Comment éviter que votre rétrospective soit piratée par un dominateur de réunion

En dehors de la responsabilité, la participation est l’une des plus grandes sources de tension pour les rétrospectives. Il peut être difficile de recueillir les commentaires de l'équipe. Les animateurs peuvent donc mélanger les formats, se divertir, créer des activités «Préparer le terrain», utiliser l'anonymat et faire toutes sortes de choses. Souvent, en raison de biais de récence, de tensions sociales, d’un manque de confiance en l’impact de la réunion ou d’un sprint sans incident, il peut être difficile de générer des réponses. Mais qu’en est-il des moments où ce n’est pas le cas?

Vous savez de qui je parle. Cette personne qui aime discuter. Qui a besoin d'ajouter leurs deux cents à chaque sujet. Qui répond à toutes les questions avant que quiconque puisse y répondre. Qui fait que la réunion dure longtemps? Qui parle tellement que leur contribution représente la majorité de la discussion et influence indirectement les résultats. Le dominateur de la réunion. Ce n’est pas toujours agressif non plus. C’est souvent bien intentionné et intentionnel. Mais quand vous devez «stationner» chaque sujet ou ne couvrir qu'une fraction de ce que vous aviez prévu parce que l'heure s'écoule, vous savez que vous avez un problème. Comment traitez-vous avec eux?

Conseils de l'animateur

  1. Définir des lignes directrices claires. Commencez par vous assurer que l’équipe est au courant des objectifs de la réunion: «Tout le monde devrait participer pour que nous découvrions vraiment nos possibilités d’amélioration. C'est un espace sûr pour les critiques constructives qui nécessitent un dialogue ouvert. Nous gagnons tous en équipe et nous échouons en équipe. ”
  2. Définir un minuteur de discussion. Il existe toutes sortes d’outils utiles pour automatiser ce processus. Il est important que l’équipe connaisse le temps qui lui reste pour discuter d’un sujet au fur et à mesure que la réunion se déroule, sinon vous ne pourrez pas aborder tous les sujets.
  3. Utilisez le parking. Si un sujet dépasse de loin le temps de discussion imparti, créez une culture d'éléments de stationnement pour une discussion ultérieure ou hors ligne. L’objectif n’est pas de tout résoudre à ce moment-là, mais au moins de les identifier et de les mettre au premier plan.
  4. Utilisez le langage corporel pour naviguer dans la discussion. Prenez l'habitude de placer vos épaules et votre corps au carré pour faire face à la personne qui parle chaque fois et lorsque vous avez besoin d'éteindre un dominateur, éloignez votre corps de cette personne et dirigez-le vers une autre personne.
  5. Donner des réactions neutres. Évitez de donner des signaux d’enthousiasme ou d’encouragement susceptibles de susciter une discussion inutile. Cela ne devrait pas être négatif, vous devez simplement reconnaître la conversation et avancer. Parfois, un «merci» poli peut être aussi efficace pour calmer le discours et laisser le groupe avancer.
  6. Récapitulez les points du dominateur. Sans les couper ni être impolis, si vous remarquez des répétitions ou des discussions décousues, vous devez vous assurer de préserver l’efficacité et le temps de la réunion. Reconnaissez directement la personne, résumez son argument et demandez si quelqu'un d'autre a son mot à dire:
    "Alex, vous dites que les prochaines étapes devraient être:
    1) Passage à l’arriéré du mardi, et
    2) Tenir des relevés quotidiens à 10 heures, non?
    Est-ce que quelqu'un d'autre a une opinion?
  7. Répondez à l'inverse. Plus la saisie est longue, plus votre réponse doit être courte et vice versa. Cela vaut pour vos réactions physiques et verbales.
  8. Prévenir les interruptions. La participation est l’objectif et nous ne voulons pas que l’équipe pense qu’il ya une hiérarchie des opinions ici. Veillez à ce que tout le monde se sente entendu. Les dominateurs de rencontres ont tendance à avoir des problèmes avec cela parce qu'ils sont si désireux de contribuer. Permet à d’autres - en particulier à ceux qui ne participent souvent pas beaucoup - de terminer leur pensée.

S'aligner avec le dominateur

  1. Demandez-leur de devenir le preneur de notes. C’est une tâche facile et vous devez le faire tôt dans la réunion, mais si vous savez déjà que c’est un problème, le preneur de note les encourage à canaliser leur enthousiasme pour écouter.
  2. Demandez-leur de préparer des notes. Si on demande au dominateur de préparer des notes à l’avance, il distillera ses points et les gardera croquants car cela les obligera à revoir le contenu. Ensuite, s’ils estiment que cela mérite toujours d’être débattu pendant la réunion, cela sera plus organisé et concis.
  3. Partenaire avec le dominateur. Si cela est une habitude pour une personne, j’envisagerais de discuter avec elle avant la prochaine réunion et de lui demander de l’aide pour impliquer des personnes spécifiques. S'ils gardent à l'esprit que "Oh, nous devons amener Sam à participer", ils concentreront leur enthousiasme sur cet objectif.
  4. Reconnaissez le dominateur en privé. Après la réunion, engagez la personne directement. Dites-leur à quel point vous appréciez leur implication, mais rappelez-leur de bien vouloir qu'une perspective équilibrée de l'équipe soit le résultat le plus important de cette réunion. Demandez-leur s’il ya quelque chose de plus ou de plus profond dont ils ont besoin de parler ou s’ils souhaitent transmettre un message à certaines personnes et voir si vous pouvez les aider. Si quelque chose de plus important se passe sous la surface, ils doivent savoir qu’ils ont droit à une aide plus efficace qu’une rétrospective et qu’ils sont à leur écoute.

Dans un monde idéal, ce ne serait pas un problème et tout le monde participerait de manière égale. Mais ce n’est jamais comme ça. Les gens participeront soit trop peu, soit trop. Dans les deux cas, l’objectif est le même: une contribution équilibrée garantissant que l’équipe découvre les apprentissages et les améliorations d’actions afin de s’améliorer pour le prochain sprint ou projet. Faire dérailler un dominateur peut nuire à son moral et le distraire de son objectif. Faites en sorte qu'ils se sentent appréciés et appréciés pour leur contribution, mais canalisez leur enthousiasme pour impliquer toute l'équipe.

Avez-vous l'habitude d'avoir quelqu'un qui domine les retros de votre équipe? Faites-nous savoir et nous pouvons vous aider à résoudre le problème avec des outils de facilitateur intégrés, des minuteries, etc., dans Sprintlio. Message nous ici ou visitez sprintlio.com.