Comment hiérarchiser en utilisant ces 9 modèles mentaux

Evergreen est un ensemble de liens vers les meilleures ressources d’apprentissage en entreprise, rassemblés par un groupe de gestionnaires, de fondateurs et d’investisseurs. Nous fournissons des ressources sur un sujet, qui sont synthétisées et partagées dans cette collection. L'objectif est d'apprendre plus efficacement grâce à un contexte et à une concentration accrus.

Rappelez-vous que ces livres sont conçus pour ressembler à des livres courts. Vous devez donc vous perdre et consacrer environ 3 heures à ce sujet. Enregistrez ces liens et lisez-les tout au long de la semaine. Plongez dans ce sujet et laissez la semaine plus intelligente que vous ne l'avez commencée!

Quels boutons, quels boutons, hmmmmm….

La priorisation est difficile. C’est toujours difficile, et c’est toujours un domaine d’amélioration à fort effet de levier. 90% de la bataille est de travailler sur les bonnes choses au bon moment.

C’est un domaine dans lequel je me passionne personnellement et professionnellement ces derniers temps. Je suis donc très heureux de plonger dans ce domaine et de voir ce que nous pouvons apprendre. Voici la structure du message:

  • Commencer par la stratégie
  • 3 modèles de coût d'opportunité (ordre des projets)
  • 3 modèles de levier (importance des projets)
  • 3 modèles pour éviter les erreurs de priorisation

Si vous avez besoin d’une introduction aux modèles mentaux, il n’y en a pas de meilleur que celui de Farnam Street.

Faisons le.

Ne peut avoir une priorité sans stratégie

Avant même de définir les priorités, il existe un préalable: la stratégie. Vous savez que votre stratégie manque lorsque tout semble avoir la même importance. Si la hiérarchisation semble impossible, ce n’est pas parce que vous devez travailler plus fort (ou plus intelligemment) sur la hiérarchisation. Vous devez monter d'un niveau et travailler sur votre stratégie.

Votre stratégie devrait aider à préciser le travail le plus important, ou du moins à éliminer d’énormes quantités de possibilités. Si ce n’est pas le cas, des améliorations sont probablement nécessaires.

3 modèles de coût d'opportunité

Une grande partie du défi de la hiérarchisation est l’un des coûts d’opportunité. Où allouer les ressources et les efforts, compte tenu de nos objectifs et de notre stratégie. (Même avec de l'argent infini, nous serons toujours limités par le temps.)

Trouver le goulot d'étranglement

L'une des lectures les plus couramment assignées dans les écoles de commerce est The Goal, de Eli Goldratt. Ce livre explique la «théorie des contraintes» et résume «Trouvez et améliorez le facteur contraignant - aucun autre travail n’aura d’importance».

Si vous n’êtes pas prêt à lire tout le livre, Taylor Pearson a un bon article qui résume bien l’idée de base. Comme il le dit, une fois que vous avez défini l'objectif, il n'y a en réalité que deux questions:

  1. Quelle est la limite actuelle?
  2. Quel est le moyen évident d’améliorer la limite?

La clé est de regarder l'ensemble du système pour trouver la limite. Dans une entreprise, la limite des ventes est-elle? Un aspect de la production? Livraison? (Encore d’excellents exemples dans le message de Pearson.)

Si vous travaillez sur quelque chose qui n'améliore pas le goulot d'étranglement, vous n'améliorez pas le débit du système. Essentiellement une perte de temps et de ressources, où toute amélioration du goulot d'étranglement serait un gain énorme.

Coût du retard

Coût du retard est la plus récente (et la plus excitante) des idées et des ressources envoyées pour cette édition. J'avais un sentiment vague et intuitif que nous ne mesurions pas les bonnes choses, ou n'évaluions pas correctement le coût d'une mauvaise attribution de priorités, et c'est le cadre qui a permis de «cliquer».

Sur le site BlackSwanFarming.com:

Le coût du retard est un moyen de communiquer l'impact du temps sur les résultats que nous espérons atteindre.
Le coût du retard combine l'urgence et la valeur - deux choses que les humains ne savent pas très bien distinguer. Pour prendre des décisions, nous devons comprendre non seulement à quel point quelque chose est précieux, mais à quel point il est urgent.

Cliquez ici pour regarder une vidéo d'introduction de 3 minutes sur le coût du retard.

Cliquez pour visionner une vidéo de 3 minutes (impossible pour une raison quelconque)
Dans l'exemple de la vidéo ci-dessus, le coût du retard pour cette fonctionnalité était en réalité supérieur à 200 000 $ par semaine! Ainsi, les 38 semaines passées par cette opportunité dans différentes files d'attente ont coûté près de 8 millions de dollars à l'entreprise.
Sachant cela, on met le coût de l'attente en perspective, n'est-ce pas? S'ils avaient pris les 5 minutes nécessaires pour estimer le coût du retard pour cette fonctionnalité, un certain nombre de décisions clés auraient été prises très différemment.
C’est une chose pour une organisation d’être aveugle aux files d’attente. C’est un autre niveau de cécité de ne pas savoir ce que coûtent ces files d’attente. Si nous voulons prendre de meilleures décisions, nous devons vraiment comprendre le coût des retards dans le système.

Donc, les questions clés à vous poser sont:

  1. Est-ce urgent?
  2. Quelle est sa valeur?
  3. Quel est le coût de ne pas avoir encore fait cela, chaque semaine? (par rapport aux autres options)

Il y a tellement de bonnes idées sur ces publications, et trop de publications à relier, alors plongez dans BlackSwanFarming.com et lisez par vous-même. Je vais lire cette semaine en profondeur, c'est certain.

Toujours redevable à Denis Krizanovic de l’avoir envoyé. Super précieux.

Eisenhower Matrix (Urgent vs. Important)

C’est un outil classique de productivité personnelle, bien expliqué dans cet article de Kevin Indig.

Un rapide 2x2 qui ne pose que deux questions:

  1. Est-ce urgent?
  2. Quelle est l'importance de cela?

Et cela vous donne les prochaines étapes immédiates en fonction des réponses à ces questions. Vous avez probablement déjà vu quelque chose comme cette boîte:

"Outil" mental très pratique et léger pour un tri rapide des idées et des tâches.

Le problème que j’y trouve est l’inflation d’importance et d’urgence… vous vous retrouvez avec trop de choses dans la zone en haut à gauche et vous ne pouvez pas définir de priorités parmi celles-ci. Ensuite, vous vous demandez quel est le plus important? Qu'est-ce qui est le PLUS urgent? », C'est-à-dire lorsque certaines de ces méthodes sont utiles.

Le post de Black Swan Farming sur les profils d’urgence peut aider à répondre à la question «Qu'est-ce qui est le plus urgent?». Nous espérons que cette section vous aidera à répondre à la question «Quel est le plus important?

(Maître de segues, à nouveau)

3 modèles de levier

Comprendre quelle fonctionnalité, initiative ou tâche est la «plus importante» n'est pas une tâche facile. Il existe quelques outils ou modèles mentaux que nous pouvons utiliser pour déterminer quels projets nous permettront d’obtenir le plus d’effet de levier (progrès les plus importants par rapport à nos objectifs, compte tenu des ressources nécessaires).

Quel projet résout le plus de problèmes?

Mon ami Zach Pettet a recommandé de consulter le processus de liste de tâches du co-fondateur d’Airbnb, Brian Chesky, comme il l’a décrit dans son entretien avec Reid Hoffman.

Voici comment Chesky fait ses listes de tâches:

Je fais une longue liste de tâches, aussi exhaustive que possible. Ensuite, j'essaie de les regrouper. C’est comme un jeu de levier. Quelle action peut prendre soin de ces 3? Et je le fais encore et encore.
Si vous avez une liste de 20 choses à faire, vous réalisez souvent que si vous faites 3 choses importantes, ces 20 autres choses vont être résolues d'une manière ou d'une autre par 3 choses importantes. C’est donc ma façon de découvrir comment faire moins de choses plus grandes.

Il y a un changement subtil à cet égard, passant de l’examen des tâches à l’examen des problèmes. C’est aussi quelque chose que Matt Donovan m’a appris à Zaarly. Examinez les problèmes que vous devez résoudre et les solutions possibles à différents niveaux. Ils trient très différemment.

Plusieurs projets peuvent être résolus avec un projet, mais cela fonctionne rarement par accident. Vous devez faire cet exercice pour déterminer quelles solutions peuvent résoudre quelques problèmes pour vous.

Il existe également une version similaire de cette question de Tim Ferriss:

Quelle est l'une des choses qui, si elles sont terminées, facilitent le reste de ces tâches?

Il n’est donc pas nécessaire de supprimer le besoin d’accomplir les autres tâches: il suffit de commander des projets de manière à rendre l’autre plus facile, plus rapide ou moins cher, ce qui représente un investissement de temps considérable.

La règle des 80/20 (et la fractale 80/20)

Je suis sûr que si vous lisez ceci, vous savez tout sur la loi de Pareto. Fondamentalement, 80% du résultat est décidé par 20% des intrants. Modèles mentaux de Farnam Street:

Vilfredo Pareto, qui doit son nom au polymathe italien, a remarqué que 80% des terres italiennes étaient possédées par environ 20% de sa population. Le principe de Pareto stipule qu’un petit nombre de phénomènes provoque un effet disproportionné.
Le principe de Pareto est un exemple de distribution statistique du type loi de puissance - par opposition à une courbe en cloche traditionnelle - et est mis en évidence dans divers phénomènes allant de la richesse aux populations urbaines en passant par les habitudes humaines importantes.

Mon ami Jesse Koltes a recommandé le livre 80/20 Sales and Marketing, qui vise à tirer le meilleur parti de vos intrants.

La chose la plus intéressante à propos de ce livre est le concept selon lequel la règle des 80/20 est Fractal - ce qui signifie que parmi les 20% les plus performants, il y a un impact disproportionné sur les 20%, etc. Comme le dit Jesse:

«Il y a très probablement 5 minutes chaque année qui représentent 50% de votre production. J'essaie de réfléchir à ce que sont ces 5 minutes. "

Je vais travailler dur sur ça aussi.

Regardez le retour sur investissement à long terme pour les compétences et les systèmes

Certains projets (même les plus petits) peuvent générer d’énormes gains au cours de la vie, s’ils permettent de gagner du temps et de réduire l’encombrement mental.

L’exemple que je préfère est la réponse de Tim Urban (Attendez mais pourquoi) à la question «Que puis-je apprendre ou faire en 10 minutes qui serait utile au reste de ma vie?».

Il a déclaré: Apprendre les raccourcis clavier Gmail.

Je les ai appris et je suis maintenant complètement d'accord. Maintenant, j’ajouterais: Utilisez Gorgias (ou un autre expandeur de texte).

Où y a-t-il d'autres compétences (ou décisions) à très fort effet de levier comme ça?

  • Mettre en place des économies automatiques? Payement de facture?
  • Obtenir les courses livrées?
  • Apprendre à prioriser? (oh regarde, tu l'es déjà !!)

Outre les compétences, une autre approche consiste à voir où vous pouvez appliquer des outils ou des systèmes qui automatiseront certaines des tâches essentielles de votre vie. Les outils Saas pour les tâches de faible valeur sur le lieu de travail ou la configuration d'IFTTT pour les tâches quotidiennes ou hebdomadaires peuvent être très rentables en supprimant les distractions et en libérant du temps.

Jason Evanish a publié un bon article à ce sujet, spécialement à l’intention des responsables, sur le blog de Lighthouse. Déterminez le coût horaire de votre temps et faites un calcul simple pour savoir combien de temps le retour sur investissement est simple. 10 $ / mois semble beaucoup, jusqu’à ce que vous réalisiez qu’il vous fera économiser une heure (40 $) par semaine. C’est une évidence.

Si vous voyez quelque chose avec ce genre de récompense, un investissement de 10 minutes dans une compétence ou un système vous fera gagner du temps tous les jours, toutes les semaines ou chaque fois que vous répétez une action.

3 modèles de quoi ne pas faire lors de la priorisation

Comme toujours sur Evergreen, nous aimons regarder ce qu’il ne faut PAS faire. Comment éviter les problèmes, pas seulement les solutions possibles. Voici quelques outils pour éviter les pièges courants de la hiérarchisation.

Trouvez vos pires ennemis

Ou: "Ne pas avoir trop de priorités"

L’outil de hiérarchisation le plus agaçant que j’ai rencontré est la «stratégie à deux listes» de Warren Buffett. C’est agaçant parce que cela présente une réalité sur laquelle j’ai beaucoup nié, et le fait que cet élément de déni plaisant soit très improductif me semble tellement juste.

Voici l’histoire (peut-être apocryphe):

Flint (pilote de Buffett) parlait de ses priorités de carrière et Buffett lui ordonna de le faire:

ÉTAPE 1: Buffett a commencé par demander à Flint de noter ses 25 meilleurs objectifs de carrière. Donc, Flint a pris du temps et les a écrites.
ÉTAPE 2: Ensuite, Buffett a demandé à Flint de revoir sa liste et d’entourer ses 5 premiers objectifs. Encore une fois, Flint a pris du temps, a parcouru la liste et a finalement décidé de ses 5 buts les plus importants.
ÉTAPE 3: À ce stade, Flint avait deux listes. Les 5 éléments qu’il avait encerclés étaient la liste A et les 20 éléments qu’il n’avait pas entourés étaient la liste B.
Flint a confirmé qu'il commencerait tout de suite à faire son top 5 des objectifs. Et c’est à ce moment-là que Buffett lui a posé des questions sur la deuxième liste. «Et qu’en est-il de celles que vous n’avez pas entourées?
Flint a répondu: «Eh bien, le top 5 est mon objectif principal, mais les 20 autres arrivent en deuxième position. Ils sont toujours importants, je vais donc y travailler par intermittence comme bon me semble. Ils ne sont pas aussi urgents, mais je prévois toujours de leur donner un effort dédié. "
A quoi Buffett répondit: «Non. Vous vous êtes trompé, Mike. Tout ce que vous n’avez pas entouré est simplement devenu votre liste "Evitez tous les coûts". Quoi qu’il en soit, ces choses-là ne retiennent pas votre attention jusqu’à ce que vous ayez réussi votre top 5. "

Ne vous sentez-vous pas comme un coup de poing dans l’intestin? Êtes-vous en train de nous dire que nous ne pouvons absolument pas faire tout ce que nous avons toujours rêvé de réaliser? Hm, merde. Oui. Je suppose que c'est probablement vrai.

La leçon à tirer est donc de cultiver une peur saine (à la limite de la paranoïa) au sujet de vos priorités «secondaires» en tirant profit de la productivité de vos priorités principales.

(Pour être honnête avec vous, ce problème est en grande partie la raison de l'intermittence de ces publications au cours des 18 derniers mois.)

Après avoir lu cela un peu plus tôt, j'ai changé le nom de la liste «Idées d'entreprise» de mon téléphone pour «Worst Enemies» - un petit rappel utile pour rester concentré sur les choses les plus importantes.

Toutes les possibilités devraient avoir des probabilités

Je suppose que vous avez déjà acheté une copie de Principles, déjà par Ray Dalio. Si non, s'il vous plaît, prenez une seconde pour le faire maintenant. C’est une lecture incontournable (je ne le dis pas souvent).

Il y a une tonne de leçons sur la priorisation, à travers la plus grande étude sur la prise de décision. Un principe spécifique est apparu comme un «ne pas faire»:

Méfiez-vous des possibilités d’identification non productives sans leur attribuer de probabilités, car elles entravent les priorités.
Vous pouvez le reconnaître avec des phrases telles que "Il est possible que ...", puis continuez par dire quelque chose d’improbable et / ou sans importance, plutôt que "Je pense qu’il ya de bonnes chances que ...", suivi de quelque chose d’important ou de probable. Presque tout est possible. Toutes les possibilités doivent être examinées en termes de probabilité et priorisées.

Si vous essayez de définir des priorités et que tout semble avoir la même importance, un passage pour attribuer des probabilités à vos possibilités réduira l’impasse.

Règle: Ne laissez pas les résultats incertains paraître tout aussi incertains. Attribuer des probabilités.

Ne soyez pas une pensée prioritaire

La triste vérité est que le secret de la hiérarchisation ne réside pas dans les outils; c'est en toi. C'est la discipline qui fait fonctionner la méthode, pas la méthode elle-même.

Comme mon ami Adam Hofmann l'a fait remarquer: il existe 1 000 000 de méthodes de hiérarchisation parce que les utilisateurs n'utilisent pas l'une d'elles et essayent la suivante. Vraiment, apporter de la discipline à l'un d'entre eux fonctionnerait assez bien. Ce n’est pas la méthode, mais la façon dont vous la suivez.

Donc, ne soyez pas une pensée en matière de hiérarchisation. Tout comme la stratégie, vous savez que vous allez bien, alors les décisions que vous prenez sont angoissantes, mais claires.

Faites les choix difficiles.

Ensuite, respectez le plan. Ne vous glissez pas dans votre "liste B" ou ne vous faufilez pas dans une petite fonctionnalité qui n’a pas de score élevé dans le tableau du coût du retard.

Soyez discipliné dans votre comportement.

Lecture supplémentaire (Plus d'outils / méthodes tactiques)

20 Techniques de priorisation des produits - Merci Chris Butler!

Utilisation des lois du pouvoir dans la hiérarchisation - Merci Mike Smith!

Essentialism - Notre livre le plus recommandé sur la priorisation!

Concentrez-vous sur la proposition de valeur unique - Merci, Roger Cauvin!

Utilisez une feuille de calcul comme gestionnaire GTD - Merci, Jesse Koltes!

Getting Things Done - Le classique de la productivité souvent recommandé

Si vous avez aimé cela, vous en aurez plus en rejoignant Evergreen:

Mes autres projets

Livre à venir: L'Almanach de Raval Naval

Mini-livre: Conseils de carrière pour des personnes particulièrement ambitieuses

Evergreen Lives on Donations

Créer Evergreen prend beaucoup de temps et une somme décente. Si vous trouvez quelque chose d’utile et d’intéressant ici, achetez-moi un barbecue (11 $ Z-Man & Frites au Joe’s KC), ou vraiment tout ce qui vous convient entre un café et un bon dîner. Merci beaucoup! ☺

Je vous remercie

Appréciation massive de ceux qui ont suggéré des contenus (ou écrit quelque chose de nouveau) pour cette édition d'Evergreen: Chris Butler, Eugene Tsyrklevich, Nabila Amarsy, Julie Lyle, Anthony Suporia, Denis Krizanovic, Aaron Johnson, Ali Grovue, Mark Stansbury, Taylor Pearson , Khanh Tuong, Jesse Koltes, Mike Smith, Scott Norris, Amy Young, Roger Cauvin, Colin Hewitt, Matt Donovan, Mike Dariano, Greg Meyer, Tiago Forte, Kevin Indig, Derek Baynton, Blas Moros, Zach Pettet, Benjamin Kinnard.

Merci beaucoup de faire partie de ce projet! Toutes les suggestions ne parviennent pas au montage final, mais chaque suggestion est lue et appréciée.

Jamais assez

Comme mon père le dit toujours: "Il y a toujours de la place pour le meilleur." Il y a toujours une meilleure ressource. Ces collections peuvent toujours être améliorées, et j'espère que ce sera le cas. Si vous pouvez penser à quelque chose qui a été oublié, je vous invite à le partager.

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