Comment créer et gérer une équipe d'ingénierie répartie géographiquement

Chez Initialized Capital, notre part des investissements en dehors de la région de la Baie de San Francisco a atteint environ le quart de notre fonds le plus récent, car le coût de fonctionnement et les outils de communication améliorés ont rendu la collaboration à distance plus facile et moins onéreuse.

Fred Stevens-Smith et Russell Smith ont cofondé Rainforest QA, une plateforme qui assigne et collecte rapidement des tests d’assurance qualité pour des produits Web et mobiles à des dizaines de milliers de testeurs dans le monde entier.

Bien que je reste personnellement un ardent défenseur de la construction d'infrastructures, de capacités et de logements dans la région historique de la baie de Silicon Valley, nous soutenons les entrepreneurs de tout le pays, y compris certains de nos investissements les plus récents dans des startups basées dans des villes telles que Atlanta, Chicago, Los Angeles et Seattle. Nous pouvons faire les deux à la fois.

Les questions pour les fondateurs sont:

  • Si vous avez une équipe technique répartie, comment gérez-vous et embauchez-vous?
  • Comment construisez-vous une culture d'entreprise cohérente où les membres de votre équipe sont sur la même page?
  • Ou devriez-vous même aller à distance en premier lieu? Est-ce que cela a du sens pour ce que votre entreprise fait?

Une de nos sociétés, Rainforest QA, est physiquement basée au centre-ville de San Francisco, mais son équipe d'ingénieurs de 22 personnes vit dans le monde entier, de l'Afrique du Sud à l'Amérique du Sud, en passant par l'Europe. La société, qui a mis en place une plate-forme de gestion des tests d’assurance qualité pour les développeurs Web et mobiles dans le monde entier, a même commencé à gérer les ventes et le succès des clients à distance, et a récemment clôturé une série B de 25 millions de dollars.

L’équipe de Rainforest, composée d’une centaine de personnes, travaille dans le monde entier. Ils collaborent dans le cadre de réunions Zoom en ligne et sont régulièrement convoqués à San Francisco pour assister à des réunions entre leurs mains.

Tout au long de ce processus, ils ont développé une culture, des systèmes et des outils permettant de gérer une petite équipe d'ingénieurs dispersée géographiquement.

Voici quelques-uns de leurs apprentissages et pratiques:

Comment embaucher

L'évaluation en ligne: Rainforest procède tout d'abord à une sélection avec un défi de base qu'un candidat peut compléter lui-même. «Si vous avez fait de l’ingénierie ou du piratage pour le plaisir, vous devriez être capable de le faire rapidement», a déclaré le cofondateur et directeur des technologies de l’information, Russell Smith.

Écran du téléphone: une fois que cela est terminé, un candidat à la location peut postuler pour un poste spécifique et consulter un écran du téléphone qui consiste en 20 minutes de «tâches techniques de bas niveau». Le but ici est de vérifier si le candidat peut coder à le tout avec des questions simples pour voir comment les candidats manipulent les tableaux et les boucles, ainsi que des questions SQL de base pour les rôles d'arrière-plan.

«C’est un livre ouvert et nous essayons d’éliminer délibérément le stress», a-t-il déclaré. S'ils réussissent cette partie, Rainforest enverra un paquet de bout en bout expliquant les étapes restantes de l'interview.

Heure de piratage en ligne: après l’écran téléphonique de 20 minutes, il y a une «heure de piratage», où les candidats sont invités à choisir un projet open source ou secondaire, puis à proposer quelques bugs ou fonctionnalités à corriger ou à ajouter. Ils planifient ensuite un Hangout Google avec un membre de l'équipe où ils peuvent parcourir leur solution. Auparavant, les candidats possédaient des fonctionnalités telles que l’ajout de l’authentification Google à un système de gestion des tâches.

Offre conditionnelle et semaine de hack: si les candidats réussissent avec succès l'heure du hack, ils reçoivent une offre formelle - et conditionnelle -. Trois options s'offrent à eux - haute, faible et moyenne entre équité et salaire - et cela dépend de la réussite d'une «semaine de piratage» payée avec l'entreprise, ce qui revient à travailler comme une semaine là-bas, sauf avec des tâches prédéfinies. .

«Cela aide les personnes qui ne sont pas aussi douées pour les entretiens traditionnels», a déclaré Smith.

Ne faites pas voler les candidats pour les essayer pour des rôles distants

Rainforest n’a pas à faire venir des personnes pour des interviews. Ils ont découvert que les recrues potentielles ne se comportaient pas vraiment de la même manière si elles travaillaient à distance.

"Si je vous emmène de New York, et que vous n’avez aucune distraction, comme des amis, des animaux de compagnie ou la vie de famille, car vous êtes dans un hôtel, vous vous comporterez différemment", at-il déclaré.

«Embaucher des ingénieurs à distance en les envoyant par avion s'est avéré un désastre. Les grands ingénieurs - et les gens formidables - peuvent parfois se montrer merdiques d'être distants », a déclaré Smith. «La raison est qu’ils n’ont jamais travaillé à distance auparavant et qu’ils ne sont pas habitués aux distractions à la maison, ils sont donc optimistes.

Pour les rôles en personne, les candidats entrent et travaillent toujours à partir du bureau. Mais pour les postes distants, Rainforest n’interviewe à distance et n’engage que des candidats, afin qu’ils puissent avoir une image plus précise de la façon dont ils travailleraient comme s’ils étaient ingénieurs à distance.

Comment créer une culture d'entreprise avec des travailleurs du monde entier

AMA ou Ask Me Anythings: le PDG, Fred Stevens-Smith, dirige une AMA dans laquelle l’équipe peut poser des questions, y compris des questions anonymes, et y répondre au moyen d’un zoom. Tout commence par une synthèse de l'entreprise de dix à vingt minutes, puis Stevens-Smith répond aux questions générales de l'AMA, un peu comme une réunion Google TGIF effectuée uniquement en ligne.

«Nous venons de voler l’idée de Reddit», a déclaré Smith.

La société a reçu des informations sur des changements tels que l'amélioration des contrôles de température dans les bureaux pour obtenir de meilleurs équipements, tels que des microphones et des caméras de meilleure qualité, pour interagir avec d'autres travailleurs distants. Mais ils ont également engagé des discussions plus approfondies sur la collecte de fonds et l’embauche. L’une des suggestions de ces sessions de l’AMA était de permettre aux membres de l’équipe Rainforest d’effectuer une alternance de semaines distantes, de leur permettre de découvrir la culture distante de la société et de voir en quoi elle était bénéfique et où elle présentait des lacunes.

Trois à quatre fois par an sur les sites: environ une fois par trimestre, tous les membres de l'équipe distante sont accueillis par avion. Rainforest aura une entreprise à part entière, puis sera assignée à un jumelage avec d'autres équipes.

Au début, quand l'entreprise ne comptait que 10 personnes, les gens discutaient simplement de produits, mangeaient et buvaient ensemble. Mais, à mesure que l'entreprise évoluait, les sites sur site se sont davantage structurés avec des AMA, puis se sont regroupés comme des compétitions ou des jumelages entre ingénieurs et non-ingénieurs. Il ya une roulette pour le déjeuner, où les membres de l’équipe sont regroupés pour le déjeuner et où les travailleurs locaux de Rainforest peuvent montrer à leurs collègues distants des endroits spéciaux de la ville.

Plus récemment, alors que la société comptait plus de 100 personnes, elle a ajouté des éléments plus centrés sur le travail, tels que des entretiens internes de différentes équipes et des présentations où les membres de l’équipe ont mis au point ce qu’ils ont construit. Il y a aussi au moins un dîner d'équipe complet, puis une sortie de groupe.

Gestion du développement de produits: Rainforest propose de nombreuses réunions permanentes typiques d'une structure d'ingénierie non distante et non distribuée. Il y a des réunions de planification de sprint, des réunions de responsables techniques ainsi que des réunions d'équipe régulières pour les ingénieurs débutants, les ingénieurs principaux, les opérations et la science des données.

Pour les réunions d’équipe, il incombe généralement aux responsables d’organiser des réunions à des moments qu’ils jugent équitables et appropriés sur tous les fuseaux horaires. Mais les clients potentiels sont encouragés à éviter les réunions inutiles et à faire les choses de manière asynchrone lorsque cela est possible.

Russell Smith, le responsable de la technologie, laisse son calendrier public et accepte les réunions à l’heure convenable.

Commentaires et évaluation: «Cela fonctionne exactement comme dans une équipe d'ingénierie normale», a déclaré Smith. "S'ils ne livrent pas ou s'ils restent bloqués, c'est la même chose." Smith a déclaré qu'ils suivaient ce que les ingénieurs produisent sur Jira, après avoir précédemment utilisé Github.

Promotions et carrière: Depuis que Rainforest a embauché Derek Choy en tant que vice-président de l’ingénierie et désormais directeur de l’information, la société a mis en place un système de projets inter-équipes qui ne sont pas uniquement gérés par les gestionnaires existants, mais qui impliquent également la participation de membres de l’équipe. curieux ou aspirent à être sur la piste de gestion.

«C’est génial de regarder cela. Cela donne aux gens le goût de voir si c’est vraiment ce qu’ils veulent ou non, ce qui les aide à planifier avec leur supérieur hiérarchique ce qu’ils aimeraient vraiment faire», a déclaré Russell Smith.

L'échelle de carrière varie selon les équipes. Dans le domaine des ventes, un représentant du développement des ventes pourrait devenir un responsable de compte dans l’équipe des petites et moyennes entreprises. Du côté de l’ingénierie, il existe un système classique à deux voies composé de gestionnaires et de contributeurs individuels. Un contributeur individuel peut passer du statut d'ingénieur débutant à celui d'ingénieur en personnel, puis d'architectes qui travaillent aux côtés de toutes les équipes.

Rainforest a formalisé les cheminements de carrière des contributeurs individuels et des pistes de gestion avec des attentes plus clairement définies en matière de responsabilités dans chaque rang et comment, quand et pourquoi les personnes sont promues.

Au total, cela a permis à la société d’opérer de manière partiellement géographique, avec un chiffre d’affaires inférieur à 1% par mois.

"Si vous envisagez de créer une équipe à distance, c'est plus simple que jamais, en partie grâce aux améliorations technologiques apportées au chat vidéo, aux outils de planification et de flux de travail, et en partie au fait de devenir plus commun en général", a déclaré Smith. «En observant les autres et en voyant cela dans nos premières équipes non distantes, il est tout à fait possible de s’adapter, mais c’est plus difficile. Soyez délibéré, acceptez les avantages et les inconvénients! ”