Comment remplacer 100% des courriels internes de votre équipe avec Twist

Nous savons que c'est possible, parce que nous l'avons fait. Voici comment…

Une étude sur la communication interne de l'équipe a révélé que si 60% des employés envoient un courrier électronique au moins une fois par semaine, 80% considèrent que la surcharge de courrier électronique constitue un problème pour leur équipe.

Pourtant, les équipes s’en tiennent au courrier électronique pour la même raison que les gens s’en tiennent à toute mauvaise habitude: on s’y habitue malgré les inconvénients. Faire un changement semble être un travail énorme. Mieux vaut le diable que vous connaissez…

Chez Doist, notre objectif était de ne plus utiliser le courrier électronique pour la communication interne. Entièrement. Des informations importantes ont été placées dans la boîte de réception des gens. Les conversations clés ne peuvent pas être facilement partagées. La situation empira à mesure que notre équipe (et le nombre de courriels) augmentait.

Lorsque nous avons essayé Slack, nous avons constaté que la discussion de groupe complétait l’email plutôt que de le remplacer. Nous avions toujours besoin d’un lieu pour tenir des discussions à plus long terme sur des sujets particuliers pour lesquels les informations clés ne seraient pas balayées par les courants de discussion. Nous avons conçu Twist pour intégrer le meilleur du clavardage en équipe - des conversations transparentes et interrogeables - et du meilleur du courrier électronique - des discussions sur le sujet qui permettent des conversations plus lentes et plus réfléchies.

Aujourd'hui, notre équipe de 52 personnes réparties dans le monde entier n'envoie aucun courrier électronique interne. Si votre équipe songe à passer à Twist, voici quelques conseils pour l’aider à faire la transition vers le courrier électronique:

Information importante à partager? Démarrer un fil

Chaque fois que vous vous retrouvez à chercher le bouton de composition de courrier électronique, démarrez un fil de discussion Twist. Comme les e-mails, les discussions permettent des commentaires réfléchis plus longs sur un sujet particulier, mais au lieu d’être verrouillées dans une boîte de réception, elles sont organisées en canaux publics que tout le monde peut parcourir et rechercher. Voici quelques manières d'utiliser des threads pour votre équipe:

Rendre les décisions transparentes

Développez la confiance en organisant des discussions importantes et en les rendant accessibles à toute l’équipe. Par exemple, vous pouvez créer un canal «Stratégie», créer un fil de discussion sur votre déclaration de mission et en informer les responsables de votre équipe. Ils peuvent répondre au fil selon leur propre calendrier et il est facile de le trouver plus tard. La meilleure partie est que tout membre de l’équipe peut parcourir les fils de discussion du canal et se mettre au courant des discussions. Il donne le ton de franchise et d’honnêteté à toute l’équipe et garantit que les informations importantes sont accessibles à tous.

Doist Heads est le lieu où nos chefs d’équipe discutent de décisions de haut niveau. Tout Doister peut contribuer à la discussion.

La transparence fonctionne dans les deux sens: les responsables peuvent consulter les canaux de projets et d’équipes pour communiquer directement avec les équipes et leur travail.

Notre PDG vérifie l'arsenal de l'équipe.

Organiser des documents importants dans des canaux

Avez-vous déjà eu à trouver une pièce jointe à un courrier électronique datant d'il y a six mois? Après avoir déchiré votre cerveau, «Qui l'a envoyé? Quel était le sujet? Quand était-ce exactement? ”, Vous abandonnez. Une étude a révélé qu'il fallait jusqu'à 8 recherches aux travailleurs pour trouver la bonne information.

Dans Twist, vous pouvez garder les documents importants facilement accessibles en créant un canal - par exemple #Admin - et créer de nouveaux fils pour chaque document clé comme la paie, les ressources humaines, les installations, les rapports de dépenses, etc. Les utilisateurs peuvent ensuite télécharger les documents questions et obtenir des réponses dans le fil, créant une FAQ naturelle.

Au fil du temps et du nombre de bulles de documents importants, vous pouvez rechercher une chaîne Twist par mots-clés, auteur et date afin de trouver exactement ce dont vous avez besoin jours, semaines, voire années plus tard.

Trouvez le formulaire de dépense que vous gardez égaré - et posez des questions au même endroit.

Partager les mises à jour hebdomadaires

Utilisez Twist pour partager les mises à jour hebdomadaires sur l'avancement et garder votre équipe sur la même page. Nous avons une chaîne #Doist Snippets où nous commençons de nouvelles discussions pour partager ce que nous avons accompli la semaine dernière et ce qui est prévu pour la prochaine. C’est encourageant lorsque vos coéquipiers peuvent évaluer vos progrès et laisser une réaction courte, plutôt que de vous sentir comme un cri dans le vide.

En publiant des extraits hebdomadaires de notre travail, nous restons en contact avec nos coéquipiers et pouvons apporter notre soutien.

Envoyez vos (beaucoup) notifications par courrier électronique directement à Twist

Un responsable des ventes qui utilise maintenant Twist transmettait chaque jour plus de 40 courriels de demandes de renseignements de vente à des collègues. Pas drôle. Maintenant, elle transfère automatiquement les nouveaux courriels en tant que fils Twist dans un canal #New clients. Une fois dans Twist, elle peut avertir les coéquipiers nécessaires et tout le monde peut commenter pour décider des actions à venir.

Vous pouvez configurer des règles pour transférer automatiquement les e-mails correspondant à certains critères ou créer facilement une intégration Zapier (ou Zap) pour envoyer une copie de tous vos e-mails sales@xyzsales.com à un canal Twist de votre choix.

Après avoir transféré un e-mail principal à Twist, l'équipe des ventes peut discuter de la marche à suivre.

Voici quelques autres moyens de réduire votre charge de notification par courrier électronique à l'aide de Twist:

  • Réduisez les notifications par e-mail Google Doc en utilisant un zap qui poste un commentaire de fil à chaque fois que quelqu'un met à jour un doc.
  • À chaque fois que vous recevez un paiement ou une commande dans votre outil de commerce électronique, Twist peut démarrer automatiquement un fil de discussion à l'aide de Zaps pour QuickBooks, Xero et Stripe.
  • Affichez automatiquement les nouveaux billets d'assistance mis à jour dans Twist. Découvrez ces zaps reliant Twist à Zendesk ou à un bureau.

Découvrez d'autres moyens de simplifier votre boîte de réception en connectant vos applications à Twist à l'aide de Zapier. (Si vous utilisez Todoist, vous pouvez également diffuser automatiquement les notifications de tâches et de projets dans Twist.)

Travailler avec des collaborateurs externes dans Twist au lieu d'un email

Travailler avec des agences externes, des sous-traitants et des pigistes peut être très pénible. C’est encore plus difficile si votre seul point de contact est un seul fil de discussion avec une douzaine de parties prenantes différentes.

Invitez plutôt des collaborateurs externes à Twist en tant qu'invités. Un invité ne peut accéder qu'aux chaînes auxquelles vous lui donnez accès. C’est comme faire venir quelqu'un dans votre bureau, lui donner un bureau et le laisser travailler avec votre équipe sur un projet spécifique. Ils pourront poser des questions, publier des mises à jour et obtenir des commentaires dans un lieu unique et organisé auquel le reste de votre équipe aura accès.

Notre équipe peut visionner les dernières séquences vidéo de notre équipe de production externe directement dans Twist.

Quelques conseils pour empêcher l'équipe de perdre son temps

Les gens ne changent pas d’habitude du jour au lendemain et il est difficile de faire passer toute une équipe à un nouvel outil. Voici quelques astuces pour faciliter la transition:

Transférer des emails à Twist

Jusqu'à ce que votre équipe s'habitue à Twist, des conversations par e-mail vont s'ouvrir. Chaque fois que cela se produit, vous pouvez transférer des courriers électroniques vers Twist sous forme de nouveaux fils de discussion ou commentaires et poursuivre la conversation là-bas.

Rendre les discussions et les commentaires lisibles

Lors de la publication et de la réponse sur Twist, utilisez markdown pour mettre en forme votre message afin qu’il soit facile à lire. Nous vous recommandons d'utiliser le gras pour les en-têtes, les puces pour les listes et les hyperliens.

Gardez Twist organisé

Organisez vos canaux et vos discussions de manière intuitive pour votre équipe. Commencez par regrouper les canaux par équipe, projet ou sujet. Vous pouvez toujours modifier les noms de canaux et déplacer les discussions vers différents canaux ultérieurement. Assurez-vous que votre équipe comprend la structure de nommage de votre canal afin de pouvoir trouver facilement les informations dont ils ont besoin.

Tenir une semaine sans email

Si vous voulez vraiment dissuader les gens de recevoir des emails, lancez Twist avec une semaine sans e-mail. Mettez votre équipe au défi de démarrer un fil de discussion à tout moment, en envoyant un courrier électronique à un collègue. Une administratrice de Twist a simplement cessé de répondre aux courriels de son équipe et a habitué tout le monde à la joindre dans la semaine.

Il n’ya pas de «bonne» façon de travailler avec votre équipe. Il est essentiel d’expérimenter de nouveaux outils pour trouver le moyen qui convient à vos flux de travail uniques. Pour plus d’idées sur la façon de faire fonctionner Twist pour votre équipe, consultez la section Mise en route du Centre d’aide Twist.

Vous n'utilisez pas encore Twist? Aidez votre équipe à collaborer de manière plus calme et organisée en l'essayant aussi longtemps que vous le souhaitez, gratuitement.

Neil Vidyarthi réfléchit à la façon de répondre aux courriels en n'utilisant que des émoticônes.

Plus sur la façon de rendre le travail d'équipe plus calme et plus organisé: