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Comment être un nouvel employé proactif

Prenez en charge votre propre expérience d'intégration et réussissez plus rapidement

Au cours des 17 dernières années, j'ai eu huit nouveaux emplois dans cinq États et un autre pays.

J'ai beaucoup d'expérience en tant que nouvel employé. Mes changements de travail rapides ont été le résultat de changements de vie en cascade. Toutes ces transitions étaient difficiles. Redémarrer la vie dans un nouvel endroit prend beaucoup d’énergie. Pourtant, parce que je me suis retrouvé maintes et maintes fois dans de nouveaux emplois, j'ai eu l'occasion d'apprendre exactement comment passer à un nouveau rôle rapidement et efficacement.

Qu'est-ce que ça veut dire? Cela signifie qu'au lieu de compter sur mon nouveau lieu de travail pour bien me présenter et m'intégrer, j'ai appris à prendre en charge ma propre intégration.

Selon la Society for Human Resource Management,

L’intégration de nouveaux employés consiste à intégrer un nouvel employé à une entreprise et à sa culture, ainsi qu’à obtenir de nouveaux employés les outils et les informations nécessaires pour devenir un membre productif de l’équipe.

Une bonne intégration est essentielle. Heureusement, je me suis rendu compte que je ne suis pas complètement à la merci de mon employeur à cet égard. S'ils ont prévu une formation formelle pour moi, génial. Cependant, s’ils présentent des failles dans leur processus, j’ai développé mes propres méthodes d’auto-intégration pour que la transition se déroule plus facilement et je m’acclimate rapidement à mon nouveau poste.

Si vous êtes proactif dans la gestion de votre propre expérience d’intégration, vous aurez une meilleure expérience vous-même, mais vous pourrez également apporter des contributions à votre nouvelle équipe plus rapidement - et être reconnu pour cela.

De plus, voici une table des matières sur laquelle il est possible de cliquer. (Les liens ci-dessous fonctionnent si vous lisez dans un navigateur, mais pas si vous lisez dans l'application.)

Trois domaines d'intervention
Intégration organisationnelle
Anticiper les détails du premier jour
Catch la vision
Apprendre la langue
Onboarding technique
Soyez honnête avec ce que vous savez ... et demandez ce dont vous avez besoin
Créer des victoires précoces
Social Onboarding
Introductions: Il ne s'agit pas de rencontrer des gens, mais de tous les autres qui vous rencontrent
Obtenez un copain
Aller déjeuner
Être proactif, c'est autonomiser

Trois domaines d'intervention

Dans un article de la Harvard Business Review, Ron Carucci discute de l’importance de l’intégration des employés si vous voulez qu’ils restent. Il considère que le processus d'intégration comporte trois domaines clés: organisationnel, technique et social.

En tant que consultant auprès de sociétés du classement Fortune 500, j’ai constaté que les organisations les plus efficaces à bord de nouveaux employés embauchent pour la première année - leur période la plus vulnérable - et se concentrent sur trois dimensions clés: l’organisation, les aspects techniques et techniques. le social. En utilisant cette approche intégrée, ils permettent à leurs employés de rester et de prospérer.

Je pense que c'est un moyen utile d'aborder l'expérience d'intégration. Si les organisations les plus efficaces se concentrent sur ces trois domaines, les nouveaux employés proactifs doivent faire de même.

Intégration organisationnelle

Anticiper les détails du premier jour

Vous savez ce sentiment que vous avez la nuit avant de commencer un nouvel emploi? Vous savez qu'il y aura un million de cases à cocher le lendemain. Vous ne voulez pas oublier quelque chose d'important.

Si votre nouvel employeur ne vous a pas encore envoyé une liste de contrôle d’intégration, vous pouvez en créer une.

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Il y a certaines choses que je veux savoir avant de commencer ma première journée. Les questions en haut de ma liste sont les suivantes:

Avec qui est-ce que je rencontre quand j'arrive? Quelle heure?

Cette personne pourrait bien être votre nouveau patron, mais ce sera souvent une personne des ressources humaines ou un membre de l’équipe avec laquelle vous travaillerez en étroite collaboration. Une fois, je devais rencontrer un superviseur le premier jour. J'ai supposé que cette personne était un homme lorsque j'ai lu leur nom, mais j'ai découvert qu'elles étaient en fait une femme lorsque je les ai rencontrées en personne! Maintenant, j'essaie d'éviter ce choc délirant en localisant à l'avance la photo de leur personnel sur le site Web de l'entreprise.

Il est également utile de savoir quand votre nouvel employeur souhaite votre arrivée. Certaines personnes voudront que vous vous présentiez rapidement au début de la journée de travail. D’autres voudront peut-être consulter leur courrier électronique et s’installer avant votre arrivée en milieu de matinée.

Où dois-je aller?

Pour éviter l’erreur d’être en retard le premier jour, il est important de poser des questions sur le stationnement et les indications pour se rendre à l’immeuble. S'il s'agit d'un grand campus avec plusieurs bâtiments, il peut être très déroutant de savoir par quelle porte entrer. Si vous envisagez de prendre les transports en commun, vous pouvez également vous demander comment vous rendre au point de rendez-vous à partir de votre lieu de restitution.

Que devrais-je apporter? Que dois-je porter?

Idéalement, votre employeur vous enverra les documents relatifs à la nouvelle location avant votre arrivée. De plus, vous aurez presque toujours besoin de plusieurs pièces d’identité, comme un permis de conduire et une carte de sécurité sociale pour les formulaires fiscaux, ainsi qu’un chèque en blanc pour configurer le dépôt direct.

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En plus de vous assurer que vous êtes habillé de manière professionnelle et conforme à tout code vestimentaire, vous voudrez peut-être envisager de prendre votre photo pour une carte d'identité le premier jour. Ces photos sont également souvent utilisées pour les photos du personnel sur un site Web. Cela importera plus à certains qu'à d'autres, bien sûr. Habituellement, j'essaie d'éviter de porter du bleu car il est souvent utilisé comme couleur de fond pour les tirs à la tête. C’est une leçon que j’ai apprise à la dure lorsque je suis allée chercher une carte d’identité et que je portais une veste qui était exactement du même bleu que le fond. J'ai fini par ressembler à une tête flottante!

Catch la vision

La compréhension de la marque et de l’histoire de l’entreprise fait partie de l’intégration organisationnelle.

Profitez de l’occasion au cours de votre première semaine pour poser des questions sur l’histoire de la société et sa vision de son avenir. Espérons que le site Web de la société contient des informations que vous pourrez lire avant votre arrivée. Cependant, rien ne vaut l’écoute de l’histoire.

En décembre dernier, notre société a tenu sa réunion annuelle et le personnel de tous les bureaux régionaux s'est réuni. La compagnie fêtait son trentième anniversaire. Lors de la cérémonie d'ouverture, les fondateurs ont présenté l'histoire de l'entreprise au cours de laquelle ils ont montré comment elle avait évolué depuis ses débuts dans un petit bâtiment en brique sans fenêtre jusqu'à une entreprise du sud-est comptant une centaine d'employés. C'était éclairant. Leur passion et leur fierté étaient contagieuses et je me sentais fier de faire partie de cet héritage.

C’est pourquoi j’aurais souhaité pouvoir poser plus tôt des questions sur le passé et la vision de la société. Poser de telles questions ne se limite pas à vous éduquer. Cela montre votre volonté de vous engager à un niveau plus profond. Cela montre que vous vous souciez du succès de l'entreprise, et pas seulement de votre succès.

Apprendre la langue

L’acquisition d’une nouvelle terminologie fait partie du processus d’intégration dans une nouvelle culture de bureau. Lorsque je suis passée d'un musée à Honolulu à un cabinet de conseil à Phoenix, j'ai eu beaucoup de retard à rattraper. Je travaillais toujours dans mon domaine - l'archéologie - mais dans un contexte très différent. J'ai entendu des gens utiliser des acronymes et je n'avais aucune idée de ce qu'ils disaient. J'ai donc dû les apprendre, qu'il s'agisse de types de contrats, de types de clients, de procédures ou de processus de curation.

Comme dans toute langue, apprendre prend du temps - mais vous pouvez utiliser certaines pratiques pour le rendre plus rapide. N'ayez pas peur de poser des questions. Si vous ne comprenez pas un acronyme, demandez. Demandez immédiatement. Si vous ne le demandez pas immédiatement, vous risquez de manquer le sens de la suite de la conversation.

Je portais un bloc-notes et un stylo avec moi les deux premiers mois dans mon nouveau poste. Ainsi, je pouvais prendre des notes dans la conversation chaque fois que cela m’arrivait à moi ou immédiatement après pour que je n’oublie pas.

Sur mon bureau, j'ai transposé ces gribouillis dans un document de mon ordinateur. Lorsque j'ai saisi de nouvelles informations, je les ai organisées en catégories. Ce document est essentiellement devenu un glossaire organisationnel auquel je pourrais me référer ultérieurement en cas de besoin. De plus, écrire les informations deux fois (sur mon bloc-notes puis dans un document informatique) a renforcé les concepts dans mon cerveau.

Un avantage imprévu de cette pratique est que, plus tard, lorsque je suis devenu gestionnaire, je pouvais imprimer le glossaire de mes nouvelles recrues. Cela leur évitait de répéter le processus et devenait un outil d'intégration très utile pour les autres gestionnaires.

Onboarding technique

Soyez honnête avec ce que vous ne savez pas… et demandez ce dont vous avez besoin

Certaines entreprises ont formalisé leur formation organisationnelle et technique afin de permettre aux nouveaux employés de se familiariser rapidement. D'autres fois, vous devez prendre en charge votre développement personnel.

Dans mon travail actuel, je suis une équipe d'un. La société a créé le travail pour moi. J'ai été embauché pour le guider dans la transformation numérique de son activité et développer les outils dont il aurait besoin. Je savais que cela signifiait qu'il n'y aurait pas de manuels d'entreprise pour préparer le chemin.

Après des recherches sur les logiciels et des entretiens avec le personnel, j'ai élaboré un plan. Ensuite, j'ai demandé les outils dont j'avais besoin pour réussir. Ces outils comprenaient un consultant hors site pour m'aider à résoudre des problèmes techniques, un abonnement à des outils d'apprentissage tels que Lynda.com et Harvard Business Review, ainsi que l'admission à une conférence technique où je pouvais apprendre des meilleurs.

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Le fait est que vous n’avez pas à prétendre tout savoir. Vous pouvez admettre que vous avez besoin de plus de ressources pour réussir dans votre travail. Dressez une liste hiérarchisée de ce dont vous avez besoin et associez-la à une explication de la façon dont chaque ressource vous aidera à réussir dans votre travail. Même si vous n’avez pas tout compris, votre patron sera probablement impressionné par le fait que vous ayez pris l’initiative.

Créer des victoires précoces

Pour avoir le sentiment de gagner du terrain dans le nouvel emploi (à la fois pour vous et votre employeur), vous pouvez intentionnellement organiser rapidement des gains rapides. Faites cela en créant des objectifs à court terme. Soixante pour cent des entreprises signalent qu'elles ne fixent pas d'objectifs à court terme pour les nouveaux employés. Mais en sachant pourquoi vous avez été embauché, votre description de poste et vos objectifs personnels, vous pouvez approcher votre patron avec des objectifs à un, trois et six mois.

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J'ai été embauché pour mon rôle de transformateur numérique en août 2017. À la fin du mois de septembre, j'avais présenté un plan au conseil d'administration pour la voie que je voulais suivre. Cela incluait des objectifs à court terme que je m'attendais d'atteindre, tels que des éléments spécifiques tels que «D'ici la fin de l'année, je développerai l'ensemble de bases de données initial que nos historiens de l'architecture pourront utiliser sur iPad» et «Je souhaite disposer de temps de réponse aux problèmes. "

Venir avec des objectifs rapides à court terme n’est pas chose facile. Dans ce cas, j'ai effectué de nombreuses recherches sur les logiciels et des entretiens avec le personnel afin de déterminer la meilleure voie à suivre, puis j'ai relié cette voie à la vision de l'entreprise. Le résultat a été plusieurs objectifs mesurables pour l'année. Ces objectifs étaient réalistes et nous ont permis d’obtenir rapidement des «victoires faciles».

Certaines entreprises procèdent à un examen officiel du rendement, tandis que d’autres préfèrent une approche d’évaluation continue. Vos objectifs à court terme peuvent être liés ou non à ces revues d’entreprise. Ils pourraient être aussi simples que «À la fin de mon premier mois, je veux être capable de gérer de manière indépendante des rapports X, Y et Z» ou «À partir du sixième mois, je souhaite avoir défini un ensemble d’objectifs et de KPI pour les utilisateurs. le département."

Créez des occasions de réussir en communiquant vos objectifs à court terme à votre patron, puis gagnez tôt en les atteignant.

Intégration sociale

Introductions: Il ne s’agit pas de rencontrer des gens, mais de faire en sorte que tous les autres vous rencontrent

Un nouvel employé est souvent brassé dans plusieurs départements et bâtiments et présenté à chaque personne avec laquelle il ou elle peut interagir. Soyons honnêtes: personne ne peut se souvenir de tous ces noms. Mais voici le problème: personne ne s'attend à ce que vous vous en souveniez. Ne vous chargez pas de l’attente que vous allez avoir.

Le vrai point des introductions en masse est de montrer aux employés existants la nouvelle personne: «Hé tout le monde! C’est un tel. »Il ne s’agit pas de rencontrer des gens, mais de faire en sorte que tous les autres vous rencontrent.

C’est un changement de perception. Je ne me souviens peut-être pas du nom de qui que ce soit, mais je veux qu’ils aient une première rencontre positive avec moi. Je parle simplement d’être confiant, de se tenir droit, de serrer la main fermement et de sourire. Si le moment le permet, j'aime demander aux gens combien de temps ils ont passé avec l'entreprise, quel est leur rôle et quels sont les projets sur lesquels ils travaillent.

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Le but est d'être amical, confiant et intéressé par l'autre personne. Ce n’est pas le moment d’être verbeux ou intrusif. Si quelqu'un est clairement occupé, le meilleur moyen de le respecter est de revenir à un autre moment.

Si les gens ont une première impression positive de vous, vous commencez avec un avantage.

Obtenez un copain

Habituellement, le premier jour d'un nouveau travail, je commence la journée en rencontrant mon nouveau patron et en lui parlant. Mais après une période d'introduction et d'orientation, le patron me dépose dans mon nouveau bureau pour commencer à m'acclimater. J’ai inévitablement des questions, même s’il s’agit simplement de savoir «Où sont les toilettes?» Ou «Comment puis-je configurer ma boîte vocale?».

Si je ne peux pas parler clairement à un responsable du recrutement, j’essaie de trouver un collègue de bureau qui soit un «copain». Ce n’est pas une chose officielle. C’est juste être attentif à localiser une personne amicale le premier jour. J'ai trouvé que la meilleure façon de faire est de faire attention lorsque je suis présenté à des collègues de mon équipe ou près de mon bureau. Ensuite, je note mentalement les gens particulièrement sympathiques.

Plus tard, quand une question se posera, j'irai voir cette personne et lui dirai: «Salut! Désolé d’interrompre votre travail, mais est-ce que cela vous dérangerait de répondre à une question pour moi? »Après avoir obtenu la réponse, je le remercie et lui réponds:« Puisque je commence tout juste à me lever ici, est-ce que ça irait si je venais? à vous avec d'autres questions à mesure qu'elles se présentent? J'apprécierais vraiment d'être dirigé dans la bonne direction. "

Dire à la personne que vous voulez simplement être «dirigé dans la bonne direction» assume la responsabilité de connaître toutes les réponses de sa part. S'il ne connaît pas la réponse, il peut vous renvoyer à quelqu'un d'autre qui peut vous aider.

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Aller déjeuner

L'un des meilleurs moyens de se sentir connecté à ses collègues est de nouer des liens pendant une période de détente en société. La meilleure façon de le faire pendant la journée de travail est de prendre un café ou un déjeuner ensemble. Je trouve que le meilleur moment pour se réunir est pendant la première semaine de travail, idéalement le premier jour. Cependant, si vous manquez cette fenêtre, ne vous en faites pas. Essayez d’atteindre le plus tôt possible.

Après avoir identifié un "copain" amical ou plusieurs membres de l'équipe, je leur demande s'ils veulent déjeuner. C’est difficile pour les gens de dire non à la nouvelle personne! Généralement, quelqu'un est intéressé et disponible. Attendre pour être inclus est un chemin beaucoup plus long pour créer un lien que pour être la personne à initier.

J'essaie également de faire du premier lieu de déjeuner un lieu décontracté, comme une pizzeria ou un hamburger. Pour une raison quelconque, les gens sont plus détendus et il est plus facile de converser normalement.

Bien sûr, il n’existe pas de formule idéale pour établir des relations avec vos collègues. L'intégration sociale est complexe. Selon votre rôle dans l'entreprise (êtes-vous un membre du personnel de soutien? Soumettez-vous des changements radicaux?), Vous pourriez être reçu différemment. Mon rôle dans la transformation numérique signifie que je crée un changement de culture au sein de l'entreprise, ce qui peut être douloureux pour certaines personnes. C'est bon. Je ne force pas les gens à m'aimer. J'ai choisi d'être amical, ouvert et engageant. Après tout, je ne suis responsable que de moi-même. Mais ces qualités ont tendance à adoucir les gens et à créer des ponts, ce qui contribue grandement à la création de liens sociaux.

Être proactif, c'est autonomiser

Plus je me penche sur ces pratiques, plus vite je me sens capable de faire mon nouveau travail. C’est incroyable la confiance que me donne le fait d’être proactif! Cette confiance se traduit par la productivité.

Toutes ces pratiques renforceront la manière positive dont les autres vous voient également. En vous y engageant, vous montrez que vous êtes investi dans votre travail, pas seulement par quelqu'un qui se présente. Dans le passé, mes gestionnaires m'ont décrit comme «indépendant», «autonome», «motivé» et quelqu'un qui «aime la vie». Je pense que tout cela revient à être proactif sur le lieu de travail.

La meilleure raison d'être proactif est que vous en tirerez profit et que vous vous sentirez plus en confiance lors de vos premières semaines de travail. Plus vous prenez des initiatives, vous vous engagez de manière amicale, vous demandez ce dont vous avez besoin et vous souciez du succès de l'entreprise, plus vous aurez de chances de faire un meilleur travail et de vous sentir mieux.