Comment construire un système productif avec Evernote pour faire avancer les choses

Soyez plus productif pour mener une vie sans stress

Dans un monde occupé, il est important de prendre en charge votre temps pour pouvoir vivre librement et sans stress. J'ai personnellement commencé à travailler sur ma productivité il y a 10 ans, lors de mes premières années à l'université, afin de trouver un bon équilibre entre études, projets de clubs d'étudiants et soirées! J’ai amélioré et réitéré mon propre processus année après année, d’abord en mode hors connexion, puis il a été mis en ligne à l’aide d’Evernote. C’est seulement il ya 4 ans que j’ai enfin trouvé mon système de production parfait!

Je vais partager le mien dans cet article et comment construire le vôtre sans perdre 10 ans de votre vie.

Faire les choses

Getting Things Done est une méthode de gestion du temps, décrite dans le livre du même titre par le consultant en productivité David Allen. La méthode est souvent appelée GTD.

L'objectif de GTD est de réduire le stress en déchargeant votre esprit des tâches à effectuer en les enregistrant à l'extérieur.

Avant de connaître GTD, j’avais des post-its sur mon bureau, certaines tâches de ma boîte aux lettres sous forme d’e-mails non lus et d’autres des listes de tâches. Chaque semaine, j'essayais de mettre ces tâches sur une feuille A4 divisée en 7 colonnes, une pour chaque jour. Cela a plus ou moins bien fonctionné, sauf que chaque jour, il me restait quelques tâches à accomplir de la veille et que je devais les déplacer un autre jour! Aussi, lorsque je voyageais, je devais toujours garder ce papier avec moi pour éviter de le perdre!

Un jour, un de mes amis m'a parlé de The Secret Weapon (TSW). Ce fut le jour qui a changé ma vie!

Source: https://thesecretweapon.org

GTD est une méthode qui peut être utilisée avec n’importe quel outil et TSW explique comment utiliser Evernote pour faire avancer les choses! C'est assez incroyable.

Je vous invite à consulter le site officiel si vous souhaitez devenir un expert de TSW:

Si vous ne disposez pas de beaucoup de temps, lisez simplement ce post, il vous donnera suffisamment d’informations pour commencer!

GTD en quelques mots

En fait, je n'ai jamais lu le livre officiel de GTD. Je ne lis que le manifeste de TSW et les chiffres ci-dessous.

Flux de travail GTD - Source: https://www.slideshare.net/su_vijay/workflow-for-getting-things-done

Quelques détails pour une meilleure compréhension:

  • Les «éléments» doivent provenir de toutes les sources: vos collègues, amis, courriels, postez-les, pratiquement n'importe quoi.
  • Personnellement, j’appelle des tâches pouvant faire l’objet d’une action.
  • Les tâches courtes (moins de 2 minutes) doivent être effectuées directement si possible.

En fait, vous pouvez arrêter de lire maintenant et commencer à utiliser un calendrier et un cahier, mais si vous continuez, vous pourrez voir comment le faire avec Evernote.

Notez qu'avec Evernote, vous pouvez gérer l'intégralité du flux de travail (gestion de projets, tâches et collecte d'informations), à l'exception du calendrier, que je recommande personnellement d'utiliser Google Agenda ou une autre alternative.

Evernote pour une meilleure productivité

Evernote est un outil de prise de notes. C’est un moyen de remplacer les cahiers. Vous utilisez Evernote pour stocker du texte, des sons, des images et des documents. Tout est enregistré dans leur cloud et synchronisé sur tous vos appareils.

Pourquoi Evernote pour la productivité

Il existe de nombreuses applications de prise de notes telles que OneNote de Microsoft, Keep de Google ou Notes d'Apple, mais Evernote est puissant principalement pour quatre raisons:

  • Il fonctionne sur de nombreuses plateformes (OSX, Windows, Android, iOS, Web) et les notes sont synchronisées sur tous les appareils.
  • Il comporte de nombreuses extensions pour votre navigateur (pour enregistrer un site Web sur Evernote par exemple) et une API pour créer des applications par dessus.
  • Il a une adresse email à laquelle vous pouvez transférer des emails.
  • Il utilise des balises et des cahiers pour vous permettre d’organiser votre note à votre guise et de créer de puissantes recherches sauvegardées.

Vous comprendrez plus tard pourquoi ces quatre raisons le rendent parfait pour la productivité.

Commencez avec votre système productif

La première chose à faire est d’installer Evernote sur votre bureau (et votre mobile), c’est beaucoup plus pratique que la version Web. Ensuite, créez un compte!

Evernote a deux cas d'utilisation différents mais puissants. Les deux vont améliorer votre productivité.

Premier cas d'utilisation: collecter et stocker des informations et des documents. Par exemple, vous pouvez enregistrer vos factures, billets de train, facture d'hôtel, titre de film recommandé par vos amis, vos recettes préférées, cartes de visite, messages de blog à lire plus tard ou tout document administratif. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez les mettre dans des cahiers dédiés, alors vous pouvez également les trouver grâce à la recherche!

Deuxième cas d'utilisation: l'utiliser pour gérer vos tâches, gérer vos projets!

Voyons comment faire les deux!

Recevez votre email Evernote

Chaque compte Evernote a une adresse électronique que vous pouvez utiliser pour transférer vos courriels directement vers Evernote. Vous pouvez trouver plus d'informations ici.

Cette adresse ressemble à ceci: nom d'utilisateur.8963c23@m.evernote.com, vous pouvez le trouver, après vous être connecté, au bas de cette page: https://www.evernote.com/Settings.action

Enregistrez cet email, vous pouvez peut-être essayer!

Configurez vos cahiers

Commençons par configurer les cahiers. Les cahiers sont comme des dossiers. Dans Evernote, vous pouvez avoir jusqu'à deux niveaux de cahiers (la pile et le cahier).

Voici comment j'ai personnellement structuré mes cahiers pour couvrir les deux cas d'utilisation (collecte d'informations et gestion des tâches):

.
├── Tâches
├── Action en attente
└── Terminé
├── études
│ ├── MOOC
└── Université
├── Personnel
│ ├── Administratif
├── Dessins
├── ├── Emails
├── Films
│ ├── Musique
├── Recettes
└── voyages
├── professionnel
│ ├── Cartes de visite
│ ├── Entrepreneuriat
├── Idées
└── Inspiration
└── Divers

Le cahier de tâches contient deux cahiers:

  • Action en attente - vous pouvez ajouter dans ce cahier chaque tâche à effectuer sous forme de note.
  • Terminé - vous y déposerez les tâches, représentées par une note, une fois celles-ci terminées.

Ensuite, j'ai 4 autres cahiers pour collecter des informations:

  • Les informations liées à mes études et aux MOOC que je fais.
  • Quelques informations personnelles: factures de garanties, documents administratifs, des courriels, des films qu'il m'a été recommandé de regarder,…
  • Informations professionnelles: cartes de visite, articles sur l’entreprenariat, chaque fois que j’ai une idée, je l’écris ici ou je collectionne aussi l’inspiration de conception!

Notez que vous pouvez enregistrer des articles / des sites Web très facilement avec l’extension Evernote Web Clipper:

Le dernier bloc-notes est Misc, c’est le bloc-notes par défaut où sont envoyées les notes (celles pour lesquelles vous n’avez indiqué aucun carnet ou celles que vous avez obtenues de votre adresse électronique Evernote).

Créer un cahier est assez simple, dans Windows, il suffit de cliquer sur le bouton "+" à côté de "Carnets de notes".

Si vous ne le faites pas, consultez cette documentation.

Configurez vos tags

Les tags servent à filtrer vos informations / tâches, il est très puissant, vous pouvez ajouter autant de tags que vous le souhaitez par note. En outre, vous pouvez créer une hiérarchie très profonde de balises. Pour les filtres avancés.

Voici les tags que j'utilise:

.
├── Quoi
├── Portfolio
├── GitNews
├── ├── Blog
└── Études
├── quand
Daily ├──! Daily
├── 1-Now
├── 2-Next
├── 3-Soon
├── 4-plus tard
└── └── 5-Someday
├── Où
│ ├── @home
Work ├── @work
│ └── @university
├── Qui
├── John
├── Didier
├── Aurélie
│ └── papa
├── Date d'achèvement
├── # 2018-10
├── # 2018-11
├── # 2018-12
└── # 2019-01
└── Tâches spécifiques
    ├── lire
    ├── regarder
    ├── écouter
    └── visiter

Les balises les plus importantes sont celles de «When», le reste est plutôt optionnel:

  • ! Daily - Pour les tâches à effectuer chaque jour (par exemple, pour vos exercices du matin).
  • 1-Now - Pour les tâches que je dois accomplir aujourd'hui.
  • 2-Next— Pour les tâches que je dois faire demain.
  • 3-Soon— Pour les tâches que je dois accomplir cette semaine.
  • 4-Later - Pour les tâches que je dois accomplir durant ce mois.
  • 5-Someday— Pour les tâches que je dois faire après ce mois-ci (ou à tout moment).

La plage de temps que j'utilise est personnelle, n'hésitez pas à ajuster celui qui vous convient le mieux! Grâce à ces balises, vous pouvez filtrer et voir les tâches que vous devez faire aujourd'hui, demain, cette semaine ou plus tard. Lorsque vous devez déplacer une tâche de 2-Suivant à 1-Maintenant, vous devez supprimer la balise et ajouter l'autre.

Ensuite, j'ai quelques autres tags, que je n'utilise pas très souvent:

  • Quoi— Pour filtrer les tâches liées à un projet spécifique.
  • Où— Pour filtrer les tâches liées à un lieu, par exemple, vous arrivez chez vous, vous allez filtrer celui avec les balises 1-Now et @home.
  • Qui— Pour filtrer les tâches que vous devez faire avec quelqu'un
  • Date d'achèvement - Pour savoir quand vous avez accompli une tâche spécifique, vous comprendrez pourquoi plus tard.
  • Tâches spécifiques - J'utilise ces balises pour savoir lequel des «Films», «Livres» ou «Musique» collectés, il me reste à regarder, à lire ou à écouter.

Notez que j’utilise des symboles ou des chiffres, c’est juste pour le trouver plus rapidement en utilisant la saisie semi-automatique d’Evernote.

Créer des tags est également très facile, il suffit de cliquer sur le signe "+" à côté de "Tags" (étiquettes), vous pouvez simplement les glisser-déposer.

Si vous ne gérez pas, vous pouvez consulter la documentation.

Vous pouvez filtrer les notes en allant dans le cahier de votre choix, puis la balise avec laquelle vous souhaitez filtrer. Vous pouvez également ajouter une balise supplémentaire en appuyant sur «CTRL» sous Windows et «COMMAND» sous OSX. En outre, vous pouvez créer des requêtes et les enregistrer à l'aide de recherches enregistrées.

Nous sommes maintenant prêts!

Utilisez votre système productif

Voici quelques cas d'utilisation que je fais quotidiennement:

  • Je reçois un courrier électronique me demandant de remplir le formulaire de déclaration d’impôt, je le transférerai sur mon courrier électronique Evernote. J’ouvrirai Evernote, j’ajouterai une balise 3-Soon et je la placerai dans le cahier Action en attente pour ne pas l’oublier pendant la semaine. Comme chaque matin, je vérifie ce cahier, je n'oublierai pas!
  • Je rencontre mon ami et il me recommande de regarder le film Premier homme. Je crée ensuite une note que je mets dans le cahier Films et j’ajoute une étiquette à regarder. Quelques jours plus tard, je cherche un film à regarder. Je viens d'ouvrir Evernote et de ne montrer que les notes portant ce tag!

Ces cas d'utilisation sont assez simples et se produisent très souvent. Vous pouvez également gérer des cas d'utilisation plus complexes avec les options Qui, Où, Quoi et Où. Personnellement, cela ne m'est jamais arrivé!

Maintenant que vous savez comment améliorer votre vie avec Evernote, voyons comment simplifier la tâche en utilisant l’arme ultra secrète: Kanbanote.

Apportez les Kanban à Evernote ️

Comme vous avez pu le lire jusqu'à présent, Evernote peut faire beaucoup de choses, mais il peut être ennuyeux d’utiliser quotidiennement les allers-retours entre les filtres de balises et les notes.

C'est pourquoi j'ai décidé d'intégrer la vue Kanban à Evernote en créant Kanbanote. Je l’utilise tous les jours pour gérer mes tâches et c’est une partie importante et essentielle de mon système de production. En effet, je le promeut parce que je l’ai construit, et je vous encourage à construire votre propre outil s’il ne vous convient pas.

Vous pouvez toujours essayer, c’est gratuit: https://www.kanbanote.com

Configurez votre Kanban

Tout d’abord, connectez-vous à Kanbanote, vous devrez simplement vous connecter avec votre compte Evernote et fournir votre adresse électronique.

Notez que si vous avez créé votre compte Evernote avec votre compte Google, vous devrez cliquer sur "Créer un nouveau compte" pour pouvoir vous reconnecter avec le compte Google.

Une fois connecté, vous verrez cette page.

Cliquez ensuite sur «Créer une nouvelle liste» et choisissez un cahier et / ou un filtre. Dans mon cas, j'utilise les listes suivantes:

  • Terminé - Bloc-notes: Terminé, et tag (facultatif): # 2019-01 J'utilise une date d'achèvement pour pouvoir suivre le nombre de tâches que j'ai effectuées chaque mois.
  • À faire maintenant— Bloc-notes: Action en attente et balise: 1-Maintenant.
  • À faire ensuite— Bloc-notes: Action en attente et balise: 2-Suivant.
  • À faire bientôt— Bloc-notes: Action en attente et balise: 3-Soon.
  • To Do Someday— Notebook: Action en attente et balise: 4-Someday.

Et c'est ce que vous obtiendrez.

Kanbanote montrera dans chaque liste les notes d’Evernote qui correspondent au filtre carnet / balises.

Vous pouvez ensuite répéter l’action en créant de nouveaux panneaux et d’autres cahiers ou balises.

Notez que Kanbanote respecte votre vie privée, rien n’est enregistré à l’exception des titres de vos listes et de vos tableaux. De plus, au moment où j'écris ce billet, il n’est pas possible de filtrer avec beaucoup de tags. Cette fonctionnalité sera implémentée dans le futur.

Gérez votre quotidien et vos projets avec Kanbanote

Une fois que vos tableaux sont prêts, vous pouvez utiliser Kanbanote pour créer, éditer, supprimer et déplacer des notes avec glisser-déposer. Vous n’êtes pas obligé d’aller sur Evernote pour changer les étiquettes ou les cahiers de vos notes. C'est très facile et pratique.

Personnellement, je commence ma journée à vérifier mes tâches et à terminer la journée en mettant à jour le tableau en déplaçant les tâches! C’est ma routine productive, cela fonctionne très bien pour moi. D'habitude, je déplace les tâches sur «Fait» dès qu'elles sont terminées, cela m'apporte une récompense positive (à mon cerveau) qui me motive à faire avancer les choses

Ajoutez de la couleur à votre vie

Vous pouvez également changer la couleur de votre note en ajoutant l’un de ces «hashtags» au titre de la note: #red #blue #green #yellow #purple #grey #orange

En ajoutant #yellow au titre, la note devient jaune après la sauvegarde!

Obtenir l'application Web progressive

Une application Web progressive (PWA) est semblable à une application mobile, mais vous ne pouvez pas la trouver au magasin. Cela fonctionne très bien sur Android et pas encore très bien sur iOS. Vous pouvez l'installer à l'aide de Chrome, en vous rendant sur https://www.kanbanote.com, en vous connectant, puis en cliquant sur le bouton du menu (les trois points) et en cliquant sur «Ajouter à l'écran d'accueil». Ou attendez simplement l’invite suivante vous permettant de l’installer.

Si vous voulez en savoir plus sur PWA, n'hésitez pas à lire mon post à ce sujet: https://medium.com/learning-lab/how-i-learnt-progressive-web-apps-in-a-month-and- implémenté-it-635448ed1330

Automatisez votre vie

Maintenant que vous avez tout, vous pouvez aller plus loin en automatisant les tâches.

Vous pouvez connecter de nombreuses applications à Evernote en utilisant:

  • IFTTT ou Zapier - Services permettant de connecter n'importe quelle application à Evernote. Par exemple, vous pouvez créer une note automatiquement lorsqu'un utilisateur vous attribue un problème GitHub ou vous pouvez créer une note chaque fois que vous créez un événement Google Agenda. Les possibilités sont illimitées!
  • Snoozever - Un script qui transfère les courriers électroniques rappelés de Gmail à Evernote.

Et après?

Maintenant que vous avez tout mis en place, que pouvez-vous faire?

Croyez-moi, si vous construisez un système qui vous convient, vous débloquerez nécessairement plus de temps libre, ce qui signifie plus de temps pour:

  • Apprenez de nouvelles choses
  • Travailler sur des projets parallèles
  • Rencontrez vos amis et votre famille
  • Sortir
  • Voyage
  • Profiter de la vie

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