Comment animer des réunions comme un humain

Cet article a été rédigé par Bernard Ferguson, responsable de programme senior au sein de notre département R & D, et a également été publié sur le blog Atlassian.

Un animateur de réunion qualifié peut amener un groupe à discuter, débattre et, surtout, décider de beaucoup de choses en peu de temps. Le problème, c’est que la plupart des équipes n’ont pas de responsables de programme ni d’entraîneurs agiles pour assumer ce rôle. Alors que le lieu de travail moderne devient de plus en plus collaboratif, il est de plus en plus important pour tous les membres de l’équipe de savoir comment animer les réunions.

Mais le manque d'expérience en matière de facilitation et la peur d'être jugé sévèrement peuvent dissuader même les personnes les plus semblant dignes de confiance de diriger une session. Cela fait des années que je fais cela, et des doutes persistent encore. Que se passera-t-il si le rythme est trop rapide ou trop lent? L'ordre du jour est-il présenté au bon niveau? Comment l'ambiance dans la pièce changera-t-elle si je «double-clique» sur une vérité inconfortable qui est soulevée? Est-ce que je pourrai convaincre l'inévitable personnalité forte de la pièce de se mettre à l'écoute de ses pairs? Sheesh. Autant de facteurs x à suivre.

La bonne nouvelle est que l'animation de réunions est simplement une compétence que vous devez exercer. Pour vous aider à construire vos côtelettes et à vaincre vos peurs, voici quelques conseils et astuces qui augmenteront votre confiance en vous.

Mettez cette histoire en signet afin que vous puissiez la consulter rapidement la prochaine fois que vous animerez une réunion.

Fermer pour ouvrir

Les gens sont beaucoup plus engagés dans les discussions s’ils ne renvoient pas de courrier électronique ou ne vérifient pas Facebook. Par conséquent, adoptez une approche intransigeante et demandez à ce que tous les ordinateurs portables, tablettes et téléphones soient éteints, en particulier si vous organisez une réunion rétrospective ou une autre réunion axée sur l’écoute et le partage actifs. La seule exception est le scribe de la réunion, qui obtient un laissez-passer pour utiliser le périphérique de son choix pour prendre des notes. Ne commencez pas la réunion tant que tout le monde n’a pas été syntonisé et prêt à contribuer.

Si quelqu'un insiste pour dire qu'il doit travailler sur autre chose pendant la réunion, donnez-lui la permission de quitter la salle et allez faire ce travail. De toute façon, ils auront plus de facilité sans la distraction des gens qui parlent autour d’eux.

Utilisez le pouvoir du stylo

Parfois, il y a une «célébrité» dans la salle: une forte personnalité avec des opinions fortes, très respectée par les autres personnes du groupe. Ils peuvent dominer la discussion (généralement sans le vouloir), ou même la perturber en dirigeant leur propre agenda.

Donnez-leur un stylo et demandez-leur de se charger de capturer les idées sur le tableau blanc. Non seulement cela les oblige intrinsèquement à écouter (c'est-à-dire à créer un espace pour que les autres parlent), vous évitez également le scénario où ils s'assoient au fond de la salle pour écumer des idées divergentes des leurs. Pas de chahuteurs, s'il vous plaît.

S’ils sont un puissant détracteur ou s’ils tiennent vraiment à la séance, partagez l’ordre du jour et les objectifs à l’avance afin d’obtenir leurs commentaires avant la réunion. Aidez-les à entrer prêts à apporter une contribution constructive.

Opérer en questions

En tant que facilitateur, ce n’est pas à vous d’avoir toutes les réponses. Cependant, votre travail consiste à amener le groupe à répondre. Cela signifie poser les bonnes questions au bon moment. Lorsqu'elles sont bien exécutées, des questions pointues remettent en question les hypothèses qui pourraient les empêcher de se rendre à ce moment «ah-ah!».

Même si vous pensez avoir The Answer ™, résistez à la tentation de la proposer. Au lieu de cela, posez des questions dirigées qui guident le groupe vers cette réponse (cela aura plus de sens si elles arrivent à cette conclusion elles-mêmes). Voici quelques anciens favoris génériques que vous pouvez personnaliser:

  • Pouvez-vous développer sur ce point?
  • Cette conversation nous amène-t-elle dans la direction que nous voulons?
  • Votre dernier point m'intrigue, mais il semble contre-intuitif - dans quel contexte pensez-vous que cela s'applique?
  • Comment résumeriez-vous cela?
  • À quoi cela ressemblerait-il?
  • Qu'est-ce que cela te fait ressentir?
  • Pourquoi?
  • Comment évalueriez-vous le succès dans ce cas?

Bien sûr, poser les bonnes questions nécessite une écoute attentive. Laissez au groupe l’espace nécessaire pour parcourir les idées qui viennent rapidement et faites attention à ce qu’il dit afin de savoir quelles questions peuvent amener le groupe à réfléchir plus profondément. Mais généralement, restez en dehors de la discussion jusqu'à ce qu'elle soit bloquée ou commence à tourner en rond.

Lire la salle

Branchez-vous sur l'énergie de la pièce et recherchez des files d'attente visuelles comme le langage corporel. Les gens trépignent-ils de frustration? Les regards de mécontentement ou de désaccord abondent-ils? Ce sont des signes que vous devez intervenir. Il est également correct de jauger les sentiments dans la pièce en se demandant simplement: est-ce que cela résonne? Sommes-nous à l’aise avec les progrès accomplis?

Mettre l’accent sur l’état émotionnel du groupe vous aide à comprendre s’ils sont engagés ou déconnectés. Et si le groupe est déconnecté, il est temps que vous interveniez et que vous les guidiez sur un autre chemin.

Obtenir votre radar énergétique calibré prendra du temps, et vous vous y tromperez une ou deux fois. Être attentif et observateur sont les premiers pas.

Se concentrer sur les résultats

Chaque session que vous animez doit avoir un objectif final clair: un objectif à atteindre ou une décision à prendre. Assurez-vous que votre ordre du jour couvre tout cela afin que les participants sachent pourquoi ils sont là et (surtout) ce qu’il faudrait pour que la réunion soit terminée plus tôt.

Cela vaut également la peine de réitérer l’objectif au début de la réunion. Heck, vous pouvez même l’écrire sur le tableau blanc pour servir de garde-corps pour la discussion - surtout s’il est probable que des détracteurs se trouvent dans la salle. Si la discussion se dirige vers un terrier de lapin, vous pouvez rappeler le groupe en rappelant l’objectif de la réunion.

En parlant d'idées hors sujet…

Créer un parking

Si une idée intéressante qui a de la valeur vous intéresse, proposez de créer un «parking» et notez-la (généralement sur le tableau blanc ou dans les notes de réunion). Parce qu’aujourd’hui, il s’agit de clouer votre objectif pour cette réunion.

Savoir que leurs pensées ne sont pas perdues à jamais pour l’éther aide les gens à se concentrer de nouveau sur le résultat escompté.

Connaissez votre public

Examinez les types de personnalité de vos participants et essayez de faire en sorte que tout le monde contribue à la discussion de manière égale (plus ou moins). Les personnes calmes du groupe pourraient ne pas être timides en soi. En fait, ils pourraient avoir beaucoup à dire, si l'occasion se présentait. C’est à vous, en tant que facilitateur, de vous ménager un espace de parole.

Un animateur expérimenté peut même observer les gens qui entrent dans la salle, notant mentalement à qui ils sont assis ou à qui ils évitent. C’est bien de faire preuve de jugement et de réorganiser les chaises (ou les personnes assises où) si cela permet de faire ressortir le meilleur de chacun.

Vous devez également comprendre qui a le dernier mot sur les décisions que vous prenez et les utiliser comme point de départ si le groupe ne parvient pas à un consensus. Cette personne peut être particulièrement utile pour décider qui est propriétaire des articles de suivi.

Frappe tes pieds

Ne les frappez pas physiquement - ça fait mal. Je veux dire, levez-vous, rassemblez-vous autour du tableau blanc et apportez une énergie dynamique à la pièce. Ce n’est pas l’Assemblée générale des Nations Unies, après tout. (Sauf si vous travaillez réellement à l'ONU. Dans ce cas, tant mieux.)

L’un des gestes de facilitation les plus simples que j’aime est que les gens écrivent leurs pensées sur des notes autocollantes, puis qu’ils se dirigent vers l’avant de la salle et leur envoient un tableau blanc ou un papier de boucher. Une fois que tout le monde a fini de publier ses idées, tournez-vous à tour de rôle pour les présenter au groupe. Fonctionne très bien dans les sessions de résolution de problèmes ou de brainstorming telles que la cartographie conceptuelle ou un prémortem

À propos, un tableau blanc, associé au café, constitue sans contredit l’outil le plus novateur de la trousse à outils du travailleur du savoir. Sérieusement!

Ce n’est pas à propos de toi

Moi, je suis ton "bavard" classique. Il n’est donc pas exagéré de se retrouver devant un groupe pour diriger une session. (En fait, lorsque j'apprenais à animer des réunions, le plus difficile était de me taire pour que le reste du groupe puisse parler.)

Être un animateur de réunion efficace tout en étant simultanément un participant à la réunion est presque impossible - vous ne pouvez pas être maître de cérémonie et interprète en même temps. Acceptez le rôle de l’animateur qui consiste à gérer le temps, à encourager la participation et à poser des questions juteuses. Laissez les autres membres du groupe être les stars du spectacle.

Structurez votre ordre du jour de manière à ce que différentes personnes aient la possibilité de mener une partie de la discussion. Cela vous permet de plonger dans l’arrière-plan, d’observer le groupe et de vous concentrer sur la conduite du groupe vers ce résultat ou cette décision.

Organiser des réunions et des ateliers sera maladroit au début, et vous ferez des erreurs. C'est bon! Vous n’avez pas besoin d’être un facilitateur pour sauver votre équipe de plusieurs semaines.

Vos compétences vont s'améliorer avec la pratique. Donc, vous savez ce qui va suivre, non? Sortez et commencez à vous entraîner!

Si vous avez trouvé cette histoire utile, donnez-lui un et suivez Smells Like Team Spirit - faites du travail d'équipe un meilleur endroit, une histoire à la fois.