Processus d'admission de mon client (ou, comment gérer des demandes sans ressembler à un enfant terrifié)

Oh non.

Quelqu'un a en fait déclaré vouloir travailler avec moi.

Je ne suis certainement pas préparé à cela.

Ce premier client se sent. Ce moment où tout ce pour quoi vous avez travaillé commence à porter ses fruits - et vous êtes pris au dépourvu à 100% parce que merde, personne n’a dit que les gens voudraient réellement travailler avec vous!

Cette première enquête est un moment décisif pour de nombreux pigistes et une des principales raisons pour lesquelles les gens ne commencent pas à la tâche. Que leur dites-vous? Comment êtes-vous payé? C’est une barrière large et floue qui vous empêche de réaliser vos rêves et espoirs étincelants de diriger une entreprise.

Personnellement, trouver comment gérer mes premiers clients était un fouillis, mais depuis lors, j’ai défini un processus clair pour donner des devis précis, définir de bonnes attentes et conclure le contrat.

Transformer les demandes en projets réussis n'est pas difficile, mais nécessite un processus réfléchi. Ci-dessous est le mien. Profitez de la sagesse que j'ai mise au service de mes recherches désespérées sur Google, de la lourdeur de la journalisation et des discussions avec d'autres pigistes.

Étape 1: Soyez clair sur ce qu'ils veulent de vous

Avant même de les considérer comme un client, je cherche à apprendre tout ce que je peux sur ce qu’ils recherchent. En tant que rédacteur publicitaire, cela signifie: veulent-ils une copie intégrale du site Web ou simplement des messages de marque? Ont-ils besoin d'aide uniquement sur une page de vente, ou ont-ils besoin d'aide pour planifier une campagne plus grande avec copie de courrier électronique?

Généralement, un client fournira au moins une idée de base de cela dans son courrier électronique lorsqu’il tend la main. Vous voudrez peut-être même modifier votre formulaire de contact / intérêt pour y inclure quelques questions afin d’éliminer les plus grosses. Vous pouvez inclure des questions sur leur calendrier, leur budget et ce qu’ils recherchent.

Notez que vous allez probablement avoir de mauvaises pistes lorsque vous débutez: Les clients qui ne veulent pas payer ce que vous leur payez, qui veulent que vous fassiez des projets en dehors de votre spécialité ou qui n’ont aucune idée de ce qu’ils veulent. Parfois, vous prenez ces mauvaises pistes parce que vous avez besoin de ce revenu et que vous devez commencer à construire un portefeuille. En tant que débutant, ça va. Mais si vous avez 8 mois et que votre vie est une merde, il est temps de faire une niche et de réévaluer ce que vous chargez.

Une fois que vous êtes qualifié comme client prometteur, renvoyez un e-mail pour planifier un appel. Expliquez que vous aimeriez en savoir plus sur leur projet et discutez de certains détails.

Ensuite, avant que cet appel ait lieu…

Étape 2: Calculez une estimation approximative

Avant de vous appeler, passez un peu de temps avec les numéros. Vous voulez être prêt à 100% pour la conversation sur les prix.

Si vous ne savez pas comment évaluer vos services, consultez mon guide d'introduction sur la tarification de vos services en tant qu'indépendant.

En gros, vous souhaiterez estimer le nombre d'heures que chaque partie du projet potentiel vous mènera, puis calculer un prix de base en multipliant ces heures par votre taux horaire. En vous servant de cette base, réfléchissez au minimum et au maximum que vous pourriez demander pour chaque élément.

Ensuite, rappelez-vous que ce qu’ils veulent n’est pas toujours quelque chose que vous pouvez simplement faire et faire. Par exemple, si vous êtes un designer et que vous souhaitez une refonte complète du site Web, vous voudrez probablement ajouter une session de découverte payée pour mieux connaître son identité d'entreprise, la voix de sa marque et ses véritables besoins. communiquer. Vous pouvez également vous renseigner auprès de votre communauté de pigistes locale pour savoir s’il existe un concepteur-rédacteur avec lequel vous pourriez travailler pour écrire des copies de haute qualité et pour vraiment faire passer leurs messages (toux, quelqu'un comme moi).

L'idée ici est de définir différentes options dont vous pouvez discuter avec le client. Lorsque celui-ci vous demande combien il peut en coûter, vous pouvez définir une fourchette claire. De cette façon, vous pourrez indiquer vos prix en toute confiance: «Si vous voulez, ce sera entre $ et $, mais je le recommande vraiment, et laissez-moi vous dire pourquoi.

Étape 3: Acceptez cet appel!

Votre prix est estimé. Vous avez une idée décente de ce qu’ils recherchent. Prenez une profonde respiration.

Un conseil rapide ici: Parfois, si je doute de votre appel, je me changerai pour des vêtements plus professionnels. Un blazer fait vraiment des merveilles pour vous rappeler que vous êtes un professionnel… surtout si vous travaillez à domicile et aimez travailler toute la journée dans votre pyjama (Quoi? Qui, moi, jamais!). J’ai également constaté qu’il était utile de se lever ou au moins de s’asseoir droit. Une bonne posture vous fera paraître plus confiant au téléphone.

D'accord, vous avez maintenant trois objectifs pour cet appel:

1) Obtenez tous les paramètres de ce qu’ils recherchent. Prenez de très bonnes notes!

2) donnez-leur votre estimation approximative en fonction de ce qu’ils recherchent. N'es-tu pas content d'avoir préparé?

3) Communiquez pour établir la confiance. Ce sujet pourrait être son propre article, mais voici quelques moyens concrets d'utiliser vos mots pour créer une connexion avec le client:

  • Quand ils disent avoir besoin de quelque chose que vous connaissez bien, dites peut-être comment vous avez récemment travaillé sur un projet similaire. Ce n’est pas pour se vanter, mais pour leur donner l’assurance que vous êtes confronté au type de problèmes auquel ils sont confrontés.
  • Exprimez votre véritable enthousiasme pour leur projet.
  • Adressez-les par leur nom pour montrer que vous l'aimez.
  • Écoutez ce qu’ils demandent et répétez-le pour que vous sachiez tous les deux que vous êtes sur la même page.

Et s’ils ne savent pas vraiment ce qu’ils veulent?

S'ils ne savent pas vraiment ce qu'ils cherchent, vous avez quelques options.

Tout d’abord, vous pouvez simplement dire avec politesse et empathie que vous ne pensez pas être un bon candidat et laissez-les partir. Suivez votre instinct sur celui-ci.

Deuxièmement, vous pouvez essayer de facturer toutes les heures ou suggérer une provision. C'est idéal quand ils ont beaucoup de travail en cours sur différents projets.

Enfin, vous pouvez suggérer une session de stratégie payante centrée uniquement sur les étapes à suivre pour les amener du point A au point B. C’est généralement la méthode recommandée quand ils ont un objectif clair en tête. Vous les aidez à mettre leur projet en ordre (et apprenez une tonne d'informations utiles sur leur entreprise au cours du processus), puis vous avez un aperçu clair du travail à livrer.

Mais en supposant que vous donniez votre estimation approximative et qu’ils soient impatients d’aller de l’avant, mettez fin à l’appel en leur faisant savoir que votre proposition sera suivie dans les 24 heures.

Tu as du travail à faire, bébé.

Étape 4: Craft une proposition

En tenant compte de tout ce qu’ils recherchent, rédigez une proposition qui décrit en gros le projet et la manière dont vous envisagez de le mener à bien. De nombreux pigistes et fournisseurs de services (y compris moi-même) mettent cela immédiatement sous forme de contrat. Vous pouvez obtenir un contrat assez solide pour modifier et utiliser à partir de And Co et Freelancers Union ici. Lisez-le attentivement et modifiez ce dont vous avez besoin pour l'adapter à votre style de travail.

Idéalement, vous souhaiterez éventuellement créer un contrat qui sera examiné par un avocat. Cependant, la plupart des pigistes le quittent tôt dans leur carrière. Je profite également de ce moment pour couvrir mes fesses et vous rappeler que je ne suis pas avocat et que je ne fais que partager ici ma propre expérience. Par conséquent, rien de tout cela n’est un conseil juridique et vous devriez vraiment parler à un professionnel.

Cool, passons à autre chose.

Dans la proposition / le contrat, vous allez inclure des informations telles que le calendrier du projet, les montants et dates de paiement, les clauses de confidentialité et le propriétaire du travail à la fin du travail (généralement, le client le détient, mais vous souhaiterez conserver partagez-le dans votre portefeuille).

Une fois que vous avez terminé, envoyez-le au client dans un courrier électronique. Je leur demande habituellement d’y jeter un coup d’œil et je leur explique que je suis heureux de répondre à leurs questions. Je leur dis aussi que je suis impatient de les entendre et que je ferai un suivi dans un certain délai. De cette façon, si je ne les entends pas, je peux faire un suivi sans avoir l'air d'un fou désespéré - ils avaient un calendrier précis.

À ce stade, ils peuvent demander que des modifications soient apportées à la proposition de projet, ou bien je vais expliquer pourquoi il est important de les inclure. Les modifications que je fais sont généralement de petits détails ou des ajustements de calendrier, pas des changements de prix. Il est important d’honorer vos propres prix, ce qui ne devrait pas poser de problème si vous leur attribuez un numéro de ballon précis lors de votre appel.

Si le client demande un prix inférieur et que vous souhaitez toujours le conserver, vous pouvez le réduire, mais indiquez clairement que la portée du projet devra être réduite en conséquence. Vos prix ne sont pas un nombre arbitraire - ils correspondent à votre niveau de compétence et à la valeur du projet que vous livrez.

Étape 5: Rendez-le officiel

Une fois qu’ils ont dit qu’ils sont à bord, envoyez-leur une copie signée du contrat (vous devez aussi le signer, n’oubliez pas!) Et une facture. La plupart des pigistes que je connais demandent 50% à l’avance et 50% à l’achèvement, vous facturerez donc ce premier 50%. N'oubliez pas que ces informations doivent déjà figurer dans votre contrat, de sorte qu'aucune de ces informations ne sera une surprise pour votre client.

De nombreux outils facilitent ce processus de signature. Au niveau de la base, vous pouvez utiliser une imprimante et un scanner pour signer et accepter les paiements via PayPal. La prochaine étape serait de signer des documents avec Adobe Acrobat. Ensuite, il existe des outils tels que Docusign qui facilitent la signature en ligne de vos clients. Certains logiciels de comptabilité vous permettent d’envoyer des documents à signer et même d’envoyer des factures qui peuvent être payées en ligne.

Une fois votre contrat signé et le premier dépôt payé, vous êtes en affaires! Vous pouvez commencer le travail, planifier votre première réunion ensemble, commencer la recherche - peu importe ce que vous avez déclaré être la première étape de votre projet, vous êtes libre de le commencer. Et, bien sûr, respectez les délais et maintenez une bonne communication.

Et si les clients potentiels essayaient de contourner votre processus?

Si vous savez clairement comment vous travaillez, ils l’accepteront normalement. Et honnêtement, briser CE processus devrait être un drapeau rouge. Le processus ci-dessus est assez standard, et s’ils demandent des exceptions, méfiez-vous. Ne travaillez jamais en dehors du contrat et faites confiance à vous-même lorsque vous savez que vous allez avoir besoin de cette séance de stratégie ou de cette réunion supplémentaire pour faire du bon travail. Vous êtes le professionnel. Présentez-vous comme un.

Est-ce le seul processus jamais?

Heeeeeck non. Bien que ce soit un bon cadre, vous pouvez faire beaucoup pour le modifier afin de répondre à vos besoins. Je suis sûr que je le changerai moi-même avec le temps. La belle chose à propos de la gestion de votre propre entreprise est que vous devez définir les règles et créer les systèmes. N’ayez pas peur d’expérimenter votre façon de gérer les paiements, ce que vous mettez dans votre contrat (peut-être avec l’aide d’un avocat) et les informations que vous avez sur votre site Web!

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Photo de Mia Baker sur Unsplash