Comment construire une équipe de démarrage résiliente

TL; DR

  • Pensez activement à la construction de la culture de votre équipe
  • Faites la gestion des attentes avec vos co-fondateurs
  • Enregistrez-vous quotidiennement pour voir comment se sentent les membres de votre équipe
  • Construire la culture d'équipe au cours de votre réunion hebdomadaire
  • Planifiez des événements d'équipe récurrents
  • Faites une évaluation personnelle régulière
  • Faire des évaluations de processus d'équipe
  • Étreindre
  • En tant que start-up, vous avez la possibilité de créer vos propres règles pour ce faire.

Vous avez une idée, vous trouvez un moyen de financer le développement du produit et vous bâtissez votre équipe. Votre seul objectif est de construire ce produit et de répondre aux besoins des clients. Mais qu'en est-il de votre équipe? Est-ce que tout le monde travaille aussi dur que vous? Que se passe-t-il si quelqu'un est épuisé ou doit arrêter? Ou quelqu'un est super ennuyeux et vous ne pouvez pas y faire face?

Vous êtes fragile aux changements dans l'équipe dès le début. On parle de problèmes d'équipe, mais pas assez. Et il manque des conseils exploitables. Surtout pour les cinq premières personnes. Chaque personne compte. Ce n'est pas un petit problème. En fait, 65% de toutes les startups échouent à cause de ce que nous appelons des «problèmes de personnes», écrit Noam Wasserman dans son livre The Founder Dilemma. Et être cofondateur, ça ressemble beaucoup à un mariage, sans sexe, mais quand même, 65%, c'est bien plus que le taux de divorce!

Une start-up est comme une montagne russe. L’une des principales raisons pour lesquelles les équipes échouent est qu’elles ne savent pas comment leurs co-fondateurs ou leur équipe se comportent dans des conditions de stress ou très difficiles. Par conséquent, vous devez avoir mis en place des processus afin que votre équipe et vous-même soyez prêts lorsque des problèmes se présentent. Toutes les startups connaîtront des défis!

Je suis maintenant sur mon troisième voyage en tant que co-fondateur et COO de Megacool. Notre siège social se trouve à San Francisco avec des équipes distantes basées au Mexique, en Norvège et au Danemark. Chez Megacool, nous sommes trois co-fondateurs ayant vécu ensemble une longue montagne russe au cours des deux dernières années et demie. Les conseils partagés sont les enseignements tirés de nos parcours de startups et se concentrent sur des équipes de 10 personnes maximum. Nous allons analyser ce que nous faisons pour créer une solide culture d’équipe et savoir comment gérer les moments difficiles.

Gestion des attentes

Plus tôt vous parlez des attentes des fondateurs, mieux ce sera. Pourtant, la plupart des startups avec lesquelles je discute ne parlent pas de ces choses, ce qui entraîne souvent un déséquilibre dans les attentes. Quelque chose qui peut être mortel pour vos jeunes entreprises. La plupart supposent que tout est aligné. Pour vous aider à démarrer avec la gestion des attentes, voici quelques questions que vous devriez asseoir et discuter avec vos co-fondateurs. Lorsque vous en discutez, assurez-vous que tout le monde participe et écrivez ce sur quoi vous vous entendez.

Chaque équipe est différente et a des besoins différents. Ce sont des suggestions sur où commencer:

  • Pourquoi faisons-nous cela?
  • Que puis-je attendre de mon équipe?
  • Qu'est-ce que mon équipe peut attendre de moi?
  • Qu'attend-on de chaque rôle?
  • Qui a quel rôle?
  • À quelle fréquence devrions-nous évaluer les rôles et qui convient le mieux pour chaque rôle?
  • Combien de travail est attendu de chaque membre de l'équipe?
  • Où travaillons-nous et comment travaillons-nous?
  • Que se passe-t-il si je quitte l'entreprise dans 6 mois / 1 an / 2 ans / 4 ans?
  • Pendant combien de temps pouvons-nous donner à ce démarrage notre 100% s’il n’ya aucun financement / revenu?
  • À quel salaire m'attends-je?
  • Quels coûts sont couverts par l'entreprise et quels sont les coûts que nous devons couvrir individuellement?
  • Comment partageons-nous nos coûts?
  • Comment traitons-nous les vacances?
  • Que se passe-t-il si quelqu'un doit prendre un congé prolongé pour une raison quelconque?

Ce n'est pas censé être une conversation facile et ne se fait pas en une heure. Mais démarrer une entreprise est une tirade de conversations difficiles. Habituez-vous! Organisez une séance aujourd'hui, puis laissez tout le monde réfléchir à la discussion et fixez le délai par écrit deux semaines plus tard. Et c’est très bien de ne pas être content de tout, mais d’être «en désaccord et s’engager» dans la décision d’aller de l’avant. C'est une pratique qui a été importante pour Jeff Bezos d'Amazon et qu'il a partagée dans sa lettre aux actionnaires.

En général, pensez à la gestion des attentes lorsque vous commencez à sortir avec quelqu'un et que vous vous demandez si vous êtes en couple ou non. Vous devez avoir la conversation! Alors commencez à avoir une conversation avec les membres de votre équipe également.

Enregistrement (quotidien)

L’enregistrement quotidien est la première de nos routines qui peut vous aider à détecter les problèmes de l’équipe au quotidien. Il s’inspire de la réunion informelle dans SCRUM. Nous enregistrons tous les jours à des heures différentes pour nous adapter aux différents fuseaux horaires. Avant de devenir une équipe distribuée, et pour ceux du même bureau, nous effectuons des enregistrements quotidiens en cercle. Chaque personne dit à l'équipe

  • ce qu'ils ont fait hier,
  • leur plan pour aujourd'hui et
  • résout tous les problèmes qui ont pu se présenter.
  • Et dernier mais aussi le plus important: comment vous sentez-vous ce matin!

La dernière partie est importante car il peut y avoir des raisons pour que quelqu'un ne se produise pas ce jour-là, en raison de sa mauvaise humeur ou de ce que sa tête est ailleurs. Si vous n’êtes pas préparé à cela, le manque de performance peut commencer à créer des frictions au sein de l’équipe, car chaque personne émet ses propres hypothèses quant aux raisons pour lesquelles une personne ne se comporte pas. Les exemples peuvent être: le manque de sommeil, des problèmes à la maison, ou généralement stressé à propos de quelque chose.

Par exemple, lorsque nous n'abordons pas ce que nous ressentons le matin et que quelqu'un est de mauvaise humeur, mon défaut est de penser que j'ai fait quelque chose de mal puisqu'il est de si mauvaise humeur. Ensuite, je commence à penser au passé en cherchant des causes possibles: «Suis-je le problème?». Tout cela prend du temps et s’éloigne de ce que je suis censé faire ce jour-là. Si nous avions seulement dit que la personne était stressée par le manque de sommeil lors de l’enregistrement!

L’enregistrement se déroule bien avec l’équipe, et une fois que votre équipe compte plus de 10 personnes, vous devez diviser l’enregistrement en groupes plus petits, en fonction des priorités de chacun.

Maintenant que nous sommes à distance, nous écrivons également nos entrées et sorties numériquement sur notre canal #checkin sur Slack. En effet, nous partons à des heures différentes en raison de la différence de fuseau horaire. L’enregistrement numérique indique ce que je ressens aujourd’hui et ce sur quoi je travaille aujourd’hui. Le check-out indique ce que vous avez pu faire de vos tâches et pourquoi vous n’avez pas été en mesure de le faire.

Si vous n’avez aucune sorte d’enregistrement pendant la journée où vous pouvez prendre le pouls de votre équipe, je vous encourage à l’essayer!

Et en prime, nous faisons un cercle haut-cinq lorsque l'enregistrement est terminé. Cela vous donne un coup de pouce supplémentaire, fait sourire tout le monde et vous êtes prêt à faire votre travail. Et oui, cela prouve que nous sommes l’équipe la plus délicate de notre espace de travail collaboratif.

Rencontre hebdomadaire

Notre prochaine réunion d'équipe est la suivante. Lorsque nous étions tous au même endroit, la réunion hebdomadaire de l’équipe Megacool avait lieu tous les vendredis à 17 heures. Il y avait généralement de la bière et un dîner impliqués, fournis par le membre de l'équipe chargé de la cuisine cette semaine. Maintenant que nous sommes distribués, la réunion a lieu tous les lundis à 8 heures, heure du Pacifique.

Au cours de la réunion, nous résumons la semaine, discutons de manière plus approfondie d’importants sujets et prenons des décisions ensemble. Tout le monde doit venir préparé et avoir pré-rempli son ordre du jour avec des notes sur son travail de la semaine précédente et les domaines sur lesquels nous devons discuter. Tout le monde doit le lire avant le début de la réunion, après quoi nous ne ferons que mettre en évidence les notes de discussion.

Modérateur

Chaque réunion a un modérateur qui est un rôle que nous faisons pivoter entre chaque membre de l'équipe. Cela permet de s'assurer que tout le monde participe et assume la responsabilité de la réunion. Le modérateur s'assure que tout le monde se prépare pour la réunion, la fait avancer, facilite les discussions et que nous restions moins d'une heure.

Section culturelle

La partie principale de la réunion est similaire à celle de la plupart des réunions d’équipe: discuter de la progression du produit et des tâches administratives. Dans notre section Culture, nous pensons qu’une bonne occasion de créer rapidement une culture forte est forte. Cela a été particulièrement important pour une équipe distribuée afin de mieux se connaître.

Les leçons importantes tirées de nos précédents parcours de startups sont qu’il est facile d’oublier les éléments que vous souhaitez améliorer s’ils ne sont pas traités régulièrement. Cela augmente les chances de suivre et d'être tenu pour responsable.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran de notre agenda, chaque membre rend compte de chaque partie de la section culture. Je vais souligner les quatre plus importants pour que vous puissiez trouver l'inspiration.

Apprentissage / Nouvelles connaissances

En général, nous sommes tous doués pour apprendre en vase clos. Le défi consiste à partager l’apprentissage au sein de l’équipe. Ici, nous essayons de mettre en évidence l'apprentissage individuel de la semaine.

Exemples: il peut s'agir d'une méthodologie ou d'une technologie spécifique avec laquelle vous travaillez, des API intelligentes, un article présentant des informations marketing précieuses, du bidouillage, etc.

Défis / Erreur de la semaine

Une autre chose que nous souhaitons souligner chaque semaine concerne les difficultés ou les erreurs que nous avons rencontrées au cours de la semaine. Chez Megacool, nous croyons fermement en l’échec rapide, en tirant des leçons des échecs et en faisant preuve de modestie. Ici, tout le monde est encouragé à partager ce qui a mal tourné et ce que vous ferez pour éviter de commettre la même erreur à l'avenir. C’est un trait important de faciliter cette habitude tôt.

Activité / exercice

Lorsque nous avons lancé Megacool, nous avons fait de l’activité une priorité. Ne négligez pas l’énergie et concentrez-vous sur l’activité physique! Habituellement, nous pouvons corréler le niveau d'activité avec notre bien-être mental. Par exemple, mon objectif est de faire de l'exercice 4 fois par semaine. Je crois que l'énergie supplémentaire me permet de rester concentré sur les tâches à accomplir. S'adresser à cet hebdomadaire aide l'autre à se concentrer sur cela!

Amusement

La partie la plus importante de la réunion est la façon dont nous la terminons: en riant. Ceci est très important, car les participants quitteront la réunion avec le sourire aux lèvres et seront prêts pour le week-end.

Il y a beaucoup de prestige à offrir le meilleur divertissement et c’est un rôle que le modérateur doit prendre très au sérieux.

Voici un exemple amusant de la semaine précédente:

Source GIF: Imgur

La section culture peut être incluse dans la réunion d'équipe pour les petites équipes de sept personnes au maximum, mais elle peut ne pas bien évoluer à partir de là. Au fur et à mesure que votre équipe grandit, nous vous recommandons de tester cette section au sein de groupes plus petits au sein de votre entreprise. Pour les réunions d’équipe plus importantes (plus de 8 personnes), nous vous recommandons de réduire la section sur la culture en supprimant la conversation dans tous les rapports individuels.

Je vous encourage à identifier les domaines que vous souhaitez développer et à trouver importants pour la culture que vous souhaitez promouvoir et à les aborder chaque semaine.

Social (mensuel)

Les événements sociaux sont le premier événement récurrent que je vous encourage à planifier dans le calendrier de votre équipe. S'amuser ensemble en dehors du travail est extrêmement important pour la culture d'équipe et pour créer un lieu de confiance.

C’est l’un des conseils qui semble le plus surprendre, car ils ont déjà le sentiment de faire beaucoup de choses sociales avec l’équipe. Pourtant, c’est aujourd’hui, les choses vont bien. Je vous prépare pour ces jours sombres, où le temps entre chaque bière augmente, et le plus souvent, les événements sociaux disparaissent. Une fois que les jours difficiles arrivent, vous pouvez commencer à vous éviter les uns les autres lorsqu'il est primordial de vous sourire et de vous aider mutuellement à vous rappeler pourquoi vous le faites ensemble. C'est un énorme signe d'avertissement que quelque chose ne va pas avec votre équipe. En le programmant, nous évitons de le laisser tomber parce que, pour une raison quelconque, il est inconfortable. Les événements sociaux peuvent vous aider à recommencer à parler. Il peut être plus facile de le faire en dehors des murs de votre bureau.

Les suggestions peuvent être:

  • Aller boire un verre
  • Jouer aux jeux
  • Faire du ski
  • Faire un sauna
  • Salle d'évasion
  • Préparer le dîner

Tout ce qui n’est pas directement lié au travail aide tout le monde à rire et à apprécier la compagnie de chacun.

Les événements sociaux sont également intéressants pour encourager les gens à mieux se connaître, en particulier ceux qui ne travaillent pas directement ensemble. Ces événements sont également un moyen efficace d’embarquer de nouveaux membres d’équipe. Ma recommandation est d'avoir un événement social supplémentaire la première semaine d'un nouvel employé.

Enfin, les événements sociaux ne doivent pas coûter d’argent. Plusieurs des suggestions ci-dessus sont possibles avec un petit budget!

Pour vous attaquer de front, nommez un responsable «social» ou engagez des personnes pour chaque événement social et demandez-leur de le planifier. Organisez un événement social chaque mois. Le but est que tout le monde participe et s'amuse ensemble.

Évaluation personnelle (trimestriel)

La prochaine étape est l'évaluation personnelle. C’est notre secret pour résoudre les conflits à Megacool avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Quatre fois par an, nous nous asseyons ensemble et nous donnons à chacun et à nous-mêmes un feedback: deux constructifs et deux positifs. Cela nous permet de louer ce que nous apprécions et apprécions les uns avec les autres, tout en abordant les points à améliorer. Je dois aussi me donner des commentaires. Cela me permet de réfléchir à la manière de devenir un meilleur membre de l'équipe et j'essaie de passer en revue moi-même et ma performance à travers les yeux des membres de mon équipe.

Avant de commencer, tout le monde reçoit des post-it sur lesquels écrire. C’est pour s’assurer que tout le monde se prépare pour la session et ne fait pas de commentaire à la volée. Celui qui commence commencera par partager ses deux améliorations constructives sur lui-même, suivies par le positif. Sans commenter entre les deux, le reste de l'équipe donnera son avis. Une fois que tout le monde a donné ses commentaires, le destinataire commentera les commentaires. À la fin, le destinataire recevra tous les post-it avec commentaires à conserver et à travailler pour la prochaine fois.

Lorsque nous faisons cette session, nous allons à l'aise et après la session, nous essayons de faire quelque chose d'amusant ensemble. Cela peut être assez déroutant car c’est l’un des exercices les plus durs, mais néanmoins enrichissants, que nous pratiquons.

Faire des évaluations personnelles était quelque chose que nous avions commencé chez notre ancienne entreprise, Dirtybit, avec 8 personnes. Cela a pris environ deux heures. Je me souviens à quel point mes coéquipiers étaient surpris de toutes les choses positives que leurs collègues apprécient à leur sujet! Tout le monde entrait toujours dans les séances stressé et inquiet, et la quittait avec un grand sourire! Et si c’était leur première fois, ils diraient: "Oh, ce n’était pas si grave!" Ou "Je pensais que ce serait bien pire!"

Cet exercice exige que les gens soient ouverts à la participation et essayent réellement de travailler sur leurs «problèmes» tout en faisant plus de ce que les autres aiment. Ceci est pour les personnes qui veulent grandir.

Lorsque nous avons lancé Megacool, nous le faisions toutes les deux semaines. Au fur et à mesure que notre société mûrit, nous nous sommes installés tous les quatre mois.

Je vous encourage à commencer à faire quelque chose dans ce sens si vous n’avez pas déjà un système en place pour donner votre avis. Cela vous donnera un forum pour discuter des choses difficiles sur lesquelles vous voulez que vos coéquipiers travaillent. Si vous ne savez pas comment vos coéquipiers réagiront aux critiques, commencez par les planifier tous les mois et commencez par des tâches simples pour voir comment vos coéquipiers réagissent.

Rétrospective par équipe (trimestriel)

Quand j'ai travaillé chez Dirtybit, nous avons lancé un jeu qui s'est avéré un échec. La veille de son lancement, nous avons décidé d'évaluer le processus de développement. C'était la première fois que nous l'évaluions. En l’évaluant la veille de son lancement, nous avons évité d’évaluer sur la base des résultats, mais plutôt sur le processus. Nous avons utilisé la méthode "Rétrospective" pour le processus d'évaluation et nous l'avons trouvé si utile que nous l'utilisons aujourd'hui pour la plupart de nos efforts d'évaluation chez Megacool.

Quand vous faites une rétrospective, vous vous concentrez sur:

  • Continuer: Qu'est-ce qui fonctionne?
  • Début: Que peut-on améliorer la prochaine fois / devrions-nous commencer à faire?
  • Stop: Que ne devrions-nous pas continuer à faire?

Au fur et à mesure que notre startup évolue, nous faisons maintenant une rétrospective pour chaque sprint, chaque hackathon et chaque trimestre sur le processus d'équipe. Pour la rétrospective par équipe, nous abordons différents sujets et réalisons des rétrospectives individuelles pour chacun. Pour Megacool, ce sont:

  • Produit et processus
  • Administration, comptabilité, communication, stratégie et bureau
  • Croissance personnelle et culture

Ces sujets ont été personnalisés pour nous et peuvent ne pas fonctionner pour vous. Lorsque nous faisons cet exercice, nous avons besoin de tout le monde. Plus l'équipe est grande, plus elle est importante! Chacun dispose de deux minutes pour écrire ses réflexions sur chaque sujet, avant de se déplacer en cercle pour recueillir ses commentaires. Lorsque tout est répertorié, nous discutons et convenons des actions appropriées et déléguons la responsabilité. Après chaque session, faites un sondage rapide pour voir si votre équipe a aimé le processus et si quelque chose peut l’améliorer.

Voici un exemple de notre dernière rétrospective d’équipe sur le sujet: Produit et processus. Comme vous pouvez le constater, les commentaires sur Poursuivre et Démarrer sont répartis de manière uniforme, alors que Stop est vide. Habituellement, seuls quelques articles sont listés à l’arrêt, mais nous le trouvons toujours utile.

Équipe câlins

Un bonus pourboire pour tous ceux qui ont de petites équipes au même endroit. Ceci est un bizarre, mais cela fonctionne à merveille.

Être cofondateur, c'est comme être marié, sauf le sexe. Comme dans toute relation, vous ne devriez pas vous coucher sans régler vos problèmes. En tant que co-fondateurs, il n’est pas possible d’avoir une relation sexuelle fictive après une discussion frustrante.

Nous avons donc pris l’habitude de nous donner toujours une bonne nuit avant de quitter le bureau à la fin de la journée! Étant donné que vous ne voulez pas être proche de, ou toucher quelqu'un, avec lequel vous êtes très frustré, cela nous oblige à en parler ou à se demander si c'est un gros problème après tout. Comme dans toute relation, vous devez choisir vos batailles et vous serrer dans vos bras nous rappelle pourquoi nous faisons ce que nous faisons et pourquoi nous voulons le faire ensemble.

Cela a commencé lorsque les fondateurs ont partagé un petit appartement à San Francisco. Nous vivons maintenant séparément mais avons continué à le faire en quittant le bureau pour la nuit. Ainsi, dans notre espace de coworking, tout le monde croit maintenant que les Norvégiens sont très à l'aise avec les contacts physiques et se serrent tout le temps entre eux, ce qui est généralement le cas pour ceux qui savent que les Norvégiens ne le sont pas!

Ces notes sont basées sur une présentation que j'ai faite lors de la journée des fondateurs de Slush 2016. Je tiens à remercier Andreas Saari pour cette opportunité. Merci à Tiff d'avoir lu les ébauches de ceci.

Je relève le défi d'écrire et de publier quelque chose de nouveau chaque jour pendant une semaine. Si vous voulez lire ce qui suit, abonnez-vous ici et découvrez ce que mon challenger écrit sur son blog. Vous pouvez également m'aider à comprendre quoi écrire en postant des questions dans les commentaires ou sur Twitter.

Cet article est publié dans The Startup, la plus importante publication d’entrepreneurs de Medium, suivie de plus de 277 050 personnes.

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