Comment faire une analyse quotidienne de la productivité avec ClickUp

Peut-être que votre journée est un trou géant.

Y at-il un moyen de rendre votre journée hermétique et solide?

Dans cet article, vous verrez pourquoi un examen quotidien de la productivité peut vous aider.

Qu'est-ce qu'un examen quotidien de la productivité?

Pensez à l’examen quotidien de la productivité comme un résumé de ce qui doit être accompli et de la façon dont vous allez le faire.

Cela implique des listes de tâches, des projets, des tâches et même des rappels aléatoires qui traînent. Un examen quotidien de la productivité vous aidera au début et à la fin de votre journée de travail.

C’est comme une liste de tâches surchargée.

Certes, une liste de tâches à faire en fait partie, mais elle fait également le point sur toutes les petites tâches que vous devez effectuer, de la vérification des e-mails à la réalisation de quelques appels téléphoniques.

Avantages d'une analyse quotidienne de la productivité

  1. Les petites choses deviennent évidentes.

La prise de conscience est essentielle pour combler ces lacunes dans votre vie quotidienne. Et pour cela, vous avez vraiment besoin d’un emplacement unique pour toutes vos informations. C’est plus facile à dire qu’à faire, mais ClickUp vous offre également un espace pour la gestion des tâches personnelles et les projets professionnels.

Avec les applications mobiles, de bureau et de navigation, ClickUp vous suit où que vous soyez.

Vous pouvez configurer des projets, des tâches et des utilisateurs dans ClickUp. Plus de détails suivront dans cet article pour vous aider à vous organiser.

2. Concentrez votre temps sur vos tâches les plus importantes. Une fois vos tâches évaluées, il est temps de les classer en fonction du temps dont vous disposez.

Vous serez plus concentré sur les tâches qui comptent. Pas plus de distractions et de surcharge. Votre revue de productivité vous indiquera le nombre de tâches que vous avez terminées.

3. Prioriser vers vos objectifs. Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez commencer à aligner vos tâches et vos projets sur ces objectifs. Vos objectifs les plus prioritaires resteront vos priorités, pas seulement occuper de l’espace serveur dans la boîte de réception du service des ressources humaines.

Ces objectifs se répercuteront sur votre bilan de productivité quotidien et sur votre façon de travailler chaque jour.

Comment faire un examen quotidien de la productivité

Avant de pouvoir revoir le travail, vous devez le faire.

Mais pour jauger avec précision le travail que vous avez accompli, vous devez avoir un moyen de savoir sur quoi vous travaillez et de le mesurer.

Essayez un certain système si vous avez besoin de plus de spécificité, mais la plupart de ces systèmes suivent ces étapes:

1. Recueillir les informations nécessaires

Avant de définir votre liste de tâches et tâches quotidiennes, il est important de rassembler toutes les informations dont vous avez besoin. Ce sont les endroits où les tâches, les informations et les événements sont communiqués le plus souvent:

  • Outil de communication Slack / Team
  • Notifications dans ClickUp
  • Messages de textes ou d'autres médias sociaux
  • Notes et rappels de Notepad par ClickUp ou d'autres applications de prise de notes

Avec ClickUp, je dépends des notifications pour toutes les tâches immédiates, puis je vérifie les dates d'échéance pour les tâches relatives à tous nos projets. Je fais ensuite une liste et je peux cocher ce qui doit se passer pour la journée.

ClickUp fournit toute la granularité dont vous avez besoin. Vous pouvez créer de grandes tâches (Créer une plate-forme Powerpoint), puis inclure des sous-tâches (Rechercher des images pour la plate-forme Powerpoint).

Ou vous pouvez faire des tâches plus petites dans votre liste PowerPoint. ClickUp vous donne beaucoup de flexibilité pour organiser vos tâches et votre travail.

2. Tâches par lots

Ceci regroupe des tâches similaires, puis les complète.

Par exemple, si vous devez répondre à plusieurs courriels, faites-les tous en même temps au lieu de les répartir tout au long de la journée. Ou consacrez deux blocs de temps pendant la journée aux réponses par courrier électronique.

Quand est votre prochain rendez-vous ou rendez-vous pour le déjeuner?

Que pouvez-vous commencer même un peu avant ce rendez-vous?

ClickUp offre des moyens faciles de planifier votre journée.

3. Assigner des tâches

Maintenant, si vous savez ce qui doit être fait, il est temps de décider si c’est à vous de le faire. C’est là qu’un outil de gestion de projet comme ClickUp fait des merveilles.

4. Prioriser

L'utilisation des priorités vous permet, à vous et à votre équipe, de savoir sur quoi commencer, en particulier si plusieurs tâches ont les mêmes échéances.

5. Mesurer avec le reporting

Combien avez-vous accompli et sur quoi avez-vous travaillé?

C’est là que la valeur de ClickUp brille vraiment et que la revue de productivité quotidienne prend forme.

  • Nombre de tâches accomplies
  • Nombre de tâches travaillées
  • Temps travaillé par rapport au temps estimé
  • Nombre de tâches en retard
  • Nombre de notifications non effacées
  • Points totaux

C'est parfait pour la collaboration en équipe, mais peut également être utilisé pour des tâches personnelles.

Même si vous n'avez pas terminé une tâche ce jour-là, vous pouvez évaluer votre travail. Vous pouvez voir le nombre de tâches sur lesquelles vous avez travaillé ou suivre votre temps pour savoir combien de temps vous avez travaillé sur quelque chose.

Avec les rapports dans ClickUp, vous pouvez mesurer le nombre de tâches que vous avez effectuées pour le jour, la semaine ou le mois. Cela vous aidera à évaluer vos progrès chaque semaine et chaque jour et à déterminer si vous apportez des améliorations progressives.

Conclusion: que se passe-t-il si vous êtes 1% plus productif?

Oui, s’organiser et commencer une revue productive quotidienne prend quelques minutes de plus de votre journée.

Vous créez une base idéale pour votre journée de travail et votre entreprise. Les 10 à 15 minutes supplémentaires qu’il faut auront de nombreux avantages.

Les progrès peuvent être lents au début. Que faire si vous êtes seulement 1% plus productif chaque jour avec cette méthode?

Publié à l'origine sur https://clickup.com le 2 avril 2019.