Comment obtenir les meilleurs commentaires sur la conception de votre équipe

En 2015, j'ai écrit mes réflexions sur les retours créatifs. Voici cet article sous forme de liste:

  1. Les commentaires doivent être concis
  2. Les commentaires devraient être orientés vers l'action
  3. Les commentaires doivent avoir un format cohérent

À l'époque, l'équipe de conception planétaire était en croissance. Nous étions aux prises avec l'un des défis auxquels chaque équipe de conception est confrontée: comment obtenir de bons retours?

Deux ans plus tard, j’ai revisité cet article plusieurs fois, ajoutant et modifiant à chaque fois mes propres notes mentales. Pour encore plus de croissance, c’est le bon moment pour procéder à une mise à jour appropriée.

Regardons les thèses originales.

1. Les commentaires doivent être concis

Est-ce que je pense toujours que les commentaires doivent être concis? Oui.

Un retour d'information concis est la clé pour réaliser de petites itérations rapides. Plus le retour sur la conception est rapide, plus l'équipe de conception est rapide.

2. Les commentaires devraient être orientés vers l'action

Est-ce que je pense toujours que les commentaires devraient être orientés vers l'action? Non.

Il est bon de donner un retour d’action, mais il est facile de trop insister sur le résultat. Les commentaires normatifs établissent des attentes irréalistes et sont très frustrants à recevoir.

3. Les commentaires devraient avoir un format cohérent

Est-ce que je pense toujours que les commentaires devraient avoir un format cohérent? Oui.

Un formatage cohérent signifie moins d'ambiguïté. Cela facilite la rétroaction et facilite le traitement de la rétroaction.

Cependant, le format que j'ai décrit était un peu trop cohérent et créait une courbe d'apprentissage abrupte. Plus de commentaires sont toujours meilleurs, et un bon format devrait encourager la participation.

Commentaires sur le formatage: tout est question de processus

Mon cadre initial pour les commentaires sur la conception utilisait un modèle étroitement défini. En pratique, un tel format spécifique et cohérent s'est révélé très difficile à manier.

Une personne qui fait des commentaires fait face à beaucoup de pression et sa façon de faire des commentaires peut changer de façon dynamique. Quelle est leur expérience? Combien de temps ont-ils dormi la nuit dernière? Qu'ont-ils mangé au petit-déjeuner? Ont-ils déjeuné du tout?

Demander à quelqu'un d'éviter les mots qui lui viennent naturellement décourage le retour d'informations. Donner à quelqu'un une banque de vocabulaire signifie moins de place pour de nouvelles idées. Dans l’ensemble, l’imposition de restrictions linguistiques empêche une participation équitable.

Au lieu de normaliser notre langage de commentaires, l'équipe de conception de Planetary a normalisé notre processus de commentaires. Il comporte quatre parties:

  1. Enregistrement,
  2. Poser des questions,
  3. Partager les réactions,
  4. Capturez et partagez vos commentaires.

Une note sur le time-boxing et le cyclisme

Timeboxing est un outil puissant dans le processus de rétroaction. Timeboxing signifie «mettre de côté un laps de temps déterminé». Il élimine la plus grande menace pour une bonne rétroaction: le bikeshedding. En plus, ça a l'air cool.

Bikeshedding est l'ennemi d'une bonne rétroaction. C’est une référence à la loi de la maladie de Parkinson [1]. En bref, le bikeshedding passe du temps à discuter (généralement, à discuter) de problèmes mineurs. Bikeshedding sape l'élan et détourne des problèmes plus profonds.

Grâce aux séances de feedback de la billetterie, nous avons pu définir les attentes de l’équipe quant à la profondeur de plongée. Avec la pratique et un œil attentif pour le cyclisme, nous pouvons capturer les commentaires significatifs de toute l’équipe en 15 minutes.

Préparation

Bien qu’il soit parfois utile de demander des commentaires spontanés et immédiats, il est également important de faire de la préparation si vous le pouvez.

Avant de demander votre avis à votre équipe, assurez-vous de donner le temps nécessaire aux donneurs d'avis. Demander la participation des principales parties prenantes. Planifiez des séances de commentaires à l'avance, en donnant à chacun le temps de revoir le matériel. Fournissez le contexte et assurez-vous que votre équipe sait ce que vous attendez d'eux.

Chez Planetary, nous avons un modèle standard que nous utilisons pour les revues de conception. Cela nous aide à coller des liens vers la conception, des questions pour les relecteurs et tout contexte nécessaire.

Première étape: check in

L'empathie est comme une superpuissance. Si vous comprenez ce que ressent une personne, vous avez beaucoup plus de chances de comprendre ses réactions. Pour permettre à chacun de comprendre votre état d'esprit, vérifiez avant de vous rassembler ou de donner votre avis.

Voici comment nous enregistrons: chaque personne, à son tour, énonce tout ce qui influence son état d'esprit. Cela peut être «j’ai vraiment faim», de «je suis distrait par un courriel que je viens de recevoir», à «je suis excité de vous montrer nos progrès». C’est bien aussi de dire «pas de distraction».

Nous enregistrons généralement dans le style pop-corn, chaque personne appelant l'autre.

Deuxième étape: poser des questions

Le manque d'informations est un obstacle commun au processus de retour d'information. Il est difficile de donner de bons commentaires si vous ne maîtrisez pas bien ce que vous regardez: comment est né le design? Pourquoi est-ce bleu? Que veut dire lorem ipsum?

Il est important que la personne qui demande un retour d’information fournisse un contexte immédiat [2]. Mais il est également bon de donner aux donneurs d’avis une chance de poser des questions. De cette façon, l'équipe partage la responsabilité de la collecte d'informations. En posant des questions, les membres de l’équipe s’entraident pour comprendre ce qui les attend.

Voici comment nous posons des questions: chaque personne, à son tour, pose autant de questions qu’elle le voudrait. La personne qui demande une rétroaction a la possibilité de répondre, puis la personne suivante est invitée. Nous minimisons les va-et-vient et mettons le kibosh en discussion croisée.

Une note sur les commentaires sournois

Il est tentant d’essayer d’intégrer des commentaires dans une question. Par exemple, "Pourquoi n’avez-vous pas utilisé Helvetica?" Au lieu de "Pourquoi avez-vous choisi cette police?" Prenez une seconde pour réfléchir à votre motivation en la demandant: êtes-vous intéressé par la réponse? Avec la pratique, vous pouvez garder vos questions centrées sur la clarification et la compréhension.

Troisième étape: partager les réactions

Ensuite, il est temps de recueillir des commentaires. C’est là que les choses se compliquent, que l’empathie et la transparence peuvent faire ou défaire le processus.

Si vous faites des commentaires, réfléchissez à vos commentaires en guise de réaction. En bref, une réaction est une réponse personnelle. Il contient généralement les mots «je», «moi» ou «mon». Il est généralement basé sur une impression ou une interprétation subjective. Une réaction est plus facile à définir à titre d'exemple:

Une réaction: cette disposition me semble vraiment à l'étroit.
Pas une réaction: Ajouter plus d'espaces.

Se concentrer sur les commentaires subjectifs est bon parce que… eh bien, presque tous les commentaires sont subjectifs. Même les commentaires qui semblent objectifs - «ces deux bleus ne correspondent pas» - viennent avec des hypothèses qui n’ont probablement pas été discutées auparavant - que les bleus sont supposés correspondre.

Non seulement les commentaires objectifs sont rares, mais ils ont aussi moins de valeur. Tout groupe de personnes a une richesse d'expérience, d'expertise et de points de vue. Obtenir des réactions subjectives à votre travail fournit beaucoup plus d'informations que si le même groupe faisait des observations objectives.

Considérer les commentaires comme une réaction ouvre également la porte à des commentaires comme: «J'aime vraiment cela.» C'est une excellente réaction, à la fois pour donner et pour recevoir.

Troisième et demi étape: dites merci

"Merci pour ces commentaires" est le meilleur moyen de répondre à tout commentaire, qu'il soit positif ou négatif. Cela maintient la conversation, évite les conflits et renforce la gratitude et l'empathie.

Une note sur les sentiments

J'avais du mal à entendre des commentaires basés sur des sentiments. Dans mon précédent essai sur les commentaires, je suis allé aussi loin en bannissant le mot «sent» du lexique des commentaires. C'était une grosse erreur.

Les sentiments sont la source de commentaires la plus facilement accessible. Une réaction intestinale - une sensation très forte et immédiate - est une excellente chose à partager [3].

Quatrième étape: capturer et partager les commentaires

Bien qu’il s’agisse de la dernière étape du processus (et de la plus simple), il est essentiel de capturer et de partager les commentaires. Sans enregistrement, la plupart des commentaires sont perdus, mal traduits ou, pire encore, ignorés.

Vous pouvez capturer les commentaires de nombreuses façons. Enregistrez une vidéo ou un appel téléphonique, écrivez des notes dans un cahier ou un document Google, annotez une image sur InVision ou exécutez le processus de commentaire en mode Slack. La saisie des commentaires facilite le rappel ultérieur, même si vous ne vous référez pas aux notes ultérieurement.

Le partage des commentaires consiste à garder les attentes et la compréhension cohérentes. Conservez vos notes ou vos enregistrements dans un lieu public (auquel vos coéquipiers ont accès) et tout le monde en profite. Cela combat également la peur de manquer. Si je ne peux pas être présent pendant une session de feedback, je pourrai toujours me rattraper plus tard.

Conclusion: la pratique rend parfait

Le processus de retour d’information est un outil de conception, comme un stylo Sketch ou Micron. La meilleure partie du processus de retour d’informations est qu’il s’agit, par nature, d’une activité en équipe. Tout le monde peut participer et tout le monde en profite.

Comme n'importe quel outil, le processus de feedback s'améliore avec la pratique. Chez Planetary, nous exécutons de courts cycles de rétroaction depuis environ 6 mois et nous travaillons toujours à l’amélioration (cet article fait partie de ce travail).

Dans l’ensemble, nous nous sommes détournés du langage de la rétroaction pour nous orienter davantage vers le processus de rétroaction, ce qui nous a permis d’être plus inclusifs, de travailler plus rapidement et de mieux concevoir.

J'espère que vous adapterez ce processus pour recueillir vos propres commentaires sur la conception et partager ce que vous avez appris.

Remerciement spécial

Une grande partie de ce processus a été façonnée par mon travail avec des amis et des collègues de The Ready, August, Median et Parabol. Chacune de ces entreprises s’efforce d’améliorer ses méthodes de travail et j’en ai beaucoup appris.

De plus, cet essai a grandement bénéficié des commentaires de Joshua, Josh, Vince et Keni. Merci!

[1] Comme pour la plupart des bonnes métaphores, celle-ci implique une centrale nucléaire.
[2] Voir la section sur la préparation.
[3] Les réactions intestinales doivent être clairement communiquées en tant que telles, car ce sont de bonnes choses à revoir de temps en temps.