'hébergement spéciaux soient nécessaires pour que cet événement fonctionne correctement, nous n'avons pas de distinction binaire entre «hôtes» et «invités». La retraite est co-créée, c'est une question de participation, pas de consommation, donc personne n'est «juste un hôte» ou «juste un invité».

Rétrospectivement, il semble que nous ayons une sorte d'approche «d'hébergement concentrique». Permettez-moi d'expliquer les cercles dans les cercles:

  1. Nati et moi avons ancré cet événement: nous avons fait la majeure partie de la logistique, vendu des billets, coordonné avec le lieu et les cuisiniers, géré les finances via notre entreprise The Hum, etc.
  2. Nous avons eu le soutien étroit de 4 co-animateurs qui ont façonné le thème narratif et la question appelante. Ils ont également pris en charge des tâches discrètes telles que la coordination des transports, le soutien supplémentaire aux parents et aux enfants et la facilitation de l'agenda de l'Open Space.
  3. Les membres d'Enspiral forment un autre réseau d'hébergement, une vingtaine de personnes accordant une attention particulière aux expériences des participants restants.

Le rassemblement de 65 personnes n'est donc pas un groupe indifférencié. Au contraire, nous en avons 2 au milieu, soutenus par 4 co-hôtes, qui à leur tour sont soutenus par les 20 autres membres. Cela crée une hospitalité abondante et merveilleusement curative.

En plus de s'occuper des tâches fonctionnelles comme le transport et le chronométrage, les personnes plus proches du centre ont également un plus grand sens des responsabilités envers la culture que nous co-créons.

«Modéliser et imiter» explique beaucoup de comportements sociaux. Fondamentalement, nous nous copions. Les personnes avec plus de capital social, de statut et de visibilité ont tendance à être plus copiées que celles avec moins.

Donc, ceux d'entre nous près du centre prêtent une attention particulière aux comportements que nous modélisons, sachant que nous sommes susceptibles d'être imités par chaque cercle en expansion: nous prenons soin de bien écouter, de célébrer les gens, d'être vulnérables à nos émotions, d'être prévenant.

Cela «donne le ton» aux personnes du cercle extérieur, qui sont moins familières dans notre espace, et qui cherchent des indices pour répondre «comment dois-je apparaître ici?» Les nouvelles personnes sont invitées à se détendre et à être hébergées, et elles sont également invité à intervenir et à exercer leur agence pour créer l'expérience qu'ils souhaitent vivre.

Les commentaires des participants illustrent ce que c'est que d'arriver en tant que nouveau venu dans cet espace:

"J'ai adoré Ceci! L'un des meilleurs événements auxquels j'ai assisté au monde. La lueur après est toujours avec moi et je sens que j'étais tellement détenu dans une communauté réelle et déterminée. Quel trésor! "

3. Question d'appel et thème narratif

Je ne pense pas que ce soit suffisant de simplement rassembler des gens sympas. Pour vraiment arriver quelque part, il est utile d'avoir une «question d'appel» (pour emprunter un certain langage à la foule Art of Hosting).

Dans les mois qui ont précédé l'événement, en tant qu'hôtes, nous nous sommes mis à l'écoute des questions qui semblaient les plus «vivantes» dans notre communauté. Finalement, nous nous sommes installés sur la question d'appel pour cette retraite: "comment pouvons-nous nous soutenir mutuellement pour faire un travail plus significatif?"

La question appelante crée un sentiment de concentration à travers toute la complexité d'un événement co-créé émergent. En cas de doute, si vous êtes dépassé ou si nous avons perdu de vue la destination, revenez à cette question d'appel. Si vous vous souciez de cette question, alors vous êtes au bon endroit.

Co-hôtes géniaux (Lucas, moi, Nati et Sandra) démontrant le thème nautique. Photo de Sarah Durlacher

Cette question a été renforcée par un thème narratif, une petite touche de théâtre tout au long. Dans ce cas, nous avons développé une métaphore nautique. Notre quête d'un travail significatif est devenue une traversée de l'océan, nécessitant des méthodes de navigation, des indications et des instruments sensibles. Les équipages de retraite ont été nommés en fonction de différents bateaux: comme la goélette, le ketch et le waka. Tous nos bateaux forment une flotte: le moyen le plus sûr de naviguer par temps orageux. Nous avions un chapeau de capitaine dans la boîte à costumes, donc chaque jour nous pouvions passer le chapeau au «Capitaine de la logistique» - si vous avez une question, cherchez la personne avec le chapeau.

Ces métaphores partagées sont amusantes, et elles aident à produire l'identité partagée, ce sens cohérent de «nous».

4. Noyau de confiance

Je pense que produire ce «nous», cette identité partagée, c'est à cela que servent les retraites. Idéalement, c'est un «nous» dans lequel tout le monde peut se voir. Nous visons une sorte d'inclusion qui célèbre nos différences, pas les efface. L'un des éléments les plus importants de ce travail d'harmonisation est: la confiance. Je ne partagerai pas les parties les plus précieuses de moi-même jusqu'à ce que je fasse confiance aux gens qui m'entourent.

Je sais seulement comment développer progressivement la confiance: en commençant par un petit noyau de personnes qui se connaissent bien, puis en invitant de nouvelles personnes quelques-unes à la fois.

Cette année, environ 30% des participants à la retraite étaient de nouveaux arrivants. Avec ce ratio de 70 à 30, la plupart des gens savent déjà «comment nous faisons les choses ici», leurs relations existantes et leurs expériences passées fournissent une orientation. Lors d'événements précédents, nous avions poussé ce ratio à 50–50, et il était beaucoup plus difficile de créer un sentiment de cohérence, d'intimité et de sécurité.

Si je recommençais une nouvelle congrégation à partir de zéro, je limiterais le premier rassemblement à peut-être 12 ou 20 personnes maximum, pour établir ce noyau de confiance avant de l'étendre pour inclure beaucoup plus de personnes. Pour le noyau, je rechercherais des personnes ayant une expérience de la culture participative, une grande intelligence émotionnelle et un certain degré de relation préexistante. L'accent est d'abord mis sur la cohérence à petite échelle, puis ce noyau peut inviter des personnes à la prochaine réunion.

Dans Enspiral, le noyau de confiance est centré sur les membres, qui entretiennent des relations de confiance de longue date, nées d'années de lutte, de célébration et de perte.

5. Équipages de retraite

J'ai une question de design qui m'accompagne à tout événement: qu'en est-il des personnes seules?

À mon avis, la socialisation aléatoire non structurée est un moyen extrêmement sous-optimal de produire de nouvelles relations significatives. Je suis assez sociable et confiant, et j'ai encore plus de facilité à me faire de nouveaux amis s'il y a une rencontre structurée qui m'aide à surmonter la maladresse initiale d'être un étranger. Il peut s'agir d'une forme minimale: juste une question, un jeu ou un exercice.

Il y a un design simple que nous utilisons chez Enspiral, que j'aime tellement, je souhaite qu'il soit reproduit dans chaque conférence, retraite, classe, festival ou événement qui implique plus de 20 personnes. Nous avons des noms différents pour cela, comme «home group» ou «squad», ou dans ce cas, «Retreat Crew».

Le Retreat Crew est un petit groupe, disons 4 à 8 personnes. Nous avons réparti les gens pour que tout le monde soit dans une seule équipe. Ils retrouvent périodiquement le même équipage au cours de l'événement, une à deux fois par jour pendant 40 minutes ou une heure. Ces conversations en petits groupes garantissent que tout le monde peut être vu et entendu. C’est un espace de réflexion partagée, pour digérer la complexité d’un événement très stimulant. Ces petits groupes empêchent les gens de «passer entre les mailles du filet»; il est beaucoup moins probable que quiconque souffre d'un sentiment de solitude ou de confusion. Si quelqu'un est désorienté ou en détresse, son équipage le remarquera et lui apportera le soutien dont il a besoin.

6. Réduire l'inégalité de contexte

Le «noyau de confiance» a un inconvénient, je l'appelle «l'inégalité de contexte».

Les personnes qui sont dans la communauté depuis longtemps ont un contexte partagé très élevé; chaque fois que nous nous réunissons, il y a des histoires, du jargon et des intimités passées qui nous accompagnent, toujours présentes juste sous la surface. Les nouveaux arrivants n'ont aucun de ces contextes, qui peuvent être très aliénants s'ils ne sont pas traités avec soin.

Les poteaux de signalisation aident les gens à naviguer. Photo: Sarah Durlacher

Nous utilisons donc quelques éléments de conception pour aplanir l'inégalité du contexte:

  • Nous rendons les membres visibles lors de la séance d'ouverture: ces personnes sont là depuis un moment, alors parlez-leur si vous voulez comprendre la communauté, ou si vous avez une question, ou si vous voulez une introduction à quelqu'un.
  • Nous mettons un ou deux membres dans chaque équipe de retraite pour garantir que tout le monde aura une relation avec au moins une personne contextuelle qui pourra les aider à naviguer.
  • Au fil des ans, nous avons développé notre propre terminologie et jargon uniques. Cela peut facilement empêcher les gens de participer s'ils ne comprennent pas ce que nous entendons par l'un de nos mots étranges. Nous utilisons un signal de la main pour éviter cela: si quelqu'un utilise un mot inconnu, vous pouvez faire une forme en C d'une main pour demander des clarifications. Les membres le font les uns aux autres, pour normaliser l'acte de demander de la clarté.
  • Pourparlers éclair: le premier soir, 7 ou 8 personnes ont chacune donné 5 minutes pour partager des exemples de la vie dans cette communauté. Cela crée un point de référence partagé pour tous les participants.

Rendre tout ce contexte explicite pour les nouveaux arrivants signifie qu'il est beaucoup plus facile pour eux de participer sur un pied d'égalité avec le reste d'entre nous. Et c’est un moyen important pour la communauté de se voir, de se souvenir de qui nous sommes et de voir comment nous avons grandi depuis la dernière retraite.

7. Rituel

Une partie de ce que nous faisons dans ces retraites est de défaire notre conditionnement individualiste et de devenir une manière d'être plus relationnelle. Le rituel est un ingrédient puissant dans ce processus. Nous héritons, empruntons, inventons et co-créons des rituels pour différents objectifs.

À mon avis, la retraite Enspiral consiste principalement à créer de nouvelles relations, à rafraîchir les relations existantes, à ouvrir les gens à de nouvelles possibilités et à s'inspirer mutuellement pour être la meilleure version d'eux-mêmes. Nous avons donc inventé un rituel du soir pour soutenir ces objectifs.

Nous l'avons appelé le Parti de l'écoute. Les restrictions de bruit signifiaient que nous ne pouvions pas organiser de fête. Nous avons donc organisé une fête «à l'écoute», ce qui concerne davantage le fait d'être entendu que ce que vous partagez en soi.

Ce n'est pas un dialogue, mais une scène où vous pouvez vous tenir debout, partager quelque chose d'important pour vous, et profiter de la présence et de l'écoute extraordinaires de tout le monde dans la salle. Nous avons créé un équilibre d'intimité et de légèreté, avec un mélange d'histoires personnelles, de chansons et de lectures vulnérables.

Finalement, nous nous sommes installés quelque part entre une «soirée micro ouverte» et une «séance de thérapie de groupe». Pour les petits rassemblements, nos rituels sont plus intimes, allant plus loin dans un territoire plus sensible. Pour cet événement de grande envergure avec de nombreuses nouvelles personnes, l'équilibre était à peu près juste.

8. Succession

La conception de l'événement n'a pratiquement pas été inventée par l'équipe d'accueil de cette année. 90% de ce que j'ai expliqué ici, nous avons hérité des hôtes précédents. Merci à JV, Silvia, Alanna, Billy, Vivien, Beka, Ants, Sligo, Gina, Chelsea, Mary, Lucas, Sandra et tous les autres qui ont pagayé ce bateau avant nous! Ma gratitude s'étend à tous leurs enseignants et aux anciens avant eux.

Croissance sur croissance sur croissance. Photo de Sarah Durlacher

La lignée avance et recule. Pour l’un des derniers gestes de la retraite, lorsque tout le monde était réuni pour la séance de clôture, j’ai visiblement retiré le «chapeau d’hôte» et demandé: qui est prêt à prendre ce chapeau pour l’événement de l’année prochaine? Après quelques instants, John a levé la main et s'est engagé à tenir le suivant (sous réserve que d'autres personnes co-organisent avec lui).

Cet acte de succession visible m'a paru libérateur. C'est un défi à la présomption implicite que les personnes qui ont hébergé celui-ci vont probablement héberger le prochain. Passer littéralement le chapeau à un autre membre est une démonstration de l'approche Enspiral du leadership partagé. Nos dirigeants ne sont pas des gens spéciaux, ils viennent juste de jouer un rôle spécial pendant un moment. Nous nous méfions de la puissance concentrée et avons appris que la puissance est plus saine lorsqu'elle continue de bouger.

Conclusion

Eh bien, cela a pris plus de temps que prévu! Voilà, 8 modèles de conception d'événements pour les rassemblements de la congrégation:

  1. Agenda créé par les participants pour que vous puissiez choisir votre propre aventure
  2. Hébergement concentrique pour une responsabilité distribuée et une culture intentionnelle
  3. Question appelante et thème narratif: objectif partagé et métaphores partagées
  4. Kernel of Trust: cohérence à petite échelle avant croissance
  5. Retreat Crews afin que personne ne soit seul ou perdu
  6. Réduire l'inégalité de contexte afin que les nouveaux arrivants soient inclus et que la communauté puisse se voir
  7. Rituel pour devenir une manière d'être plus relationnelle
  8. Succession pour un leadership partagé

J'aimerais savoir ce qui se passe si vous remixez certains de ces modèles de conception dans vos événements. Si vous êtes l'hôte d'un événement, j'adorerais échanger des recettes avec vous! Et si vous souhaitez apporter une partie de la saveur Enspiral à votre prochaine retraite ou conférence, envoyez-moi un message, car nous avons d'excellents hôtes répartis dans de nombreuses régions du monde.

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