Comment construire votre propre système de productivité

Une journée a toujours 24 heures. Le temps est la seule ressource qui soit exactement la même pour tout le monde sur cette planète. C’est pourquoi la gestion efficace du temps est une compétence si précieuse. Savoir organiser votre productivité et votre travail vous donne un avantage sur tous les autres. Vous devenez un magicien du temps.

Mais c’est aussi une compétence rare. Une gestion efficace du temps est difficile. Certaines personnes ont mis en place un système pour gérer leur travail. Et d’autres encore ne savent même pas par où commencer.

Dans cet article, je vais expliquer comment vous pouvez créer votre propre système de productivité afin de gérer votre temps efficacement.

Tout ce dont nous avons besoin est de 5 étapes:

  1. Éliminer avant d'optimiser
  2. Construisez votre système de productivité
  3. Incorporer des hacks de productivité
  4. Trouvez vos vraies tâches
  5. Déléguer efficacement

Examinons chacun en détail…

# 1 Éliminer avant d'optimiser

J'ai eu plus de 300 Go de photos et de vidéos.

Nos smartphones nous ont permis de prendre des photos tous les jours avec un clic de souris. Au fil des ans, j'ai accumulé des milliers de vidéos et de photos. Il y a quelque temps, j'ai copié les dossiers dans Dropbox et sur un disque dur externe afin d'avoir une sauvegarde à plusieurs endroits au cas où quelque chose se passerait mal.

Au fil des ans, je me suis efforcé de supprimer des images floues ou similaires, de renommer des dossiers, de cataloguer par année. Je le faisais normalement dans le dossier Dropbox, ce qui signifiait que les deux autres sources - mon ordinateur et le disque dur externe - seraient une "ancienne version". Lorsque j'avais de nouvelles photos, je les mettais sur le disque dur de l'ordinateur.

J'ai visité le Japon et les États-Unis cet été et je voulais copier les photos de mon appareil photo dans ma photothèque. La question était: laquelle? Dropbox était probablement la version la plus récente, mais elle ne contenait pas toutes les photos de mon téléphone, qui se trouvaient sur mon disque dur. Le disque dur externe avait une version plus ancienne des deux, mais je ne savais pas quel âge. J'ai décidé qu'il était temps d'organiser et d'optimiser une fois pour toutes ma collection de photos.

La première chose que j'ai faite? J'ai éliminé avant d'optimiser. Je ne disposais pas de 300 Go de photos et de vidéos, mais de 100 Go de photos uniques. Cela tomberait probablement entre 40 et 60 Go une fois les images inutiles supprimées.

J'ai donc combiné tous les dossiers dans un dossier et commencé à supprimer les doublons (j'ai utilisé un logiciel pour automatiser ce processus). J'ai utilisé l'une des règles de gestion du temps les plus efficaces - la règle des 80/20 - pour économiser rapidement beaucoup d'espace: est-ce que 20% des photos occupaient 80% de l'espace? Effectivement, quelques vidéos répétées occupaient la plus grande partie de l’espace. En moins de 5 minutes, je ne disposais plus que de 200 Go.

Une fois tous les doublons supprimés, je pouvais commencer à choisir manuellement les photos à conserver (oui, conservez, au lieu de supprimer; une citation du livre de Kondo a changé ma perspective: «il ne s'agit pas de ce qu'il faut supprimer, mais de ce qu'il faut conserver. ). Lorsque vous ne gardez que les choses que vous aimez, vous aimez soudainement chaque image.

Maintenant, je prends quelques minutes à la fin de chaque journée pour parcourir un dossier et décider de ce qu’il faut conserver. Cela prend environ 10 minutes par jour et je devrais avoir terminé dans quelques semaines. C'est la deuxième étape - utiliser un système de productivité.

Quelle est la morale ici? Prendre tout ce que vous avez et commencer à optimiser tout de suite est une erreur de recrue classique.

Si vous essayez d’optimiser votre travail quotidien, écrivez sur un morceau de papier toutes vos tâches et prenez quelques minutes pour y réfléchir. Ensuite, pour chaque tâche, posez la question suivante: «Cette tâche contribue-t-elle à mon objectif?»

Purgez tout ce qui ne vous aide pas à progresser dans la réalisation de vos objectifs. Éliminer avant d'optimiser.

# 2 Construisez votre système de productivité

Très bien, vous avez éliminé tout ce qui n’est pas essentiel et il vous reste maintenant des tâches qui contribuent à vos objectifs. Maintenant, il est temps de mettre en place un système de productivité qui fonctionne pour vous afin de hiérarchiser les tâches et d’accomplir votre travail.

Mais d’abord, il est important de comprendre qu’aucun système de productivité n’est parfait. Vous devriez en développer un en fonction de vos besoins et de votre façon de travailler. Ce que vous voulez faire, c'est prendre des idées d'autres systèmes et ensuite construire votre propre système personnalisé spécialement conçu pour vous. Une fois que vous avez configuré le cadre principal (le "cerveau" de votre système, si vous le souhaitez), vous pouvez ensuite l'amener à un niveau micro et commencer à optimiser certaines parties de ce système à l'aide de piratages de productivité.

Pour commencer, voici quelques systèmes de productivité bien connus:

  • To-Do List: le système de productivité le plus simple et la base de nombreux autres cadres; a beaucoup de variations, comme le système "Must Do" ou la méthode Ivy Lee
  • 7 Habits: basé sur «Les 7 habitudes des personnes très efficaces: des leçons puissantes dans le changement personnel» de Steven Covey, il explique comment changer notre façon de penser le travail et la vie; voici un excellent article qui peut servir d’introduction
  • Getting Things Done (GTD): basé sur le livre de David Allen «Obtenir des résultats: l’art de la productivité sans stress»; voici une explication simple de son fonctionnement
  • Zen to Done (ZTD): d'après le livre de Leo Babauta «Zen to Done: le système de productivité simple par excellence», construit sur GTD mais se concentre sur les habitudes plutôt que sur le système
  • Kanban: un système de productivité visuelle popularisé par le cadre de développement de projet Agile et idéal pour le travail d'équipe. voici une brève introduction sur son fonctionnement
  • Ne cassez pas la chaîne: popularisé par Jerry Seinfeld et l’un des systèmes les plus simples du marché; J'ai écrit à ce sujet en discutant du calcul de la productivité
  • La technique de Pomodoro: basée sur le livre de Francesco Cirillo "La technique de Pomodoro: le système de gestion du temps plébiscité qui a transformé notre façon de travailler", c’est un système simple qui permet de découper le temps et de compléter des blocs de travail en profondeur; Voici une simple introduction à la productivité Pomodoro

Prenez quelques minutes pour en savoir plus sur chaque système et son fonctionnement. Ce que nous voulons faire, c'est prendre les meilleures parties et créer notre propre système. Vous seul pouvez définir quelles sont les "meilleures parties".

Voici les principes d'un système de grande productivité:

  • Facile à apprendre: si cela vous prend plus d’une heure pour apprendre ce système, vous le faites mal
  • Rapide à configurer: il faut quelques minutes pour configurer votre système, pas des heures
  • Maintenance réduite: le système vous permet de travailler plus rapidement et nécessite un minimum de temps d'utilisation. plus vous pouvez le rendre meilleur, sans frottement
  • Modélisez votre style de travail: un bon système de productivité prend en charge votre façon de travailler et non l'inverse. il devrait également être facilement adaptable à plusieurs types de styles de travail
  • Adaptable: il est simple d’ajuster le système pour différentes personnes, où tout le monde peut ajouter ses hacks de productivité préférés; particulièrement pertinent si utilisé par une équipe
  • Facile à collaborer: il devrait être facile d’adapter votre système à une personne ou à dix mille

# 3 Incorporer des hacks de productivité

Une fois que vous avez configuré votre système de productivité, vous pouvez examiner les problèmes au niveau le plus bas et commencer à y incorporer des règles et des hacks de la productivité.

Considérez votre système de productivité comme le système d'exploitation principal de votre ordinateur ou de votre téléphone. Les hacks de productivité que vous intégrez à ce sont vos applications. Ils devraient tirer pleinement parti de votre système d'exploitation et améliorer votre expérience de travail.

Je vais énumérer quelques-uns de mes favoris comme source d’inspiration, mais n'hésitez pas à faire votre propre recherche et à intégrer ceux que vous préférez:

  1. La règle des 2 minutes: si quelque chose peut être fait en deux minutes, faites-le; si quelque chose prend plus de deux minutes, lancez-le
  2. Pomodoro Technique: peut également être utilisé comme un bidouillage s'il n'est utilisé que pendant une partie de la journée; Je l'utilise le matin en faisant deux “pomodoros” d'écriture avant de passer à autre chose; utilisé correctement, c’est un hack de gestion du temps très efficace
  3. Mode avion: laissez votre téléphone en mode avion lorsque vous effectuez un travail en profondeur. vous pouvez également créer des règles, comme par exemple garder votre téléphone en mode avion entre 21 h et 11 h
  4. Pas de notifications: désactivez toutes les notifications sur votre téléphone, votre tablette et votre ordinateur.
  5. Règle 80/20: j'ai utilisé cette règle dans l'exemple d'organisation des photos; toujours se concentrer sur les 20% de choses qui vous apportent 80% des résultats
  6. Temptation Bundling: effectuez des tâches fastidieuses en les associant à quelque chose que vous aimez vraiment, comme écouter votre liste de lecture préférée tout en répondant aux courriels du support client
  7. Batching: des tâches similaires qui appellent des mentalités similaires, vous pouvez travailler efficacement sur plusieurs tâches sans perdre votre flux de travail, telles que le traitement de tous les courriels, Slack, appels téléphoniques et autres communications à la fois ou la mise à jour simultanée de plusieurs feuilles de calcul associées (merci, Elon!)
  8. Utiliser la loi de Parkinson: réduire le temps disponible pour terminer une tâche est plus rapide (je l’utilise maintenant pour cet article car à l’origine, il prenait trop de temps pour le terminer)
  9. Planifiez pendant le week-end: planifiez votre prochaine semaine de travail le dimanche; capturez votre plan dans un courrier électronique et vous l'envoie afin que vous puissiez y accéder quotidiennement

# 4 Trouvez vos vraies tâches

Il est temps de passer à l’étape suivante de la gestion efficace du temps: trouver vos vraies tâches.

Même après avoir éliminé toutes les tâches qui n’ont pas contribué à vos objectifs, il vous reste encore beaucoup à faire. Mais ils ne sont pas tous égaux: nous devons les évaluer en termes d’importance et d’urgence. Seules les tâches urgentes ET importantes sont ce que j’aime appeler «tâches vraies».

Utilisons un hack de productivité appelé Eisenhower Matrix pour trouver vos vraies tâches. Prenez votre liste de toutes vos tâches et insérez-les dans cette matrice (à présent, vous ne devriez plus avoir de tâches en mode «Supprimer», comme nous l'avons fait dans la première étape):

L'avantage de cette matrice est qu'elle peut être utilisée pour des plans de productivité généraux («Comment dois-je faire cette semaine?») Et pour des plans quotidiens plus petits («Que dois-je faire aujourd'hui?»).

Les tâches urgentes et importantes sont des choses dont vous avez besoin pour être réactif ET contribuer à la réalisation de vos objectifs à long terme:

  • Un courriel important de votre patron à propos d’un projet que vous dirigez
  • Appeler un gros client pour conclure une vente
  • Rédaction et publication d'un article en ligne

Pendant ce temps, les tâches urgentes mais non importantes contribuent toujours à votre objectif, mais font principalement partie du processus.

Utilisez la matrice Eisenhower tous les matins (ou mieux encore, effectuez vos tâches la veille) comme outil de gestion du temps efficace pour vous aider à déterminer ce qui ne bouge pas et ce qui ne fait pas avancer les objectifs.

# 5 Déléguer efficacement

Il est temps de passer à l’étape la plus difficile et sans doute la plus difficile de la mise en place d’un système de productivité: la délégation des pouvoirs.

Déléguée, la délégation peut être une expérience extrêmement frustrante. Vous vous retrouvez avec un travail bâclé et un retard des délais ou des lancements. Voici quelques-unes des choses que j'ai apprises au fil des ans sur la délégation efficace:

  • Déléguer à la bonne personne: assurez-vous que la personne à qui vous déléguez la tâche possède toutes les compétences nécessaires et est capable de faire le travail.
  • Fournissez des instructions claires: écrivez un manuel pas à pas de la tâche à accomplir et soyez aussi précis que possible; pour certaines tâches, comme la saisie de données, j'enregistre normalement une vidéo de mon écran en faisant quelques entrées à titre d'exemple, en utilisant Recordit
  • Définir les résultats: vous devez préciser ce qui est attendu une fois la tâche terminée, quelle est la mesure du succès et la date limite pour la mener à bien.
  • Demandez des précisions: une fois que votre membre de l'équipe a lu / vu vos spécifications, demandez s'il y a quelque chose qui manque de clarté dans vos spécifications et expliquez-les plus en détail (réécrivez les spécifications si nécessaire).
  • Demandez-leur de vous expliquer la tâche: la dernière étape consiste à leur demander de vous expliquer, en utilisant leurs propres mots, quelle est la tâche; si à un moment donné quelque chose ne va pas ou pas exactement ce que vous voulez / avez besoin, clarifiez

Cette histoire est publiée dans The Startup, la plus grande publication d’entrepreneurship de Medium, suivie de +367 349 personnes.

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