Comment faire plus avec moins de travail

Publié à l'origine sur JOTFORM.COM

Je vais vous parler de la productivité que ne connaîtront pas la plupart des grands auteurs et des gourous de startups.

Ce n'est pas un hack que vous lirez dans le dernier titre de Lifehacker ou que vous verrez parmi les meilleurs tweets #lifehacks.

Au lieu de cela, c’est une technique qui, une fois intégrée à la culture de votre entreprise, conduira à une productivité record.

C'est ça: Reste.

Le chercheur et consultant de la Silicon Valley, Alex Soojung-Kim Pang, a littéralement écrit le livre sur l’importance de l’équilibre entre travail et repos - Repos: pourquoi on en fait plus quand on travaille moins.

Il y explique que pour que le travail fonctionne, il doit également y avoir du repos:

«Le repos n'est pas cette activité optionnelle résiduelle.
Le travail et le repos sont en réalité des partenaires. Ils sont comme différentes parties d'une vague. Vous ne pouvez pas avoir le haut sans le bas.
Mieux vous vous reposez, mieux vous travaillerez.

Bien sûr, si vous travaillez plus longtemps, vous aurez forcément plus de résultats. Mais «production» n’équivaut pas toujours à «productivité». Surtout pas le type durable et reproductible que vous souhaitez dans votre entreprise.

Mes expériences personnelles et mes 12 années de construction de JotForm m'ont appris qu'une fois que vous aurez appris à équilibrer votre travail avec un repos réparateur, votre productivité augmentera considérablement.

Pensez-y de cette façon: si vous conduisez un véhicule pendant des heures sans vous reposer, vous finirez par vous fatiguer. Vos paupières vont s'affaisser. Vous allez commencer à dévier.

Vous serez une menace pour la société.

Bien que la vie puisse être menacée dans la plupart des cas, travailler sans repos vous fera faire autant d'erreurs inutiles.

Vous serez une menace pour la productivité.

Même l'esprit le plus productif a besoin de temps pour se ressourcer.

Dans son ouvrage intitulé Daily Rituals: How Artists Work, Maya Angelou, une brillante penseure et écrivaine, a décrit la mise en réserve d'un bloc horaire spécifique chaque jour. Après cela, elle a mis son travail de côté pour profiter «d'un semblant de vie normale» avec sa famille jusqu'au lendemain.

«J'essaie d'y arriver vers 19 heures et je travaille jusqu'à 14 heures.
Si le travail se passe mal, je reste jusqu'à 12h30.
Si ça va bien, je resterai tant que ça va bien. C’est solitaire, et c’est merveilleux.

Mais le repos n’est pas réservé aux écrivains ni aux «types de créations».

Billionaire, fondateur du groupe Virgin, Richard Branson se lève tôt pour faire de l'exercice et passer du temps en famille.

Et Bill Gates, qui est largement considéré comme l’une des personnes les plus riches au monde, prend le temps de lire en moyenne un livre par semaine.

«Néanmoins, la lecture de livres est ma façon préférée d’apprendre un nouveau sujet. Je lis environ un livre par semaine en moyenne depuis que je suis gamin. Même lorsque mon horaire est incontrôlable, je passe beaucoup de temps à lire.

Après un mois, une semaine ou même une journée complète de travail très concentré, sans repos réparateur; il est difficile de trouver de nouvelles idées.

Si vous parvenez à forcer une idée, celle-ci sera probablement pleine d'erreurs. Les erreurs que vous êtes moins à même de repérer ou de corriger avec votre cerveau fatigué et surmené.

J’ai vu beaucoup de brillants esprits dans des situations très stressantes et très stressantes aboutir à des résultats trop compliqués déguisés en solutions. C’est parce que, comme l’a fait remarquer Steve Jobs au grand public, la simplicité est souvent plus difficile à obtenir que la complexité.

"Simple peut être plus difficile que complexe: vous devez travailler dur pour que votre pensée soit claire afin de la rendre simple."

La simplicité nécessite beaucoup de réflexion intelligente et dure.

Penser intelligemment et fermement est quelque chose qu'un esprit privé de repos ne peut pas faire.

Le repos réparateur n'est pas facile.

Laisser mon esprit et mon corps se décomposer alors que regarder la télévision tous les soirs après le travail serait facile.

Il faut de la discipline pour résister au courrier électronique sans scrupule et aux messages Slack qui peuvent inconsciemment dévorer des heures de votre temps de repos et vous garder l'esprit vif.

C’est la raison pour laquelle j’ai cultivé des habitudes simples qui permettent à la partie «travail» de mon esprit de faire une pause tandis que la partie «jeu» s’écoule, eh bien, joue.

Je m'entraîne au gymnase, je lis des livres pour acquérir une nouvelle perspective, je sors avec ma femme et mes jeunes enfants.

Surtout, je quitte le travail au travail.

Mais quand il est temps de reprendre le travail, j’aperçois toujours qu’un week-end, des vacances ou même une nuit de repos m’attend avec impatience la journée à venir.

Le temps passé loin du travail efface l'esprit. Cela vous permet de passer du temps à assimiler les autres choses qui font de vous un individu bien équilibré.

Au lieu de considérer le repos comme un luxe, je le considère comme une nécessité pour rester innovant sur un marché du logiciel hautement concurrentiel.

Travailler pour vivre, ne vis pas pour travailler.

Cela peut vous choquer de lire cela, mais le travail n’est pas tout.

Si vous voulez être sur le point de mener une vie heureuse, épanouie et équilibrée, vous devez comprendre que le travail ne devrait absorber qu'une fraction de votre attention.

J'aime ma famille. J'aime mes amis. J'aime être dehors. J'aime lire sur les systèmes d'auto-amélioration.

Donner du temps à ces gens et à ces choses me restitue. Interagir avec eux me donne de l'énergie et inspire la créativité, même lorsque le travail est stressant. Surtout quand le travail est stressant.

Je n’ai pas de temps à perdre pour des tâches insensées qui réduisent ma productivité.

Je ne veux pas regarder en arrière et regretter des relations qui se sont effondrées alors que je passais 12 heures au bureau à regarder fixement les pixels.

Grâce aux trois systèmes que j'ai créés pour optimiser la productivité grâce au repos réparateur, je n'ai pas à m'inquiéter pour cela:

1. Mettre en œuvre une approche cyclique pour tirer parti des flux et reflux naturels.

Dans le monde du fitness, on l’appelle «mentalité cyclique».

Les agriculteurs le connaissent sous le nom de rotation des cultures.

Au sein de la légende démarrée Basecamp, ils effectuent des «lots» de travail par cycles de six semaines.

Les leaders de tous les secteurs, de l'agriculture à la technologie, comprennent que les ressources s'épuisent. Ils doivent prendre des mesures spécifiques pour renouveler ces ressources s’ils veulent continuer à être productifs.

Ici, chez JotForm, c’est ce que j’appelle le «temps critique» ou ce n’est pas le cas.

Peu importe ce que vous faites dans la vie, vous savez ce que la période critique est.

C’est la dernière semaine avant que votre client voie sa nouvelle maison et vous avez l’impression de disposer de mille autres armoires à peindre.

Ce sont ces derniers jours que vous vous mettez en quatre pour conclure une grosse vente.

Pour nous, ce sont les quelques semaines qui précèdent le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle fonctionnalité sur notre site Web.

Lorsque notre période critique a porté ses fruits et que notre travail acharné est accompli pour que le monde entier en profite, nous prenons une pause.

Ce n’est pas un voyage physique à travers l’Europe (c’est une histoire pour une autre fois), mais une pensée.

Nous nous engageons dans des projets courts et détendus où nous pouvons explorer de nouvelles idées de fonctionnalités ou développer de nouvelles compétences qui étaient en attente jusqu'à la fin de notre projet principal.

Nous prenons également le temps nécessaire pour faire un peu de ménage, comme éliminer des bugs et nous assurer que tous nos systèmes fonctionnent correctement.

Comme les agriculteurs, nous introduisons de petites pensées réparatrices dans notre cerveau avant de leur demander de faire face à une autre charge de travail lourde.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles nous avons observé une augmentation de la productivité lors de l'alternance travail en profondeur et travail de restauration:

  1. Nous pouvons rester concentrés au laser sur la tâche à accomplir, car inconsciemment, nous savons qu'une rupture mentale se prépare.
  2. En revanche, nous ne nous attardons pas autant sur des questions difficiles, car nous savons qu’une excellente solution nous parviendra sans doute lorsque nous ne nous concentrerons pas dessus.
  3. Notre objectif annuel poilu semble beaucoup plus imposant en morceaux de trois semaines.
  4. La pression exercée par le temps limité nous incite à faire le plus grand travail de qualité possible jusqu’au moment où nous avons réservé une pause mentale.

J'ai mis en place ce système d'alternance travail lourd et travail léger après avoir observé un «travail négatif» au sein de l'équipe JotForm.

Après avoir passé trop d'heures sur le même problème, les programmeurs ont commencé à remarquer plus de bogues dans leur code. Pendant trop d'heures passées à regarder un écran, les concepteurs ont proposé des flux de travail ennuyeux et peu sympathiques.

Nos vaillants efforts pour résoudre un problème, peu importe le temps qu'il a fallu, ont été vexants.

Nous passions deux fois plus de temps à faire le même travail parce que notre processus de réflexion était à la traîne et que nous devions continuer à faire des choses.

Le fonctionnement de votre cerveau et de notre organisation n’est pas différent de celui d’un muscle.

Travailler le même muscle chaque jour sans repos est susceptible de provoquer des blessures. Non seulement cela mettra un frein à la progression de votre forme physique, mais vous risquez même de vous faire perdre la tête lorsque vous vous arrêtez pour vous entraîner.

Les habitués de votre gymnase qui peuvent s’accroupir au-delà de 200 livres ne le font pas tous les jours. Il leur a fallu des mois, voire des années, d’alterner entraînement et repos pour faire en sorte que leurs muscles retrouvent leur état actuel.

Prendre une pause n’est pas paresseux. Ce n’est pas le résultat d’un manque de persistance. En fait, c’est tout le contraire.

Lorsque vous êtes vraiment concentré sur la réalisation d’un objectif, il est facile de renoncer à votre santé mentale pour en tirer le meilleur parti. C’est comme ça que l’épuisement professionnel se produit.

Ce qui est difficile, c’est de prendre le temps d’écouter et de réagir à votre cerveau et à votre corps lorsqu’ils réclament un peu de repos réparateur.

S'arrêter avec intention est une force, pas une faiblesse.

2. Faites une pause, sinon vous vous arrêterez.

Courriels envoyés à 3 heures du matin

Références occasionnelles pour prendre en charge une tâche pendant le week-end.

Vous pourriez penser que ce sont des choses que j'aime entendre dire à mon équipe. Cela doit signifier qu’ils sont dévoués à leur travail. Cela doit montrer qu'ils aiment ce qu'ils font.

Même si ces deux choses sont vraies, cela peut aussi vouloir dire qu’elles sont sur le point de s’épuiser.

Ce n’est pas seulement mauvais pour eux personnellement; En tant qu’entreprise, c’est cher de devoir recommencer à zéro pour trouver, interviewer, intégrer et former un nouvel employé à remplir ses chaussures.

Lorsque vos employés entrent dans un flux, il peut parfois être difficile pour eux de désactiver. Et puisque notre équipe est répartie dans le monde entier, il peut être particulièrement difficile de savoir que quelqu'un n'est qu'un message instantané, quelle que soit l'heure.

Aussi fou que cela puisse paraître, les heures de travail durables ne sont pas simplement quelque chose que j’encourage, c’est quelque chose que j’ai parfois à appliquer chez JotForm.

Lorsque je vois des signes indiquant que quelqu'un travaille en dehors des heures que je nomme «saines», je leur rappelle de faire une pause. Le problème sera toujours là demain et la solution sera encore meilleure avec un esprit neuf.

Tout comme une croissance durable, des heures de travail saines et raisonnables sont devenues une partie intégrante de la culture de JotForm depuis le début.

Ce système garantit que nous sommes aussi ciblés et productifs que possible pendant les heures que nous passons au travail.

Lorsque nous sommes plus productifs au travail, nous ne nous sentons pas coupables de quitter le travail au bureau lorsque vient le temps de faire une pause pour la nuit ou le week-end.

Cela conduit à des temps d'arrêt plus réparateurs et à des esprits frais et excités lundi matin.

3. Assurez-vous que le repos est bien défini.

Le PTO (temps libre personnel) illimité est un avantage commun à de nombreuses entreprises technologiques modernes. Pas chez JotForm.

Ce n’est pas parce que je pense que mes employés ne méritent pas de congés. A présent, vous devez savoir à quel point le repos est important pour la productivité.

C’est parce que j’ai appris que, tout comme la créativité, la relaxation est plus puissante quand elle est bien définie.

Pour certaines personnes, les politiques en matière de congés payés illimités sont source de stress lorsqu'elles tentent de déterminer le temps qu'elles «devraient» prendre par rapport à leurs pairs.

Ceci est particulièrement visible dans les environnements où le rythme est rapide; qui comprend à peu près toutes les startups et la plupart des entreprises de technologie.

Kickstarter a notablement supprimé sa politique de prise de force illimitée en remarquant que les employés avaient du mal à évaluer le temps de congé approprié.

«Ce que nous avons constaté, c’est qu’en définissant des paramètres spécifiques en fonction du nombre de jours, il n’était pas question de déterminer combien de temps il était approprié de consacrer au travail pour s’engager dans des activités personnelles, créatives et familiales.»

En 2014, un sondage de Glassdoor a révélé que les employés américains ne prenaient que la moitié de leurs vacances. Le pire, c’est que plus de la moitié d’entre eux travaillent encore pendant ces jours de congé.

Je ne sais pas pour vous, mais je suis prêt à parier que ces chiffres ont seulement augmenté.

Chez JotForm, nous exhortons les employés à utiliser leurs jours de vacances chaque année.

Et comme ils sont bien définis, nous pensons que cela les encourage à utiliser les jours pour se reposer, se ressourcer et revenir plus productifs que jamais.

N'oubliez pas que vous avez tiré toute la nuit dans une université épuisante. cogner sur votre clavier jusqu'à ce que votre document de recherche à peine cohérent atteigne la longueur minimale? Ce n’était pas votre meilleur travail, mais c’est passé.

Que diriez-vous du temps que vous avez passé 80 heures par semaine au bureau à terminer un projet de conception? Ce n’était pas votre conception la plus créative, mais elle était prête à la date limite.

Tu as travaillé dur. Vous avez travaillé longtemps. Mais quelle part de ce travail qualifieriez-vous de productive?

Je suis prêt à parier seulement un petit pourcentage.

Je suis prêt à parier que vous auriez pu faire mieux.

Pas en développant de nouvelles compétences. Pas en travaillant encore plus. Mais en travaillant moins.

Le repos réparateur n'est pas une option, c'est une exigence pour toute personne qui veut être plus productive dans sa vie et dans ses affaires.